Mengenal Seluk-beluk Fungsi Manajemen

Setiap organisasi, perusahaan, atau apapun itu harus memiliki majemen yang bagus agar berjalan dengan bagus juga [klik gambar untuk memperbesar]

Manajemen adalah kata yang berarti mengatur atau melaksanakan sesuatu. Meskipun masih banyak definisi yang beredar di masyarakat, namun hampir seluruh masyarakat menyetujui bahwa tindakan yang bersifat mengatur dan mengolah sesuatu bisa disebut manajemen, sedangkan orang yang melakukan fungsi manajemen adalah manajer. 

Fungsi manajemen sendiri diatur oleh manajer dengan mengarahkan orang lain untuk melakukan tujuan suatu organisasi. Dalam situasi manajemen, terjadi beberapa proses perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian, dan pengontrolan yang berakhir pada proses pengendalian.

Fungsi manajemen telah ada sejak zaman dahulu. Hal ini dibuktikan dengan adanya sistem pemerintahan berbentuk kerajaan, serta pembangunan bangunan-bangunan kuno yang hanya bisa dilakukan dengan proses manajemen.

Kemudian, pada perkembangannya, fungsi manajemen mengalami penyempitan makna menjadi pengaturan atau pengendalian yang berhubungan dengan perekonimian, bisnis, dan perdagangan. Oleh karena itu, Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen ke dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era modern. 

Pada fase pemikiran awal, fungsi manajemen lebih ditekankan pada pembagian kerja yang dapat meningkatkan produktivitas dengan meningkatnya keterampilan dan kecekatan para pekerja, menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja. 

Fase ini menjelaskan bagaimana manajemen dilihat berdasarkan fungsi-fungsi manajemennya. Perhatian serta kemampuan mengatur atau kemampuan manajerial dibutuhkan ketika menerapkan fungsi-fungsi manajemen tersebut.

Lantas pada fase era manajemen sains, fungsi manajemen ditekankan pada penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pada fase inilah muncul istilah desain dan controlling dalam sistem manajemen sehingga para manajer wajib memiliki kemampuan untuk memberikan pendidikan awal kepada bawahannya, serta bagaimana mereka dapat melakukan praktik manajemen yang baik.

Dalam penerapannya untuk mengembangkan teori, fase ini "membutuhkan" bantuan dari ilmu lain, yaitu matematika dan statistika. Sarana utamanya adalah pendekatan secara kuantitatif dan itu sangat berguna untuk menjelaskan fungsi manajemen beserta masalah-masalahnya.

Hasil kajian mengindikasikan bahwa ternyata fungsi manajemen tidak hanya melibatkan perencanaan, pengaturan, dan pengendalian, melainkan juga kode etik kelompok yang menjunjung tinggi prinsip sosial daripada individual. 

Fase ini sering disebut juga aliran manajemen hubungan manusia. Aliran ini memusatkan fungsi manajemen pada aspek manusia dan perlunya manajemen memahami manusia.

Dan terakhir, era modern melahirkan manajemen kualitas total yang lebih menekankan fungsi manajemen pada sistemnya, bukan kualitas pekerja. Beberapa langkah manajemen dapat dilakukan untuk mengurangi biaya produksi, tapi meningkatkan produktivitas sehingga terjadi pula peningkatan kualitas dan harga, serta keuntungan ekonomis.

Fungsi manajemen sendiri adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu melekat pada proses manajemen itu sendiri yang kemudian dijadikan sebuah pedoman oleh manajer dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang bertendensi pada sasaran dan tujuan tertentu. Fungsi tersebut meliputi hal-hal di bawah ini:

1. Fungsi Manajemen dan Elemen - Perencanaan (planning)

Yaitu hal yang dikerjakan merupakan hasil pemikiran dan perkiraan yang mengacu pada sumber atau kemampuan yang dimiliki . Hal ini penting dilakukan dalam menentukan tujuan suatu organisasi secara keseluruhan, serta cara paling baik untuk mencapai tujuan tersebut.

Dalam fungsi ini, manajer bertugas menilai rencana-rencana alternatif sebelum diputuskan untuk mengambil suatu tindakan yang cukup besar. Jika perencanaan gagal, maka fungsi manajemen lainnya pun akan ikut gagal.

2. Fungsi Manajemen dan Elemen - Pengorganisasian (organizing)

Tujuannya adalah membagi menjadi beberapa kegiatan besar hingga akhirnya menjadi beberapa kegiatan kecil saja. Pengorganisasian dan kaitannya dengan fungsi manajemen memiliki keunggulan, sangat membantu kerja manajer dalam mengawasi dan menentukan siapa sajakah orang yang dibutuhkan untuk menangani tugas yang sudah dibagikan berdasarkan kemampuan.

