Contoh Surat Peringatan Perusahaan, SP1, SP2, dan SP3 (PHK)
Ilustrasi contoh surat peringatan perusahaan
Contoh surat peringatan perusahaan adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan tempat karyawan bekerja. Surat peringatan tersebut bisa berupa instruksi, teguran, himbauan, atau “ancaman” sampai surat yang berujung kepada pemutusan hubungan kerja (PHK).
Pada umumnya perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan (SP), bila secara lisan karyawan tidak dapat diberitahu tentang kesalahannya. Misalkan, karyawan sering terlambat masuk kerja atau tidak dapat mencapai target kerja tertentu. Pihak manajemen sesekali menegur secara lisan. Apabila lisan tidak digubris, barulah kemudian disampaikan secara tertulis.
Kadangkala contoh surat peringatan perusahaan dikeluarkan sepihak oleh manajemen perusahaan tanpa terlebih dahulu mendengar pendapat dari karyawan. Tentu sepintas perusahaan berada dalam posisi yang paling benar. Kita pun tidak dapat mengatakan karyawan salah seratus persen dan perusahaan benar seratus persen. Segala sesuatu sangat kasuistik. Lihat kasusnya terlebih dahulu barulah dapat menarik kesimpulan.
Contoh Surat Peringatan Perusahaan dan Kultur Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki budaya dan sistem kerja yang berbeda satu sama lain. Jangankan antara perusahaan, antara divisi saja yang masih tergabung dalam satu korporasi, bisa berbeda budaya kerja.
Pertanyaannya, mengapa contoh surat peringatan perusahaan kerapkali hanya diberlakukan untuk karyawan (staf) dengan level menengah ke bawah? Sementara manajer atau direksi terdapat pengecualian apabila melanggar aturan.
Kapan tepatnya surat peringatan dikeluarkan/ diterbitkan oleh perusahaan? Prinsipnya perusahaan memiliki AD ART/ aturan standar yang harus dipatuhi seluruh karyawan (stakeholder), antara lain sebagai berikut.
- Mematuhi jam kerja
- Sanggup bekerja di bawah tekanan
- Mampu bekerja sama dalam tim
- Sanggup menyelesaikan pekerjaan sesuai prosedur
Setiap perusahaan akan berbeda-beda dalam menetapkan aturan tergantung kultur perusahaan. Perusahaan swasta berbeda dengan BUMN. Perusahaan garmen berbeda dengan perusahaan makanan. Perusahaan media seperti televisi, koran, internet, atau penerbitan buku akan berbeda kultur dengan perusahaan hotel bintang lima.
Berbeda lagi misalnya manajemen artis dengan manajemen perusahaan pakan ternak. Kali ini kita ambil satu contoh saja, yakni perusahaan penerbitan buku yang ada di Bandung.
Ada penerbit buku X dan Y di Bandung. Penerbit X mengutamakan jam kerja, tepat waktu masuk kerja jam 08.00 pagi dan pulang jam 16.00. Sementara penerbit Y, tidak terlalu mempersoalkan jam kerja, boleh masuk jam 08.00, boleh juga lebih, jam 09.00, misalnya, dan pulangnya jam 17.00, bukan jam 16.00.
Ketika di penerbitan Y terjadi pergantian manajer baru, maka perubahan jam kerja pun dilakukan, semua masuk harus jam 08.00 dan pulang jam 16.00. Kontan saja, karyawan yang terbiasa dengan jadwal kerja yang fleksibel “tidak bisa” menerima hal ini. Karena menurut mereka, penerbit khususnya divisi redaksi, tidak bisa dikenakan jam kerja saklek.
Redaksi masuk kerja pagi hari dan bisa pulang malam hari apalagi kerjaan seorang editor menyunting naskah, tidak terlalu terpaku pada rutinitas jam kerja. Tetapi, lebih pada tanggung jawab orientasi target penyelesaian buku.
Bagaimana kita memandang hal ini? Dan apakah yang terjadi? Manajer akhirnya mengeluarkan contoh surat peringatan perusahaan kepada editor senior tersebut dengan teguran SP 1 karena keterlambatan sampai akhirnya berujung kepada pemecatan (PHK), “dipecat gara-gara sering terlambat”. Padahal di perusahaan penerbitan Y tersebut, sang editor adalah penyumbang kredit poin bagi perusahaannya. Tulisannya sering dimuat di koran, diundang sebagai pembicara untuk dunia buku.
Perusahaan yang tadinya berjalan normal, signifikan, kini harus “tertatih” karena hal yang kelihatannya sepele, yakni perubahan jam kerja. Karena itulah, contoh surat peringatan perusahaan bisa saja dikeluarkan oleh manajemen (manajer) atasan lantaran unsur “ketidaksukaan” bukan atas dasar “kesalahan” karyawan.
Teman-teman Ahira, ingat Bob Sadino, pengusaha nyentrik yang selalu bercelana pendek, ketika karyawannya melakukan kesalahan dan merugikan perusahaan sampai ratusan juta, Bob Sadino tidak memecat karyawannya, melainkan karyawannya disuruh kerja lebih baik lagi.
Karyawan yang merasa “berutang budi” dan kepercayaan dirinya dibangkitkan kontan saja terpacu. Apa yang terjadi? Tidak sampai puluhan tahun, perusahaan Bob Sadino sudah mengantongi keuntungan yang besar. Jadi, beda boss, beda budaya kerja!
