Aktivitas Administrasi Umum di Sebuah Perusahaan

Ilustrasi administrasi umum

Di dalam suatu perusahaan, tentu dibutuhkan banyak sistem agar perusahaan bisa berjalan. Contohnya saja sistem marketing atau pemasaran dari perusahaan tersebut, atau juga sistem kerja karyawan yang menjelaskan kedudukan dan fungsi masing-masing karyawan di dalam perusahaan. Dan yang tak kalah penting dalam sistem perusahaan adalah sistem administrasi perusahaan.

Administrasi umum adalah suatu sistem yang melakukan tata kerja, tata laksana, serta invertarisasi secara keseluruhan terkait sebuah aktivitas perusahaan ataupun instansi tertentu. Administrasi umum sangat dibutuhkan untuk memperlancar semua tujuan yang telah ditetapkan pihak perusahaan.

Bila tidak ada administrasi umum, akan ada kekacauan dalam tata laksana program karena tidak adanya pendokumentasian, pengarahan, dan pengendalian program tersebut. Di sebuah perusahaan menengah, administrasi umum ini mencakup:

aktivitas keluar masuk barang,
sistem pengontrolan kualitas barang masuk dan keluar,
aktivitas proses di internal perusahaan,
aktivitas kepegawaian,
aktivitas keuangan,
aktivitas quality control,
aktivitas product planning control,
aktivitas penyimpanan,
aktivitas hubungan masyarakat,
aktivitas perawatan, dan
struktur organisasi.

Aktivitas Keluar Masuk Barang

Ini adalah sebuah aktivitas pelayanan dan pengontrolan jika ada barang yang masuk dan keluar. Barang masuk harus dicocokkan antara jumlah, nama atau spesifikasi barang, dan surat jalan dengan barang. Secara bersamaan, sebaiknya aktivitas pengontrolan yang menjadi tugas quality incoming juga berjalan.

Hal tersebut dilakukan jika terjadi ketidaksesuaian dapat segera diambil tindakan. Jika semua dinyatakan OK, proses validasi di surat jalan dengan membubuhkan tanda tangan dilakukan dan pihak ekspedisi serta pihak perusaan sama-sama mendapatkan copynya.

Aktivitas ini harus diawasi dengan ketat dan bila perlu melibatkan pihak keamanan perusahaan. Apalagi jika perusahaan bergerak di bidang jual beli perhiasan. Tentulah ini akan sangat rawan dengan kecurangan. Bukannya tidak percaya kepada karyawan, tetapi kehati-hatian dalam menjalankan usaha sangat dibutuhkan agar usaha bisa terus berjalan. Jangan sampai gara-gara merasa tidak enak untuk mengawasi karyawan, terjadi tindakan penggelapan barang-barang perusahaan oleh karyawan yang seharusnya bertanggung jawab atas barang tersebut.

Aktivitas Keluar Barang

Barang keluar harus berdasarkan surat jalan yang dibuat perusahaan. Pastikan jumlah barang, spesifikasi barang sesuai dengan surat jalan tersebut. Jangan lupa pastikan bahwa semua kemasan dalam kondisi baik.

Untuk validasi, jika semua tidak ada penyimpangan, bubuhkan tanda tangan di surat jalan tersebut dan cocokkan nama pengirim (ekspedisi), nomor angkutan, dan nama sopir harus tercantum dengan jelas. Untuk memastikan kualitas, nomor LOT mesti diinventarisasi. Terakhir, jangan lupa semua yang terlibat mendapatkan copynya.

Pengontrolan Barang Masuk

Pengontrolan barang masuk bertujuan untuk memastikan secara benar bahwa dari sisi standar kualitas produk, spesifikasi produk, dan jumlah produk sesuai dengan standar yang ada. Barang-barang yang masuk ke dalam perusahaan haruslah benar-benar barang yang sesuai dengan standar dan jangan sekali-kali memasukkan barang-barang di bawah standar. Apalagi jika barang-barang di bawah standar tersebut masuk karena adanya kecurangan di bagian yang bertanggung jawab untuk urusan tersebut.

Aktivitas internal perusahaan adalah aturan main yang menjadi kesepakatan antarbagian dalam organisasi perusahaan itu. Ini akan lebih baik dibuat bagan interaksi antarbagian sehingga dapat menjadi panduan umum dalam melakukan aktivitas dan tidak ada saling lempar tanggung jawab jika terjadi suatu kesalahan. Karena masing-masing bagian mempunyai tanggung jawab atas bagiannya jadi tidak akan ada saling lempar tanggung jawab.

