Langkah-Langkah Mengirim E-mail yang Cepat dan Tepat

Ilustrasi langkah langkah mengirim email

Bagaimana langkah-langkah mengirim e-mail yang cepat dan tepat? Tentu itu menjadi pertanyaan kita semua, terutama bagi Anda yang sering menggunakan email untuk urusan pekerjaan Anda. Pengiriman email yang cepat dan tepat tentu akan sangat menghemat waktu dan mempercepat pekerjaan. Juga minimnya kesalahan yang dilakukan tentu akan membuat pekerjaan kita semakin baik dan menambah kredibilitas kita.

E-mail atau surat elektronik adalah hal yang sudah biasa saat ini. Sudah akrab sekali dengan kehidupan kita semua yang hidup di era teknologi. Dengan e-mail Anda dapat menghemat waktu, dan menghemat biaya.

Bandingkan saja dengan jika Anda berkirim surat melalui pos dengan perangko, atau bahkan dengan menggunakan kilat Khusus. Tentu Anda akan membutuhkan biaya yang cukup besar jika menggunakan kilat khusus itupun membutuhkan waktu minimal satu hari. ika Anda menggunakan perangko, tentu waktu yang dibutuhkan akan lebih lama. Belum lagi resiko rusak di jalan. Bisa dibayangkan jika dokumen yang dikirimkan tersebut sangat penting tentu akan membuat semua urusan berantakan. Mengirim e-mail tentunya lebih efektif dan efisien. Email bisa digunakan secara gratis. Anda hanya membutuhkan biaya untuk koneksi internet. Dan yang paling penting adalah email yang dikirimkan bisa diterima menit itu juga. Tidak usah menunggu berhari-hari atau dokumen yang dikirimkan rusak karena email mempermudah semuanya.

Isi e-mail bisa berupa tulisan, gambar, foto, rekaman suara, maupun video atau file-file komputer lainnya. Seringnya yang dikirim menggunakan e-mail biasanya untuk pengiriman file berupa text, layaknya sebuah surat. Namun, dibalik keunggulan email ini untuk mempermudah pekerjaan, sayangnya tidak semua orang bisa memanfaatkan keefisienan e-mail ini untuk berkirim berita atau yang lainnya.

Jika pun menggunakannya biasanya prosesnya lama karena tidak tahu apa dan bagaimana caranya. Oleh karena itu, berikut adalah langkah-langkah mengirim e-mail yang cepat dan tepat yang bisa Anda coba.

Pilih Penyedia Layanan E-mail Gratis

Banyak sekali penyedia layanan email yang menyediakan layanan ini. Namun tidak semuanya gratis, ada pula yang berbayar. Pastikan Anda cari yang menyediakan layanan e-mail gratis agar lebih hemat. Untuk memastikannya, sebelum Anda membuat account baca peraturanya terlebih dahulu.

Jika Anda masih bingung untuk mendapatkan alamat email, dua penyedia layanan email gratis ini bisa Anda gunakan karena dua penyedia layanan email gratis inilah yang saat ini paling banyak digunakan orang. Yaitu Gmail dan Yahoo. Adapun fitur-fiturnya sendiri tidak jauh berbeda, tetapi jika Anda membutuhkan email dengan kapasitas yang lebih besar, Anda bisa memilih Gmail. Sedangkan jika Anda memilih untuk menggunakan email yang lebih memasyarakat, Anda bisa memilih Yahoo.

Buat Account E-mail

Jika sudah memilih layanan email yang menyediakan layanan e-mail gratis, langkah selanjutnya adalah membuat account e-mail Anda. Karena jika Anda tidak memiliki account e-mail, tentunya Anda tidak bisa bebas berkirim dan menerima e-mail dari rekan, mitra bisnis atau bahkan dari pasangan Anda yang ada jauh di benua lain.

Alamat email ini diibaratkan seperti alamat rumah Anda. Tentu ketika mengirim barang melalui pos, tidak ada alamat yang tertera, barang tersebut akan dikembalikan. Begitu pula dengan email. Jika tidak ada alamat email, tentu saja email yang dikirim tidak akan pernah sampai.

