Contoh Surat Niaga

Ilustrasi contoh surat niaga

Contoh surat niaga. Membuka bisnis sendiri terkadang bisa berbuah stres oleh surat niaga yang harus dibuat. Bagi yang tidak terbiasa mengadakan surat-menyurat dalam bisnis, hal ini bisa menjadi kendala yang cukup berarti. Itulah mengapa seorang pebisnis lebih menyukai mempekerjakan pegawai administrasi yang khusus mengurusi surat niaga yang dibutuhkannya.

Walaupun begitu, mau tidak mau seorang pebisnis paling tidak mengetahui bagaimana dan apa saja surat niaga tersebut. Contoh surat niaga sendiri cukup mudah ditemukan di dunia maya. Hanya saja mungkin tidak semua macam dan ragam surat niaga yang ditampilkan dalam satu artikel. Sedangkan artikel ini sendiri mencoba menampilkan beberapa contoh surat niaga yang biasa dibuat oleh kaum pebisnis.

Contoh Surat Niaga untuk Penawaran Harga

Format contoh surat niaga dalam artikel ini dibuat dengan sejelasnya sesuai dengan surat niaga yang sebenarnya. Jadi, bila pembaca akan meniru contoh surat niaga ini, tidak perlu ragu lagi. Dalam contoh surat niaga ini disampaikan tanggapan terhadap permintaan harga dari sebuah perusahaan.

Biasanya, harga yang diminta akan ditautkan agar isi email tidak terlalu banyak dan penuh. Email yang banyak dan penuh hanya akan menyulitkan pembaca. Apalagi biasanya penerima email memeriksa email-nya dari Blackberry atau telepon genggam pintar lainnya. Bahasa yang dipakai lugas dan tegas walaupun bercampur dengan bahasa asing.

Dear Pak Aliong,

Berikut kami lampirkan penawaran harga untuk PT Bungkus Semua.

Mohon bantuan Bapak untuk melengkapi part number untuk  item-item yang tidak ada part number-nya sehingga kami dapat memberikan harga dan ketersediaan stocknya.

Demikianlah email ini kami sampaikan dengan harapan dapat menerima kabar baik dari Bapak.Atas perhatian Bapak Kami ucapkan terima kasih.

Regards,
Candra

Contoh Surat Niaga Membatalkan Pesanan

Bisnis itu seperti seni, terus berkembang dan penuh dengan dinamika. Kadang kala bisnis lancar dan pemasukan juga lancar. Tidak jarang juga bisnis terasa sangat tersendat sehingga harus membatalkan pesanan yang telah dipesan dengan jangka waktu tertentu. Untuk itu, perlu dibuat surat niaga resmi yang menyatakan kalau pesanan dibatalkan secara resmi.

Contoh surat niaga berikut ini adalah cara membatalkan pesanan. Tetap saja bahwa bahasa yang digunakan harus sopan dan tetap pada rambu-rambu yang telah ditentukan tanpa menyinggung pihak mana pun. Hal ini karena tidak menutup kemungkinan bahwa di masa depan, masih akan berhubungan dengan perusahaan tersebut. Berikut ini contoh surat niaga untuk membatalkan pesanan.

Palembang, 26 April 2012

Kepada Yth.PT. Mirna
Di tempat

Dengan hormat,

Pada tanggal 10 Januari, 2012, kami telah memesan 10.000 kg kalsium untuk jangka waktu 3 bulan. Namun, ternyata pihak PT. Mirna tidak bisa memenuhi semua pesanan tersebut. Hal ini membuat sistem produksi kami tersendat. Sesuai dengan kesepakatan bahwa kalau salah satu pihak tidak bisa memenuhi salah satu butir kesepakatan (butir no. 2), maka pihak yang merasa dirugikan boleh membatalkan pesanan. Merujuk pada butir kesepakatan no. 2 tersebut, maka dengan ini kami secara resmi membatalkan pesanan kami selanjutnya. 

Kami mohon maaf dan agar maklum.

Hormat kami,

Heri
Purchasing manager

Contoh surat niaga pembatalan pesanan di atas dibuat dengan bahasa yang sangat lugas dan mengaku kepada kesepakatan yang telah dibuat bersama sehingga masing-masing pihak bisa menyadari betapa pembatalan pesanan tersebut telah sesuai dengan jalur yang telah disepakati bersama.

Bila kesepakatan telah disesuaikan dengan kebutuhan yang berkaitan dengan hak dan kewajiban, masing-masing pihak bisa mengerti dan saling memaafkan serta tidak akan menghambat kemajuan pihak lain apalagi akan menuntut pihak tersebut.

