Administrasi Gudang sebagai Bumper Bisnis

Ilustrasi administrasi gudang

Persoalan administrasi gudang bukanlah suatu hal yang bisa diremehkan begitu saja. Gudang merupakan bumper bisnis yang sangat vital. Kesalahan administrasi gudang dapat menimbulkan kerugian yang sangat fatal terhadap kehidupan perusahaan.

Jenis Administrasi Gudang

1. Daftar Stok Barang Informasi ini akan sangat bermanfaat bagi para agen marketing perusahaan. Mereka bisa ekspansi pasar yang lebih luas jika ternyata stok barang masih banyak. Pengiriman barang yang sudah dipesan terlalu lama membuat konsumen kecewa dan bisa saja memutuskan kontrak atau tidak akan memesan pada perusahaan itu lagi.

2. Daftar Input Barang Daftar ini sangat penting untuk mengetahui apakah masih ada tempat bagi barang-barang berikutnya.

3. Daftar Keluar Barang Barang yang keluar akan mempengaruhi pemesanan barang.

4. Jadwal Pengiriman Barang Jadwal ini akan mempermudah peletakan barang. Menunjukkan mana barang yang harus diambil terlebih dahulu sehingga tidak ada barang yang tertinggal dan menjadi kadaluarsa.

5. Prediksi Pemesanan Pemesanan barang sesuai dengan data barang yang keluar.

6. Daftar Stok Opnam Daftar stok opnam dilakukan setahun sekali. Hal ini sama seperti cuci gudang.

7. Daftar Pengelompokan Barang Daftar ini akan mempermudah pengambilan barang.

8. Daftar Jumlah Barang Daftar jumlah tiap-tiap barang dilengkapi spesifikasi dan tanggal masuk sampai tanggal kadaluarsa.

Syarat Petugas Administrasi Gudang

Petugas administrasi gudang yang baik memiliki beberapa persyaratan. Pertama, mempunyai pengetahuan tentang administrasi gudang. Kedua, hafal semua data barang yang ada di gudang. Ketiga, teliti dan rajin memeriksa sistem penempatan barang. Keempat, hapal dan tahu jumlah barang.

Jika petugas kurang teliti, akan banyak orang yang direpotkan. Untuk mengantisipasi masalah ini, petugas gudang harus diberi training atau pengetahuannya selalu di-update, terutama mengenai nama-nama barang dan bentuknya. Bila perlu, petugas gudang dibekali gambar setiap barang dengan ukuran yang mudah dilihat.

Hal ini dimaksudkan agar petugas gudang dapat mengetahui barang-barang mana saja yang sudah hampir habis sehingga bisa menentukan kapan akan memesan barang lagi dan barang-barang mana saja yang sudah hampir atau memasuki masa kadaluarsa.

Prediksi pemesanan bertujuan untuk membuat perusahaan selalu mempunyai stok barang yang akan dijual. Ada yang berprinsip bahwa zero stock itu baik. Namun, kenyataannya, tidak semua perusahaan bisa menerapkan sistem zero stock dan menerapkan sistem indent atau tunggu pada konsumennya.

Ada beberapa konsumen yang tidak bisa menunggu karena keterdesakan kebutuhan mereka. Jadi, data dari administrasi gudanglah yang dipakai apakah akan memesan barang atau tidak. Administrasi gudang perlu dibuat seefisien dan seefektif mungkin.

Sistem komputerisasi sudah menjadi keharusan untuk diterapkan pada administrasi gudang. Sistem komputerisasi ini akan mempermudah pengecekan, pengerjaan, dan mempunyai tingkat akurasi tinggi. Bila administrasi gudang tidak baik, akan mengganggu alur produktivitas perusahaan.

Mengelola penyimpanan Gudang

Dalam kasus bisnis perusahaan ,manajemen penyimpanan di asumsikan sangatlah penting. Dalam kasus manajemen gudang tradisional, maka pihak manajemen gudang memiliki tanggung jawab menjadi operator gudang. Kepala gudang yang dipercayakan dengan tugas itu harus mampu mengelola masukan barang, keamanan, kapabilitas, keluar masuk barang, penjagaan, pemeliharaan, dan tentu saja, memberikan akses penuh kepada siapa saja barang diserahkan.

Namun dalam kasus sebuah gudang penyimpanan tanpa adanya sistem manajemen tersendiri, maka tanggung jawab manajemen akan tidak menjadi efektif.

Oleh karena itu, timbul kebutuhan untuk sistem manajemen gudang yang membantu manajemen perusahaan dengan melakukan tugas-tugas penyimpanan dari seorang manajer penyimpanan. Berikut ini adalah keuntungan dari diterapkannya manajemen tersendiri pada gudang.

