Komunikasi Organisasi: Panduan Kecil Memahami Harga Diri Team Dalam Komunikasi.

Ilustrasi komunikasi organisasi

Mau gimana lagi? Komunikasi memang memegang peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi atau disebut komunikasi organisasi. Jikalah keberhasilan suatu organisasi sangat bergantung kepada kelancaran komunikasi yang dilakukan oleh para anggotanya, maka concern para manajer pun harus mampir pula untuk memahami apa itu komunikasi organisasi.

Gampangnya, komunikasi yang dihubungkan dengan suatu organisasi disebut komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi ini tentu akan berhubungan dengan suasana dan hubungan kerja di dalam organisasi tersebut.

Persepsi mengenai komunikasi organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli di antaranya menurut Katz dan Kahn adalah komunikasi organisasi merupakan suatu arus informasi, pertukaran informasi, dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi. Praktisnya, bisa dilihat ketika Anda mengikuti outbound training, atau pelatihan tentara. Peranan kode bersama, penting di sana.

Anda bicara kepada orang lain, adalah untuk membuatnya mengerti dan langsung menjalani, tanpa ada debat lagi, wong organisasi bukan suasana di ruang kelas, di mana ilmu diperdebatkan. Dalam organisasi, ilmu itu diterapkan dan dijalankan dengan efisien. Jika di antara organisasi ada yang reclutant karena harga dirinya ‘bermain’ berarti ada masalah tuh, dengan komunikasi organisasinya.

Goldhaber (1986), pernah memberikan definisinya mengenai komunikasi organisasi sebagai berikut : “Organizational communications is the process of creating and exchanging message within a network of interdependent relationship to cope with environmental uncertainly.” Atau maknanya, Komunikasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti.

Definisi di atas mengandung tujuh konsep kunci komunikasi organisasi,yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian. (Muhammad, 1995)

Proses, suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.

Pesan, yang dimaksud dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran itu nama dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Pesan dalam organisasi dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan bahasa, penerima yang dimaksud, metode difusi dan arus hubungan dari pesan. Pengklasifikasian pesan menurut bahasa dapat pula dibedakan atas pesan verbal dan pesa non verbal. Pesan verbal dalam oranisasi misalnya surat, memo, pidato, percakapan. Sedangkan pesan non verbal dalam organisasi terutama sekali yang tidak diucapkan atau tidak ditulis seperti, bahasa gerakan badan, sentuhan, nadasuara, ekspresi wajah, dan sebagainya.

Jaringan, organisasi terdiri dari satu seni orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang sesamanya ini terjadi melewati satu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang, atau keseluruhan organisasi. Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain, hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus pesan, dan isi dari pesan. Secara tradisional ada tiga klasifikasi arah jaringan komunikasi ini, yaitu komunikasi kepada bawahan, komunikasi kepada atasan, dan komunikasi horizontal.

Keadaan saling tergantung antara satu bagian dengan bagian lainnya menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan, maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi.

Hubungan, manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat suatu hubungan perlu dipelajari. Hubungan dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana, yaitu hubunan di antara dua orang sampai kepada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi.

Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dan pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal dari organisasi.

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan oleh terlalu banyaknya informasi yang diterima daripada yang sesungguhnya diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Salah satu urusan utama dari komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat berapa banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastian tanpa informasi yang berlebih-lebihan.

Komunikasi menurut Wiliam U. Hamey adalah organisasi terdiri dari sejumlah orang. Ia melibatkan keadaan saling tergantung; ketergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Sementara itu, komunikasi organisasi yang dikemukakan oleh Keith Davis adalah suatu organisasi tidak akan eksis tanpa adanya komunikasi.

Tidak akan memungkinkan terjadinya koordinasi kerja yang diharapkan. Kerja sama baik antara pimpinan dengan karyawan, maupun antara karyawan dengan karyawan tidak mungkin tercipta sebab mereka tidak mengomunikasikan kebutuhan dan perasaannya satu sama lain.

Efektivitas Komunikasi Organisasi

Komunikasi merupakan suatu bagian yang sangat penting dalam suatu sistem pengendalian organisasi, yang pada hakekatnya adalah untuk mencapai suatu tujuan melalui orang lain. Oleh sebab itu, komunikasi organisasi yang efektif penting dalam kegiatan organisasi. Menurut Cultip dan Center dalam bukunya “Effective Public Relations”, bahwa faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi organisasi efektif antara lain sebagai berikut.

Credibility (Kepercayaan). Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil, tidak ada saling percaya akan menghambat komunikasi.

Context (penghubung, pertalian). Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi/kondisi lingkungan pada saat komunkasi berlangsung. Misalnya, situasi atau keadaan yang sedang kacau, maka komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.

Content (kepuasan). Komunikasi harus menimbulkan rasa kepuasan, antar kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila isi berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan respon kepada pihak komunikator.

Clarity (Kejelasan). Kejelasan yang dimaksud adalah yang meliputi kejelasan isi berita. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang.

Continuity and Consistency (Kesinambungan dan Konsistensi). Komunikasi harus dilaksanakan secara terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.

Cafability of Audience (Kemampuan pihak Penerima Berita). Pengiriman berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. Jangan mempergunakan istilah-istilah yang memungkinkan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.

Channel of Distributions (Saluran Pengiriman Berita). Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan dipakai oleh umum. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan bisa melalui media cetak (surat, buletin, majalah) atau melalui radio, TV, dan telepon.

Dengan adanya komunikasi yang efektif di dalam organisasi akan timbul jalinan pengertian antara atasan dan bawahan sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dipahami, dimengerti dan kemudian dilaksanakan tanpa adanya keterpaksaan dan dapat mendorong bawahan untuk bekerja lebih produktif dalam melaksanakan tugas-tugas dari atasan.

Kepuasan Komunikasi Dalam Organisasi

Menurut Downes dan Hazen (1977) kepuasan komunikasi organisasi berkaitan dengan fungsi terapan komunikasi yang hasilnya begitu pragmatis bisa diterima oleh para pelakunya di dalam suatu organisasi, yakni:

Sejauh mana komunikasi dalam organisasi memotivasi dan merangsang para pegawai untuk memenuhi tujuan organisasi dan berpihak pada organisasi.

Sejauh mana para penyelia terbuka pada gagasan, mau mendengarkan dan menawarkan bimbingan untuk memecahkan persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Sejauh mana para individu menerima informasi tentang lingkungan kerja saat itu.

Sejauh mana pertemuan-pertemuan diatur dengan baik, pengarahan tertulis singkat dan jelas, dan jumlah komunikasi dalam organisasi cukup.

Sejauh mana terjadinya desas-desus dan komunikasi horizontal yang cermat dan mengalir bebas.

Sejauh mana informasi tentang organisasi sebagai keseluruhan memadai.

Sejauh mana para pegawai responsif terhadap komunikasi ke bawah dan memperkirakan kebutuhan penyelia.

Sejauh mana pegawai merasa bahwa mereka mengetahui bagaimana mereka dihargai

Pada akhirnya, komunikasi organisasi berkaitan dengan penghargaan dan bagaimana memahami dan saling bertukar konsep harga diri dalam organisasi terkait. Antara personal di segala tingkatannya, baik atasan-bawahan, maupun bawahan-bawahan.