Contoh Surat Niaga Penggantian Harga

Perusahaan yang menggunakan kurs dollar Amerika seringkali mengalami kesulitan untuk memberikan harga pasti pada setiap barang yang dijualnya. Fluktuasi harga yang disebabkan oleh turun-naiknya dollar, membaut pihak perusahaan harus sering mengajukan surat niaga yang berkaitan dengan perubahan harga.

Contoh surat niaga berikut ini memberikan gambaran bagaimana membuat surat niaga yang berkaitan perubahan harga. Bahasa yang dipakai harus sangat hati-hati karena kalau perubahan harga terlalu mencolok, bukan tidak mungkin bahwa langganan lama akan mencari harga yang lebih cantik.

Kalau mereka ternyata mengganti merek dan menggunakan barang lokal dengan harga yang lebih murah, perusahaan bisa mengalami kesulitan cashflow yang lumayan parah. Berikut ini contoh surat niaga penggantian harga.

Jambi, 26 April 2012

Kepada Yth.
PT. Punya Kami
Jl. Mangga Palembang

Dengan hormat,

Pertama-tama, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya karena informasi yang akan kami sampaikan berikut ini adalah informasi yang kurang menyenangkan. Karena perubahan iklim ekonomi yang berakibat terhadap perubahan nilai tukar dollar, dengan ini kami menyampaikan bahwa untuk barang-barang yang biasa dipesan oleh PT. Punya Kami, harus mengalami perubahan sebesar sekira 5% (daftar harga selengkapnya ada di tautan).

Kenaikan 5% ini berlaku dari tanggal 25 April – 5 Mei 2012. Setelah tanggal tersebut bila harga ternyata menurun, maka kami pun akan menurunkan harga. Tetapi, kalau keadaan terus seperti ini, itu artinya, ada kemungkinan harga akan naik lagi setelah tanggal 5 Mei tersebut.

Dikarenakan sistem pengiriman dan stok barang yang tidak menentu, kami sangat mengharapkan kalau pihak PT. Punya Kami akan melakukan konfirmasi apakah akan melanjutkan pembelian ataukah tidak. Informasi tersebut kami tunggu hingga besok sore sebelum pukul 16.00.

Demikianlah harap maklum. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Imamah
Marketing Manager

Setiap kesulitan pasti ada jalan. Walaupun berat untuk mengirimkan surat seperti itu, hal itu tetap harus dihadapi. Bahwa contoh surat niaga ini sangat sederhana, hal tersebut memang disengaja agar tidak terlalu bertele-tele.

Dengan adanya pemberitahuan secara tertulis itu, akan membuat pihak pemesan berpikir dan menganalisa apakah akan melanjutkan pembelian ataukah berusaha untuk menemukan perusahaan lain. Biasanya kalau barang yang dibeli tersebut benar-benar berkualitas dan sangat dibutuhkan, harga berapa pun tidak menjadi masalah. 

Contoh Surat Niaga Gagal Memenuhi Pesanan

Contoh surat niaga berikut ini adalah ketika satu perusahaan tidak mampu memenuhi pesanan pihak lain. Ketika pesanan masuk, hati berbunga-bunga. Tetapi kalau stok tidak ada, pesanan terpaksa menjadi tertunda. Ketika terjadi penundaan tersebut, perusahaan harus meminta maaf kepada pemesan.

Begitu pun ketika perusahaan gagal memenuhi kuota yang telah ditetapkan. Bila hal ini terjadi, berikut ini adalah contoh surat niaga tentang permintaan maaf karena tidak mampu memenuhi pesanan tersebut. Berikut ini contoh surat niaga untuk gagal memenuhi pesanan.

Sekayu, 25 April 2012

Kepada Yth.
PT. Yati Mas
Di tempat

Dengan hormat,

Dengan sangat menyesal kami menyatakan kalau kami tidak sanggup memenuhi permintaan PT. Piring Mangkok. Hal ini disebabkan pimpinan perusahaan kami mengalami musibah dan modal perusahaan habis. Kami akan mengembalikan uang panjar yang telah diberikan dan kami pun akan tetap mengirimkan pesanan yang telah jadi.

Uang panjar itu telah kami kirim ke rekening perusahaan tadi pagi. Kami mohon konfirmasinya kalau uang tersebut telah diterima. 

Demikianlah surat ini dibuat. Agar maklum dan terima kasih.

Hormat kami,

Sholehah

Ketika gagal memenuhi pesanan tersebut, bahasa yang digunakan tidak harus mengiba-iba. Cukup dengan memberitahukan alasan mengapa tidak sanggup memenuhi pesanan. Ini adalah contoh surat niaga resmi bukannya main-main. Jadi singkat, padat, tegas, dan lugas adalah slogan yang harus ada pada setiap pembuatan contoh surat niaga.