Contoh Surat Peringatan SP – Tugas Bagian Administrasi

Ilustrasi contoh surat peringatan sp

Contoh surat peringatan SP berbeda bentuknya bergantung pada pembuatan dan penerapannya. Dalam contoh surat peringatan SP untuk bidang niaga, pastinya akan berbeda dengan contoh surat peringatan SP jabatan. Umumnya, pembuatan surat peringatan dalam bidang niaga akan menyertakan komplain produk pada pihak penjual.

Dalam suatu organisasi dinas pemerintahan, tak jarang ada beberapa pegawai yang kurang disiplin dalam menjalankan tugasnya sehingga merugikan pihak kantor dan juga masyarakat. Jika terjadi hal seperti itu, biasanya atasan atau kepala kantor perlu mengambil tindakan untuk memberikan teguran atau peringatan kepada pegawai tersebut.

Membuat contoh surat peringatan SP memang merupakan tugas bagian administrasi. Seorang administrasi kantor pasti memahami bagaimana membuat surat peringatan bidang niaga pada produsen. Pada instansi pun, pembuatan surat peringatan akan dilakukan oleh bagian administrasi. Namun pada umumnya, isi dari surat peringatan jabatan dibuat oleh sang atasan pegawai.

Seorang pegawai administrasi yang cakap dan terampil diwajibkan memahami dan mengerti serta lancar dalam pembuatan surat menyurat, termasuk pembuatan contoh surat peringatan SP. Jadi, ketika ada karyawan yang melakukan kesalahan bisa diingatkan melalui sebuah surat peringatan. Begitu pula jika terjadi complain mengenai produk yang dibeli oleh perusahaan bisa melalui pengiriman sebuah surat peringatan niaga.

Macam-macam Surat Peringatan

Sebelum mengetahui contoh surat peringatan SP, akan dibahas mengenai macam-macam surat peringatan. Surat peringatan dibedakan menjadi dua (dilihat dari sudut pengirimanya), yaitu surat peringatan jabatan dan surat peringatan niaga.

Surat peringatan jabatan adalah surat peringatan yang dikeluarkan atau dibuat oleh suatu instansi, baik oleh pemerintah maupun swasta berisi teguran, nasihat, atau peringatan kepada pegawai atau pihak lain dengan tujuan agar kewajiban dan tangung jawabnya diselesaikan sebagaimana mestinya.

Surat peringatan niaga biasanya digunakan dalam dunia perdagangan. Apabila terjadi pelanggaran atas kesepakatan bersama yang telah terjadi. Misalnya, contoh surat peringatan SP niaga diberikan oleh suatu bank pada nasabahnya yang lalai membayar angsuran atas kredit yang diberikan oleh bank, atau surat peringatan yang dibuat oleh perusahaan untuk perusahaan lain yang memasok barang dengan kualitas lebih rendah dari yang telah disetujui.

Dalam pengiriman surat peringatan niaga, harus dilakukan secara bijaksana dan hati-hati karena untuk menjaga hubungan baik antara relasi dengan pihak lain.

Cara pengiriman surat peringatan niaga memang harus dilakukan dengan bijaksana. Langkah pertama pengiriman surat peringatan niaga bisa dengan menyertakan faktur yang belum terselesaikan dengan harapan pihak terkait akan teringat akan utangnya dan segera melunasinya.

Cara kedua bisa dengan mengirimkan kartu peringatan yang berisi rekening pihak terkait dan terdapat barisan kata seperti, "kami menunggu pelunasan rekening Anda." Langkah selanjutnya bisa dengan mengirimkan surat peringatan resmi. Gunakan bahasa yang bijak serta mendorong pihak debitur untuk segera menyelesaikan kewajibannya.

Kegunaan Surat Peringatan

Contoh surat peringatan SP bisa Anda pelajari pada artikel ini, baik contoh surat peringatan SP jabatan maupun niaga. Namun sebelum itu, harus diketahui kegunaan dari sebuah surat peringatan. Pada umumnya, surat peringatan jabatan dan surat peringatan niaga mempunyai maksud dan tujuan yang sama, yaitu supaya pihak lain melaksanakan sesuatu yang telah disepakati atau melakukan ketentuan yang ada.

