6 Cara Kirim Email: Mudah dan Cepat Berkomunikasi
Ilustrasi cara kirim email
Dalam sehari, berapa banyak email yang dikirimkan untuk rekan kerja, kerabat, atau bahkan keluarga Anda? Jika berkirim dan menerima email merupakan rutinitas harian, tentunya Anda sudah memahami betul cara kirim email dan terima email tersebut.
Cara kirim email dan terima email yang benar, tentunya sangat membantu kelancaran komunikasi dengan orang-orang terdekat di sekeliling Anda. Cara kirim email dan terima email mudah untuk dipelajari, meskipun Anda belum pernah melakukannya. Semakin anda mempelajari tentunya akan semakin banyak yang anda ketahui bagaimana memanfaatkan email.
Banyak orang yang memanfaatkan email tetapi kurang maksimal. Mereka kurang mengetahui menu-menu dan fasilitas apasaja yang tersedia. Tentu saja ini akan membuat komunikasi kurang maksimal dan tidak sesuai harapan. Untuk itu anda perlu membaca tulisan tentang email dibawah ini.
Langkah-langkah Mengirim dan Menerima Email
Tak lupa, untuk dapat berkirim dan menerima email, tentunya Anda harus mempunyai akun email Anda pribadi. Anda tentunya tidak bisa mengirim dan menerima email jika belum mempunyai akun email. Apabila Anda belum memilikinya, buatlah akun email tersebut pada salah satu situs mesin pencari (search engine), yang menyediakan jasa layanan akun email secara cuma-cuma. Setelah itu, ikuti langkah-langkah berikut dengan saksama.
1. Masukkan Akun Email Anda
Langkah pertama untuk dapat mengirimkan email Anda adalah dengan memasuki layanan email tempat Anda mendaftar. Lengkapi username dan password yang Anda pilih untuk akun pribadi Anda dengan tepat. Setelah melengkapinya, pilih menu layanan sign in atau log in, otomatis layar komputer atau laptop Anda akan langsung berpindah menuju akun email atas nama pribadi Anda.
Isilah username dan password dengan tepat agar tidak mengulang lagi. Kesalahan umumnya terjadi pada pengisian password karena karakternya tidak akan ditampilkan. Jika pengisian sudah tepat, proses selanjutnya akan lebih mudah.
Ada beberapa hal perlu diperhatikan di tampilan awal akun email. Tampilan menu awal biasanya terdiri dari menu inbox, sent item, spam, dan online friends. Untuk lebih menarik, biasanya tampilan juga memuat peringatan email masuk, iklan, dan berita terkini.
2. Pilih Menu Layanan Pengiriman Email
Langkah kedua, pilihlah menu layanan pengiriman email yang terdapat dalam akun email Anda. Menu layanan ini pada beberapa akun email situs mesin pencari tertentu dinamakan dengan "Compose Mail" atau "New Mail". Menu "New Mail" adalah menu yang digunakan untuk membuat atau menyusun email baru.
Setelah anda menge-klik menu tersebut secara otomatis akan menampilkan tampilan layar untuk menulis email baru. Email baru umumnya dibatasi 2000 karakter, tetapi anda bisa menyisipkan folder atau dokumen yang sudah jadi.
3. Tentukan Alamat Email Penerima
Tuliskan dengan baik alamat email yang akan menerima email Anda, pada bagian yang telah ditentukan. Selain alamat email yang tepat, Anda dapat pula menyertaka nama lengkap penerima email tersebut, dengan cara menuliskannya: "Fulan bin Fulana"< fulan@yahoo.com >. Berhati-hatilah ketika anda menuliskan alamat penerima email. Kesalahan terjadi dalam menuliskan alamat email akan mengakibatkan email anda tidak sampai ke penerima yang dimaksud.
Anda dapat pula mengirimkan email yang sama kepada beberapa orang penerima email lainnya (satu atau lebih), dengan menggunakan menu layanan cc. (carbon copy) atau bcc. (blind carbon copy). Pilihlah layanan yang perlu Anda pakai cc atau bcc. (penerima utama tidak mengetahui).
4. Tentukan Subject Email Anda
Pilihlah subject email Anda dengan tepat, yang dapat menggambarkan dengan jelas keseluruhan isi email yang akan dikirim. Tuliskan subject email pada tempat yang telah disediakan. Menulis subject email juga penting untuk memberitahu penerima tentang email yang anda kirimkan. Tentukan subject email yang anda kirim dengan bijaksana, agar email yang anda kirim dihargai.
Subject email ini dapat membantu penerima untuk memahami lebih dulu isi email yang Anda kirim. Subject email juga berfungsi untuk menarik perhatian penerima untuk membaca email yang Anda kirimkan, sehingga Anda dapat mendapat respon dengan cepat. Jika anda lupa atau dengan sengaja mengirim email tanpa menyertakan subject, bisa jadi email anda tidak akan direspon oleh penerima karena dianggap email spam atau tidak penting.
