Contoh Surat Keterangan Karyawan

Ilustrasi contoh surat keterangan karyawan

Surat merupakan salah satu alat komunikasi berupa komunikasi tertulis. Surat dari zaman dahulu sudah ada, tapi bentuk penyampaiannya semakin lama semakin berkembang. Salah satunya adalah contoh surat keterangan karyawan, yang akan dijelaskan lebih lanjut.

Surat mulai diperkenalkan di negara China sekitar tahun 1122-1121 SM pada zaman Dinasti Chou, sedangkan di negara Mesir dan Persia sekitar tahun 2000 SM. Surat yang dibuat waktu itu berfungsi sebagai surat dinas yang berisi dokumen pemerintah.

Sistem yang dipakai untuk mengirimkan surat tersebut masih kuno, yaitu pengirimannya estapet yang melibatkan beberapa orang. Dari orang yang satu ke orang yang satunya lagi, bergantian menyampaikan surat tersebut dengan jarak tempuh yang sangat jauh, sampai puluhan kilometer.

Akan tetapi, seiring dengan perkembangan zaman, pengiriman surat pun caranya berkembang. Dengan jarak yang jauh, surat dapat sampai di tempat tujuan dengan hitungan hari saja. Tidak sampai berbulan-bulan, seperti zaman dulu.

Pengertian Surat

Surat adalah suatu alat komunikasi manusia yang dibuat secara tertulis yang di dalamnya terdapat sebuah berita atau informasi untuk disampaikan kepada orang lain dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.

Dalam membuat sebuah surat, terdapat beberapa kriteria yang harus dipenuhi oleh penulis surat. Kriteria tersebut adalah sebagai berikut.

Dalam membuat sebuah surat harus menggunakan bahasa yang sesuai dengan etika, estetika, dan logika.

Isi surat harus menarik si pembaca dan padat, serta jelas.

Isi surat harus menggunakan bahasa yang dapat mewakili maksud dan tujuan dengan jelas.

Surat mempunyai fungsi yang sangat penting bagi kehidupan manusia dalam berkomunikasi. Pada zaman dahulu, ketika seseorang ingin menyampaikan suatu maksud kepada orang lain yang jaraknya cukup jauh, maka alternatif yang digunakan adalah melalui surat.

Pada zaman sekarang ini, untuk berkomunikasi dengan orang yang jauh jaraknya, cukup dengan menggunakan alat komunikasi berupa telepon genggam atau jaringan internet.

Namun, dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih tersebut tidak membuat fungsi sebuah surat menurun. Tetap saja surat mempunyai peranan penting. Fungsi surat tersebut adalah sebagai berikut.

Sebuah organisasi tentu saja memerlukan surat dalam urusan tertentu, sehingga surat berfungsi untuk menggambarkan citra organisasi tersebut.

Surat juga berfungsi sebagai dokumen tertulis yang digunakan sebagai bukti nyata hitam di atas putih.

Surat berfungsi sebagai pedoman kerja yang digunakan untuk membuat keputusan atau kebijakan berikutnya.

Surat berfungsi sebagai sebuah alat pengingat atau peringatan, sehingga dapat diarsipkan dan dilihat kembali jika diperlukan.

Surat juga berfungsi sebagai bukti sebuah sejarah dengan menggambarkan perkembangan sebuah organisasi atau lembaga.

Sebuah surat tidak dibuat begitu saja. Ada aturan atau format surat yang berlaku di masyarakat, sehingga ketika seseorang atau sebuah organisasi membuat sebuah surat, sudah ada aturan atau format surat yang dapat diikuti. Berikut ini beberapa bentuk surat yang berlaku di masyarakat.

Bentuk surat lurus penuh (full block style)

Bentuk surat lurus (block style)

Bentuk surat setengah lurus (semi block style)

Bentuk surat lekuk (indented style)

Bentuk surat paragraf menggantung (hanging paragraph)

Bentuk surat tersebut disesuaikan dengan keperluan surat itu sendiri. Jenis surat dapat dibedakan beberapa jenis. Berikut ini jenis-jenis surat sesuai dengan keperluannya, yaitu sebagai berikut.

1. Surat berdasarkan kepentingan dan pengirimannya.

Surat pribadi, yaitu surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain yang berisi tentang kepentingan yang menyangkut urusan pribadi. Misalnya, surat keluarga, surat lamaran pekerjaan, dan surat perijinan.

Surat resmi, yaitu surat yang dibuat oleh sebuah organisasi atau instansi untuk menyampaikan sesuatu hal kepada sebuah organisasi atau instansi. Misalnya, surat dinas pemerintah, surat niaga, dan surat sosial.

Memo adalah alat komunikasi berupa surat, tapi isinya lebih ringkas, singkat, dan padat.

2. Surat berdasarkan isinya.

Surat pemberitahuan

Surat keputusan

Surat perintah

Surat permintaan

Surat panggilan

Surat peringatan

Surat perjanjian

Surat laporan

Surat pengantar

Surat penawaran

Surat pemesanan

Surat undangan

Surat lamaran pekerjaan

3. Surat berdasarkan sifat suratnya.

Surat biasa, yaitu surat yang isi suratnya dapat diketahui oleh orang lain selain penerima surat.

Surat konfidensial atau terbatas, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu saja yang terkait dengan surat tersebut.