Masih kata Bob Sadino, “Seorang CEO tidak akan berhasil tanpa bawahan yang berkualitas”. Tidak heran sepucuk surat peringatan bisa membuat iri karena itu tadi. Bos tidak pernah salah dan dipersalahkan.
Perbedaan Kontradiktif Boss dengan Karyawan
Sahabat Ahira, ada yang tau apa perbedaan boss dengan karyawan. Berikut ini tim redaksi akan menyebutkannya.
- Bila boss menyatakan "Sulit", itu berarti beliau prediktif-antisipatif. Bila staff menyatakan "Sulit", itu berarti dia pesimistik.
- Bila boss menyatakan "Mudah", itu berarti beliau optimis. Bila staff menyatakan "Mudah", itu berarti dia meremehkan masalah.
Contoh Surat Peringatan Perusahaan, SP 1
Pada umumnya SP 1 bersifat teguran, berikut ini adalah contoh surat peringatan perusahaan dari penerbitan buku.
Nomor Surat: ..............
Hal: SP1
Yth,
Saudara Setiadi R. Saleh, S.Sos.,
Chief Editor, Pustaka Hidayah Bandung
Dengan hormat,
Bersama surat ini, perusahaan ingin menyampaikan SP 1 yang bersifat teguran.
Sesuai standar kerja, berdasarkan aturan dan peraturan yang baru tahun 2012, perihal jam kerja dimulai pukul 08.00 dan berakhir pukul 16.00. Kami perhatikan saudara tidak bisa menepati dan mengikuti peraturan tersebut dengan melanggar ketentuan masuk kerja pukul 09.00 dan kadang-kadang berdasarkan catatan absen kami masuk pukul 10.00.
Perlu kami sampaikan, batas toleransi keterlambatan hanya 5 menit. Kami akan memberikan kesempatan sebanyak 3 kali kepada saudara Setiadi R. Saleh, S.Sos., untuk tidak terlambat lagi.
Apabila teguran ini tidak direspons dan ditindaklanjuti sebagai perbuatan yang konkret, maka SP1 akan dinaikkan menjadi SP2, dan jika SP2 tidak juga ditaati, maka akan kami teruskan menjadi SP3.
Demikian yang dapat kami sampaikan. Terima kasih.
Bandung, 17 Mei 2012
Tertanda,
Manajer Human Resources Devolopment
Tembusan: Direktur Utama PT. Pustaka Hidayah
Contoh Surat Peringatan Perusahaan, SP 2
Karena SP1 bersifat teguran, maka SP2 lebih terlihat seperti “Ancaman”. Mari kita simak dan perhatikan contoh surat peringatan perusahaan, SP2 berikut ini.
Nomor Surat: ..............
Hal: SP2
Yth,
Saudara Setiadi R. Saleh, S.Sos.,
Chief Editor, Pustaka Hidayah Bandung
Dengan hormat,
Bersama surat ini, perusahaan ingin menyampaikan SP2 terkait perihal SP1 tempo hari.
Berdasarkan peraturan dan aturan yang berlaku perihal jam kerja, perusahaan menilai saudara Setiadi R. Saleh, S.Sos., belum dapat menepati dan mengikuti aturan baru di perusahaan. Kami menilai saudara sudah melanggar SP1. Oleh karena itu, melalui surat ini kami menerbitkan SP2.
Apabila teguran SP2 tidak direspons, maka kami akan langsung menerbitkan SP3 yang berarti PHK. Kami harap saudara bisa memaklumi.
Demikian yang dapat kami sampaikan. Terima kasih.
Bandung, ..........
Tertanda,
Manajer Human Resources Devolopment
Tembusan: Direktur Utama PT. Pustaka Hidayah
Contoh Surat Peringatan Perusahaan, SP 3
SP3 adalah kelanjutan dari SP1 dan SP2. Hal itu berarti sudah masuk dalam taraf tindakan. Adapun contoh surat peringatan perusahaan, SP3 berikut ini.
Nomor Surat: ..............
Hal: SP3
Yth,
Saudara Setiadi R. Saleh, S.Sos.,
Chief Editor, Pustaka Hidayah Bandung
Dengan hormat,
Bersama surat ini, perusahaan dengan berat hati menyampaikan SP3 terkait perihal SP1 dan SP2.
SP3 adalah Surat Peringatan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Perusahaan dalam hal ini tidak dapat menerima alasan saudara. Kami tau hal ini adalah berat bagi kami.
Kesan kami terhadap saudara Setiadi R. Saleh., S.Sos., Anda seorang karyawan yang aktif, baik, dan jenius. Kami tau Anda adalah seorang yang fasih di dunia buku dan kepenulisan. Dalam hal ini kami hanya ingin memberikan contoh aktual bagi bawahan supaya sistem bisa berjalan normal.
Adapun hal-hal lain seperti pesangon dan bonus akan diberikan sesuai masa bakti lama kerja, yakni 5 tahun. Terima kasih sudah bergabung dan tumbuh bersama kami.
Demikian yang dapat kami sampaikan.
Bandung, ..........
Tertanda,
Manajer Human Resources Devolopment
Tembusan: Direktur Utama PT. Pustaka Hidayah
Demikianlah sahabat Ahira, gambaran mengenai contoh surat peringatan perusahaan dalam hal ini tim mengambil sampel kasus perusahaan penerbitan buku di Bandung. Semoga bermanfaat.