Menulis subject email sebaiknya sesuai dengan apa yang dikirim. Misalnya anda mengirim email tentang lamaran pekerjaan, sebaiknya anda juga menulis "lamaran pekerjaan" pada subject email tersebut. Jika anda menulis subject yang tidak sesuai, mungkin penerima merasa tertipu dan email anda tidak ditanggapi.
5. Tuliskan Isi Email Anda
Selanjutnya, tuliskanlah isi email Anda selengkap-lengkapnya sesuai dengan keperluan dan kebutuhan Anda kepada penerima email. Pada akun email tertentu, Anda dapat memilih pengaturan penulisan terlebih dahulu sebelum menuliskan isi email Anda. Pengaturan tersebut meliputi jenis font, ukuran font, dan warna font.
Selain itu, Anda dapat pula menyisipkan asesoris tambahan pada isi email Anda, berupa emoticon atau gambar-gambar tertentu (yang disediakan pada akun email tertentu), untuk memberikan warna lain pada isi email Anda. Sehingga menulis email untuk teman akan lebih menarik jika ditambah dengan emoticon atau gambar yang lucu dan penuh warna.
Anda dapat pula menyertakan dokumen tambahan pada isi email berupa file atau foto, dengan memilih menu layanan "Attachment". Lakukan proses penyertaan dokumen tersebut dengan mengikuti prosedur yang disajikan setelah Anda memilih menu layanan ini. Usahakan Anda menyertakan dokumen dengan ukuran yang tidak terlalu besar (kurang dari 4-5 MB).
6. Kirimkan Email Anda
Setelah semua email yang ingin Anda kirimkan dilengkapi, pilihlah menu layanan kirim email, yang biasa diberi tanda dengan "Send". Menu layanan ini biasanya terdapat pada bagian bawah badan email yang Anda tuliskan. Pastikan email yang anda susun sudah benar dan sesuai dengan apa yang anda harapkan agar tidak merepotkan nantinya.
Setelah mengecek email, anda bisa langsung mengeklik menu "send". Tunggulah beberapa saat, jika koneksi internet Anda sedang sibuk atau ukuran file email Anda cukup besar, biasanya proses berkirim email ini akan memakan waktu beberapa saat.
Jika proses pengiriman sudah selesai, Anda akan menerima pemberitahuan bahwa email Anda sudah terkirim, "Email Sent". Artinya, Anda sudah berhasil melakukan pengiriman email. Untuk lebih pastinya, anda bisa menghubungi pemilik email yang anda kirim untuk mengecek apakah email sudah diterima atau belum.
Saat ini, mengirim dan menerima email sudah menjadi kebiasaan. Anda bisa menggunakan email untuk mengirim tugas, pekerjaan, atau hanya sebagai pengganti sms. Mengirim dokumen melalui email juga lebih cepat dan mudah daripada melalui pos atau jasa pengiriman lainnya. Ketepatan waktu dan mudah diakses dimana saja merupakan alasan banyak orang mengapa lebih memilih email.
Etika Mengirim dan Menerima Email
Email sudah menjadi media berkomunikasi yang efektif dan cepat. Ketika anda mengirim email sekarang, sekarang juga email terkirim ke penerima. Inilah yang menjadi alasan banyak orang untuk memanfaatkan email lebih banyak. Bagi anda yang tidak mempunyai banyak waktu, email sangat cocok sebagai media komunikasi anda. Selain itu, kemudahan dalam mengakses dan mengoperasikan juga menjadi alasan tersendiri.
Disisi lain, email juga bisa disalahgunakan. Karena semakin banyaknya orang yang memanfaatkan email, semakin banyak pula peluang untuk menyalahgunakannya. Berhati-hatilah ketika anda menerima email yang berisikan undian berhadiah atau ajakan yang tidak jelas asal-usulnya.
Berhati-Hati Menggunakan Email
Bijaklah dalam menyikapi email yang berasal dari orang yang tidak anda kenal. Bisa jadi ketika anda menanggapinya, anda akan menjadi korban penipuan melalui media online yang semakin marak terjadi.
Mengirim email tidak jelas kepentingannya ke banyak penerima juga bisa menggiring anda ke masalah. Penerima yang merasa terganggu dengan email anda bisa melaporkan ke server dan email akan diblok atau dibatasi penggunaanya.
Kenyamanan dan keamanan dalam mengirim dan menerima email sangat diharapkan banyak orang. Oleh karena itu dalam memanfaatkan email ada baiknya jika anda memperhatikan etika dan aturan dalam mengirim email agar email menjadi media komunikasi yang aman dan nyaman.