1. Mengurangi Biaya Waktu dan Tenaga Kerja berlebihan: Hasil Otomasi dalam mengurangi jumlah pekerja, di lantai gudang, untuk tujuan mengelola persediaan. Hal ini pada gilirannya akan mengurangi biaya tenaga kerja. Jumlah perjalanan, diperlukan untuk mengambil dan menyimpan barang-barang, juga dapat diminimalkan dengan bantuan sistem manajemen gudang.
2. Inventarisasi Manajemen: manajemen persediaan dapat membantu mengurangi jumlah stok yang aman persediaan, yang dibutuhkan oleh perusahaan bisnis, dengan meningkatkan akurasi dalam proses penyimpanan dan pengambilan. Namun, penurunan tingkat persediaan mungkin tidak signifikan dibandingkan dengan stock pile keseluruhan persediaan.
3. Optimalkan Ruang Penyimpanan: Jumlah maksimum persediaan yang dapat secara efisien disimpan dalam ruang yang diberikan dapat dengan mudah ditentukan dengan bantuan sistem manajemen gudang. Karena biaya menggunakan fasilitas penyimpanan berbanding lurus dengan ruang yang digunakan, mengoptimalkan ruang penyimpanan dapat membantu mengurangi biaya penyimpanan.

Gudang penyimpanan, dengan demikian, unit penyimpanan mini. Gudang-gudang penyimpanan mini alternatif untuk gudang penyimpanan tradisional dalam hal akses tidak terbatas yang diinginkan.

Gudang tradisional menyediakan fasilitas pengemasan dan pengangkutan barang-barang dan memungkinkan orang untuk menyelesaikan dokumen yang diperlukan dari kenyamanan pelaku usaha atau kantor.

Manajer Gudang

Gudang dengan demikian akan menawarkan berbagai posisi untuk mereka yang tertarik memanajemen gudang, dari sopir forklift, sampai dengan manajer. Pendidikan dan keterampilan yang dibutuhkan sangat beragam seperti pekerjaan itu sendiri. Ada tiga jenis pekerjaan gudang: logistik, distribusi materi, dan manajemen.

1. Logistik adalah kontrol dan pelacakan bahan dan informasi antara produsen dan konsumen akhir. Dalam sebuah gudang, bahan yang diterima, disimpan, dan kemudian dikirim ke lokasi lain. Pelacakan dari apa yang telah diterima, dari mana asalnya, dan di mana itu akan sangat penting.

Posisi logistik termasuk operator forklift, analis sistem komputer dan teknisi manajemen data. Untuk memenuhi syarat untuk posisi dalam bidang logistik, Anda akan memerlukan ijazah sekolah tinggi dan setidaknya dua tahun pengalaman gudang. Operasi forklift memerlukan penyelesaian tahunan kursus keselamatan.  Kursus ini diperlukan untuk mendapatkan lisensi forklift.

Komputer posisi sistem memerlukan kusen dalam entri data, operasi komputer, dan manajemen data. Komunikasi dan keterampilan kerja sama tim sangat penting dalam lingkungan gudang dan diperlukan untuk semua posisi.

2. Distribusi terkait dengan penerimaan dan pengiriman material.  Orang-orang dalam segala kontrol peran yang masuk dan keluar fasilitas dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan selesai dengan benar. Hal ini sangat penting untuk setiap pengiriman internasional atau pergerakan barang berbahaya.

Untuk bekerja dalam distribusi bahan dalam gudang kerja, ijazah sekolah tinggi adalah wajib. Setidaknya dua tahun pengalaman gudang diperlukan untuk peran yang paling berbahaya dan kursus keselamatan mungkin diperlukan jika menggerakan bahan bahan berbahaya, seperti amunisi, TNT, zat kimia, dst.

3. Manajemen Gudang bertanggung jawab atas pengoperasian fasilitas, memaksimalkan penggunaan ruang dan staf manajemen. Ada beberapa lapis peluang manajemen, mulai dari supervisor lantai untuk multi-lokasi manajer.

Posisi dalam pengelolaan gudang memerlukan ijazah atau gelar di bidang bisnis, manajemen, atau logistik. Pelatihan tambahan dalam sistem komputer dan teknik manajemen dapat membantu. Seorang manajer harus memberikan kepemimpinan, arah yang jelas dan staf pendukung dalam peran mereka.

Kerja Gudang tumbuh di seluruh dunia, sebagai perluasan ekonomi global telah menciptakan kebutuhan untuk mengelola aliran bahan di seluruh dunia. Sebuah gudang yang dikelola dengan baik dapat meningkatkan efisiensi perusahaan, memaksimalkan keuntungan, dan meningkatkan daya saingnya.

Untuk memulai kerja gudang, mencari posisi entry-level di gudang. Bahan posisi handler adalah titik awal yang bagus. Dari posisi ini, Anda dapat melihat segala sesuatu yang terlibat dalam bekerja di gudang.