Dalam membuat account email ini, pastikan Anda menghafalnya dengan baik. Alamat email biasanya dalam format account@penyedialayanan.com. Account di sini adalah alamat email yang ingin Anda pakai. Daftarkan alamat email yang mudah diingat, bisa berupa nama Anda semisal Dani. Selanjutnya @penyedialayanan.com ini sesuai dengan penyedia layanan email yang Anda pakai. Jika Anda memakai penyedia layanan Yahoo, maka alamat email Anda akan menjadi dani@yahoo.com dan jika Anda memakai Gmail alamat email Anda akan menjadi dani@gmail.com.

Hal penting lainnya dalam membuat akun adalah pemilihan password. Saat Anda membuat email, Anda akan diminta untuk memasukkan kata kunci yang akan digunakan untuk masuk ke account email Anda. Pastikan password ini juga mudah diingat, tetapi tidak mudah ditebak oleh orang lain karena password inilah kunci untuk membuka account Anda. Tanpa password ini, Anda tidak akan bisa membuka alamat email.

Pastikan Koneksi ke Internet Ok

Agar proses pengiriman e-mail Anda tidak mengalami hambatan, maka pastikan saat Anda akan mengirim e-mail koneksi internetnya sedang tidak mengalami gangguan. Apalagi ketika Anda ingin melampirkan file yang besar, koneksi internet harus diperhatikan. Jika Anda ingin melakukan pelampiran file yang lebih dari 5 Mb, dianjurkan untuk tidak menggunakan koneksi dial-up karena dengan koneksi ini Anda akan membutuhkan waktu yang sangat lama. Dianjurkan untuk pergi ke warnet dengan koneksi internet yang cepat untuk mempermudah proses lampiran file ini.

Selain itu, cek juga perangkat yang digunakan untuk pengiriman e-mail ini, baik menggunakan PC atau laptop apakah terdapat virus atau tidak. Virus bisa mempengaruhi file lampiran yang ada di email.

Masukan Alamat-Alamat E-mail pada Contact Anda

Dengan memasukan alamat-alamat e-mail, terutama orang-orang yang dekat dengan Anda, atau yang akan sering berhubungan dengan Anda melalui e-mail proses pengiriman bisa menjadi lebih cepat. Cantumkan nama depan dan nama belakang dari kontak yang ingin Anda masukkan. Jika kontak Anda tersebut merupakan kontak kolega bisa ditambahkan nama kantor tempat orang yang ada di dalam kontak tersebut bekerja. Jadi ketika akan membuat e-mail, untuk alamat e-mail tujuannya tidak perlu Anda ketik lagi, cukup menuliskan  nick name nya saja, alamat e-mail nya akan muncul seketika. Dan nama kantor akan sangat berguna ketika Anda lupa dengan nama orang yang harus Anda kirim email.

Semua alamat email ini bisa disimpan di kontak email dan bisa Anda edit saat pemilik alamat email berganti alamat email. Pastikan ketika Anda menerima email dari alamat yang belum ada di kontak, Anda menyimpan alamat email tersebut.

Siapkan File

Untuk pengiriman e-mail pastikan data apa saja yang akan Anda kirimkan. Agar Anda tidak harus mengirimkan beberapa kali e-mail pada orang yang sama. Karena itu akan memakan waktu lama dan tidak efektif. Lampirkan file-file yang akan dikirim ke orang yang sama dalam satu email saja. Hal ini untuk menghindari adanya email yang tidak sampai ke alamat yang dituju.

Atau jika e-mail yang Anda kirim menyangkut perasaan yang membutuhkan waktu untuk berpikir dan merasa-rasa, ketik terlebih dahulu pada aplikasi Notepad, jangan lupa disimpan. Ketika akan dikirim, Anda cukup melakukan copy paste saja sudah beres.

Kirimkan

Terakhir adalah proses pengiriman. Jika dipastikan semua file yang akan dikirim sudah Anda cek semuanya sudah lengkap, termasuk attachment. Dan yang pasti adalah jangan lupa mencantumkan subjek email. Subjek ini untuk memberitahu penerima email tentang isi dari email tersebut. Pastikan alamat e-mail sudah benar juga. Anda tinggal klik tombol sent, maka email pun akan terkirim pada saat itu juga.