Idealnya sesuatu yang diorganisir, pengorganisiran dilakukan dengan menentukan apa, siapa, dan bagaimana tugas-tugas tersebut diselesaikan. Juga mengatur siapa yang bertanggungjawab, dan bagaimana menentukan sebuah keputusan. Kesemuanya itu menyokong fungsi manajemen.

3. Fungsi Manajemen dan Elemen - Penyusunan Personalia (staffing)

Adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yg menguntungkan dan produktif. Elemen ini nantinya juga berpengaruh terhadap fungsi manajemen itu sendiri.

Terlebih tidak setiap pekerejaan dapat diselesaikan oleh satu orang saja, setiap orang mempunyai kemampuan, dan kelebihan dalam setiap bidangnya, maka penyusunan personalia ini sangat di perlukan

5. Fungsi Manajemen dan Elemen - Pengawasan (controlling)

Adalah penemuan dan penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa proses manajemen berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Selain itu, controlling juga meliputi fungsi manajemen pengawasan terhadap aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yg sesuai dengan sasaran, serta melakukan koreksi apabila diperlukan. 

Untuk melakukan lima fungsi manajemen, dapat dilakukan pula sejumlah pendekatan kuantitatif berbentuk statistik, model optimasi, model informasi, dan simulasi komputer untuk membantu sistem manajemen dalam mengambil keputusan.

Sebagai contoh, pemrograman linear digunakan para manajer untuk membantu mengambil kebijakan pengalokasian sumber daya. Selain itu, untuk menjalankan fungsi manajemen, diperlukan pula prinsip manajemen yang perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi dan situasi manajemen tertentu. Prinsip-prisnsip tersebut meliputi :

• Pembagian kerja (Division of work)
• Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
• Disiplin (Discipline)
• Kesatuan perintah (Unity of command)
• Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
• Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
• Penggajian pegawai
• Pemusatan (Centralization)
• Hirarki (tingkatan)
• Ketertiban (Order)
• Keadilan dan kejujuran
• Stabilitas kondisi karyawan
• Prakarsa (Inisiative)
• Semangat kesatuan, semangat korps

Selanjutnya, terlaksananya fungsi manajemen juga dipengaruhi oleh sarana manajemen yang merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Sarana tersebut dikenal dengan sebutan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.

• Men merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki suatu sistem manajemen.

• Money merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai yang perlu diperhitungkan secara rasional.

• Material terdiri dari bahan bahan yang tidak dapat dipisahkan dari manusia karena tanpa materi, tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

• Machine digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

• Method adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer.

• Market adalah tempat organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. 

Kelima sarana tersebut wajib dimilki oleh suatu system organisasi atau perusahaan agar fungsi manajemen dapat berjalan dengan lancar, dan tujuan pun dapat tercapai sesuai dengan apa yang direncanakan. Terakhir, adalah keterampilan yang harus dimiliki oleh manajer dalam menjalankan fungsi manajemen.

• Keterampilan konseptual (conceptional skill), yakni kemampuan untuk meramu sebuah ide, gagasan dan konsep guna tercapainya sebuah kemajuan. Gagasan, konsep dan ide yang diramu tersebut kemudian menjadi sebuah tindakan yang membuat itu semua tercapai.
  

• Kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain (humanity skill), yakni kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi yang seperti ini harus dimiliki oleh seorang atasan, agar hubungan dengan bawahan terjalin baik. Jika sudah demikian, kinerja pun akan baiki, hasil akhir pun akan tercapai dengan maksimal.
  

• Keterampilan teknis (technical skill). Keterampilan ini harus dimiliki seorang manajer, terutama manajer yang masih dalam tahap awal. Kemampuan untuk menangani hal-hal yang sifatnya teknis seperti menjalankan sebuah program di komputer, memperbaiki mesin produksi yang rusak, dan hal-hal teknis lain. Kemampuan ini dapat mendukung peran manajer dalam fungsi manajemen staffing dan directing/leading.

• Keterampilan manajemen waktu merupakan kemampuan seorang manajer dalam mengatur waktu yang dimilikinya, agar pekerjaan tercapai dengan sempurna. Keterampilan ini mendukung manajer untuk melakukan fungsi manajemen leading dan controlling.

• Keterampilan membuat keputusan merupakan kemampuan untuk menjabarkan dan memahami sebuah masalah kemudian mencari solusinya dan memutuskan. Kemampuan ini mendukung peran manajer dalam fungsi manajemen controlling.