Aktivitas Kepegawaian

Ini adalah kegiatan yang melakukan pencatatan, penghitungan dan kalkulasi pegawai, mulai presensi, kontrak kerja, presmi, perizinan keryawan, kesejahteraan karyawan, data karyawan gaji karyawan, dan tunjangan karyawan serta keluarga.

Aktivitas kepegawaian ini sangat berguna untuk mengetahui data-data para karyawan. Misalnya saja karyawan yang sudah bekerja sepuluh tahun, sudah tentu harus diberikan kesejahteraan yang lebih dari perusahaan. Atau bisa juga diberikan penghargaan berupa barang berharga ataupun berupa bonus dalam bentuk uang.

Dengan data karyawan ini juga bisa digunakan untuk menjalin hubungan kekeluargaan antara karyawan dengan perusahaan. Misalnya saja dengan data yang ada digunakan untuk memberikan hadiah kepada karyawan yang sedang merayakan ulang tahun ataupun ulang tahun pernikahan. Penghargaan terhadap karyawan seperti ini juga akan menambah semangat karyawan untuk bekerja lebih keras untuk perusahaan. Dan tentu saja ini merupakan keuntungan bagi perusahaan ketika para karyawannya bekerja dengan sungguh-sungguh.

Aktivitas Keuangan

Bagian ini melakukan aktivitas, mulai pembiayaan operasional perusahaan, pembelanjaan, pembayaran gaji, pembayaran supplier, penagihan ke pelanggan, dan pajak.

Aktivitas keuangan ini sangat penting di dalam perusahaan karena dengan melihat data pada aktivitas ini bisa dilihat laba maupun kerugian yang diderita oleh perusahaan pada suatu waktu. Juga bisa digunakan sebagai sarana untuk melihat kemajuan ataupun kemunduran dari perusahaan itu sendiri.

Quality Control

Bidang ini sebaiknya dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu quality control incoming untuk barang masuk. Quality control ini bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang masuk sesuai standar. Jika ada barang yang masuk di luar standar perusahaan maka bagian inilah yang bertanggung jawab atas kelalaian tersebut. Qulity control out going yang mengontrol dan memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai kualitas standar dan sesuai surat jalan yang diminta. Tentu saja semua kelalaian yang terjadi pada saat pengiriman barang, menjadi tanggung jawab bagian ini.

Produk Planing Control

Bagian ini bekerja untuk mengatur sebuah aktivitas proses berdasarkan permintaan pelanggan lewat marketing. Pengaturan ini, meliputi spesifikasi, jumlah barang yang akan diproses, keterlibatan tenaga kerja, mesin mana yang akan dipakai untuk sebuah proses produksi. Aktivitas ini sangat berguna agar tidak terjadi produksi yang salah. Apalagi jika perusahaan bergerak dalam produksi barang sesuai dengan pesanan. Jangan sampai konsumen yang harusnya mendapat barang pertama, menjadi konsumen yang mendapat barang paling akhir. Aktivitas ini juga berfungsi untuk mengatur agar tidak terjadi penumpukan produksi.

Aktivitas Penyimpanan

Bagian ini juga memegang peran penting, asas FIFO (First In First Out) mesti dijalankan serta pengecekan berkala terhadap kualitas barang yang disimpan terjamin. Penyimpanan juga mesti mendata jumlah, spesifikasi, dan letak barang yang disimpan. Aktivitas penyimpanan ini juga membuat planning dalam menentukan jumlah proses produksi yang akan dilakukan.

Humas

Humas mempunyai tugas untuk sosialisasi dengan masyarakat dan pemerintah agar terjamin komunikasi yang baik dan seimbang.

Aktivitas Perawatan

Bidang ini adalah tugas bagian teknik maintenance untuk memastikan semua fasilitas dan mesin bisa dipakai proses produksi. Maintenance sebaiknya mempunyai scheduling yang pasti dan secara konsisten dijalankan dengan baik dan benar.

Struktur organisasi ini akan menjadi ajuan dalam melakukan interaksi antarbagian. Dalam struktur organisasi, kita bisa melihat hubungan koordinasi dan hubungan komando dalam sebuah perusahaan. Semoga artikel ini bisa berguna bagi Anda yang ingin membangun sistem administrasi umum yang handal di perusahaan Anda.