Kegunaan surat peringatan di antaranya:

1. Sebagai media dan sarana untuk mengingatkan pihak lain yang terkait untuk melaksanakan sesuatu yang sudah disepakati secara disiplin dan benar.
2. Sebagai contoh atau bukti dan memberitahukan bahwa setiap pegawai yang melakukan indisipliner (tidak disiplin) akan mendapatkan teguran, bahkan mendapat sanksi sesuai dengan tingkat pelanggarannya.
3. Untuk mengingatkan bahwa pihak terkait masih mempunyai kewajiban atau sisa hutang yang harus dilunasi.
4. Menjaga nama baik antara pihak debitur dan kreditur.
5. Untuk mengatasi suatu masalah yang dihadapi oleh pihak-pihak yang berkepentingan sehingga yang bersangkutan tidak akan melalaikan kewajiban atau tugasnya.

Membuat Surat Peringatan

Contoh surat peringatan SP biasanya banyak ditemui di beberapa buku-buku tentang surat menyurat. Dalam penyusunan surat peringatan jabatan harus diperhatikan beberapa hal berikut sebelum Anda akan membuat contoh surat peringatan SP jabatan.

1. Nama dan alamat lengkap instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat peringatan.
2. Tempat dan tanggal dibuatnya surat peringatan.
3. Harus menyertakan keterangan nomor surat, lampiran, dan hal surat.
4. Menyertakan nama karyawan yang mendapat peringatan.
5. Isi peringatan harus menyebut secara rinci dan jelas kesalahan atau pelanggaran yang dibuat oleh pegawai dan jika dimungkinkan sertakan bukti dan data.
6. Menuliskan sanksi-sanksi.
7. Jabatan dan penanggung jawab surat.
8. Tanda tangan, nama jelas, dan NIP penanggung jawab.

Contoh Surat Peringatan SP

Contoh surat peringatan SP niaga bisa Anda lihat berikut ini.

CV MATA SEJAHTERAJln. Boulevard Raya Blok B 8 No. 11TangerangTelp. 021 345678

Tangerang, 20 Mei 2012

No. : 29/P/MS/1-12Lamp. : 1 lembar daftar harga barangHal : Penawaran

Kepada Yth. Bapak Muji AnshoriPT Buana Tungga DewiDi tempat

Dengan hormat,

Dengan ini kami memberitahukan kepada Saudara bahwa pada akhir Februari 2012 perusahaan kami telah mendatangkan barang-barang untuk keperluan kantor, yaitu kursi kerja, lemari arsip, meja meeting, meja pegawai, dan sebagainya.

Berhubung Saudara adalah salah satu relasi kami yang sudah sering mengadakan transaksi, maka kami menawarkan barang-barang tersebut dengan harga bersaing dan diskon produk. Rincian barang dan daftar harga bisa Saudara lihat pada daftar harga terlampir.

Selain itu, kami juga ingin mengingatkan bahwa Saudara masih mempunyai kekurangan pembayaran dari faktur nomor 24/MS/1-12 sebesar Rp. 3.750.000 (tiga juta tujuh ratus lima puluh ribu rupiah). Kami berharap kekurangan tersebut dapat diselesaikan hingga akhir bulan ini.

Demikian pemberitahuan ini dan atas pesanan Anda yang akan datang, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

CV Mata Sejahtera

Niyu Arrival JihadiKepala Pemasaran

(pada contoh surat tersebut, peringatan disisipkan dalam surat penawaran barang)

Contoh surat peringatan SP niaga lainnya.

PT NUANSA ALAM RAYA
Jln. Teluk Mandar No. 11 Kompl. TNI AL Pasar Kemis
Jakarta Selatan
Telp. 021 76855588 Fax. 021 768484848

Jakarta, 16 Mei 2012

No. : 453/NA/IV/2012
Lamp. : -
Hal : Peringatan Terakhir

Kepada
Yth. Sdr. Samurai Gilang
Direktur CV Bestari Buana
Jalan Kencana Ungu 34
Jakarta

Dengan hormat,

Perlu kami sampaikan bahwa kami telah mengirim surat pemberitahuan mengenai beberapa kewajiban Saudara yang hingga sekarang belum terselesaikan, yaitu pada tanggal 16 April 2012.

Namun, hingga sekarang kami belum menerima tanggapan dari Saudara. Mengingat cara-cara pendekatan yang telah kami lakukan kurang mendapat tanggapan, maka dengan berat hati terpaksa kami mengirimkan surat peringatan ini. Apabila sampai dengan tanggal 30 Mei 2012 Saudara tidak mengindahkan surat kami, maka permasalahan ini akan kami selesaikan secara hukum.

Atas segala perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Elleta Brigeta

Manager Keuangan

Itulah penjelasan mengenai contoh surat peringatan SP. Jadi, apakah Anda sudah bisa membuatnya? Silakan mencoba membuat contoh surat peringatan SP!