Surat rahasia, yaitu surat yang isi suratnya hanya boleh diketahui oleh penerima surat tersebut.

4. Surat berdasarkan banyaknya sasaran.

Surat edaran

Surat pengumuman

5. Surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaian.

Surat biasa

Surat kilat

Surat kilat khusus

6. Surat berdasarkan wujudnya.

Surat bersampul

Kartu pos

Warkat pos

Teleks atau faksimile

Memo

Nota

7. Surat berdasarkan ruang lingkup sasarannya.

Surat intern

Surat ekstern

Surat Keterangan Karyawan

Surat keterangan karyawan adalah surat yang menerangkan tentang suatu hal yang berkaitan dengan karyawan tersebut. Surat ini diterbitkan oleh Perusahaan kepada karyawannya. Contoh surat keterangan karyawan banyak sekali dengan bermacam-macam maksud dan tujuan. Berikut ini adalah beberapa contohnya.

1. Surat Keterangan Bekerja

Surat keterangan bekerja adalah surat yang menjelaskan, bahwa benar orang dengan nama yang tercantum adalah karyawan dari perusahaan tersebut. Surat keterangan bekerja dapat digunakan untuk berbagai tujuan, misalnya untuk membuka akun tabungan di bank atau sebagai syarat untuk mengajukan pinjaman sejumlah dana di instansi keuangan.

Surat keterangan bekerja juga dapat dibuat bagi karyawan yang sudah tidak bekerja lagi di suatu perusahaan. Isinya menerangkan bahwa benar karyawan tersebut telah bekerja selama periode tertentu dan telah bekerja dengan baik dan benar sesuai peraturan kerja perusahaan. Surat ini dapat digunakan sebagai referensi yang dapat memberikan nilai positif jika karyawan tersebut diterima bekerja di perusahaan lain.

2. Surat Keterangan Perubahan Status Karyawan

Surat ini menerangkan status karyawan, misalnya jika sebelumnya ia adalah karyawan kontrak, maka di surat ini diterangkan apakah statusnya tetap kontrak atau telah menjadi karyawan permanen.

Contoh informasi yang ditulis dalam surat ini, yaitu ranking performa selama bekerja di perusahaan tersebut, rekomendasi kepala departemen (apakah kontrak diperpanjang atau diangkat menjadi karyawan tetap) dan tanggal serta tahun berlakunya status tersebut.

3. Surat Keterangan Perpindahan Karyawan

Surat ini berisi tentang informasi bagi karyawan yang akan dimutasi ke departemen lain. Informasi tersebut antara lain tanggal efektif kapan karyawan tersebut akan dimutasi, alasan mengapa dimutasi serta jabatan baru yang akan diemban.

4. Surat Keterangan Keadaan Darurat

Surat ini dibuat untuk keperluan basis data departemen sumber daya manusia di suatu perusahaan. Tujuannya adalah jika karyawan tertimpa keadaan darurat, perusahaan dapat menghubungi nomor kontak keluarga atau kerabat dekat karyawan yang bersangkutan. Surat ini berisi data pribadi detail seorang karyawan, misalnya alamat terakhir, nomor telepon, jumlah tanggungan dan nomor kontak keluarga terdekat.

5. Surat Keterangan Pengangkatan Jabatan

Surat keterangan ini berisi mengenai karyawan yang dipromosikan sebagai karyawan yang akan menduduki tingkat manajerial atau kepala bagian. Contoh informasi yang diterangkan adalah nama posisi dan jabatan baru serta tanggal efektif berlakunya jabatan tersebut.

6. Surat Keterangan Pengalihan Tugas

Surat ini berisi informasi tentang tugas-tugas apa saja yang akan dialihkan dari satu karyawan ke karyawan lain dan menerangkan alasan mengapa tugas tersebut dialihkan.

Bisa karena karyawan tersebut akan mengundurkan diri sehingga diperlukan karyawan pengganti atau bisa karena karyawan tersebut tidak cukup berkompeten untuk diberikan tugas-tugas sesuai deskripsi pekerjaansehingga harus dialihkan kepada karyawan lain.

7. Surat Keterangan Gaji

Surat ini biasa disebut slip gaji, berisi tentang rincian penerimaan gaji seorang karyawan. Surat ini diberikan setiap bulan setelah karyawan menerima gaji di bulan berjalan.

Surat merupakan hal tidak boleh disepelekan. Setiap saat, manusia membutuhkan surat untuk keperluan pribasinya. Mulai dari kalangan bawah sampai kalangan atas juga, surat sangat dibutuhkan.

Mulai dari lahir saja, manusia memerlukan sebuah surat berupa surat akta kelahiran. Mengurusi tempat tinggal, sekolah, sampai dunia kerja, memerlukan surat-surat. Terkadang seseorang tidak terlalu memedulikan bentuk surat atau tata cara penulisan surat.

Hal tersebut membuat masyarakat luas awam terhadap cara pembuatan surat. Untuk itu, perlu adanya pembelajaran khusus mengenai surat menyurat, sehingga masyarakat mengetahui tata cara pembuatan surat.

Demikian beberapa penjelasan mengenai surat, terutama contoh surat keterangan karyawan. Semoga informasi yang diberikan tersebut dapat bermanfaat dan menambah wawasan Anda. Selamat mencoba.