Laporan Kegiatan

Ilustrasi laporan kegiatan

Pernahkah Anda membuat laporan kegiatan? Biasanya, laporan kegiatan dibuat oleh sebuah organisasi untuk beragam kegiatan yang dilakukan, misalnya kegiatan seminar, bazar, bakti sosial, pentas seni, atau perlombaan. Setelah kegiatan selesai dilakukan, laporan tentang pelaksanaan kegiatan tersebut tentu harus dibuat.

Biasanya, bagaimana bentuk laporan kegiatan yang Anda buat? Tentunya, setiap organisasi akan memiliki bentuk laporan kegiatan yang berbeda. Nah, berikut ini akan diuraikan bentuk laporan kegiatan yang umum digunakan.

Laporan Kegiatan - Pengertian Laporan Kegiatan

Secara umum, laporan kegiatan adalah suatu bentuk penyampaian keterangan mengenai pelaksanaan kegiatan yang telah dikerjakan. Laporan kegiatan juga merupakan salah satu bentuk komunikasi dari pihak yang diberikan tugas (panitia pelaksana) dengan pihak yang memberikan tugas.

Pembuatan sebuah laporan kegiatan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban dari panitia pelaksana kegiatan kepada pihak yang telah memberinya tugas untuk melaksanakan kegiatan tersebut.

Laporan kegiatan ditulis berdasarkan fakta-fakta yang terjadi saat dilaksanakannya kegiatan. Fakta tersebut merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan yang dialami oleh pihak yang melakukan kegiatan baik yang dilihat, didengar, atau dirasakan saat kegiatan berlangsung.

Sebenarnya, membuat sebuah laporan kegiatan tidak sesulit yang dibayangkan. Pada dasarnya, laporan kegiatan dibuat sesederhana mungkin agar tidak rumit dan dapat mudah dipahami oleh yang membacanya.

Dalam menyusun sebuah laporan kegiatan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut.

Isi laporan kegiatan yang dibuat harus lengkap. Dengan demikian, pihak yang membaca laporan akan merasa puas dan tidak perlu mempertanyakan kembali isi laporan kepada pihak yang membuatnya.

Laporan kegiatan harus dibuat dengan jelas baik dalam pemakaian kata, bahasa, maupun istilah. Dengan demikian, isi laporan mudah dicerna oleh yang membacanya. Laporan kegiatan yang dibuat dengan kata-kata yang tidak umum dan bahasa yang berbelit-belit akan membuat orang yang membacanya menjadi bingung.

Laporan kegiatan harus dibuat secara sistematis. Artinya, penyusunan laporan tersebut dibuat secara runtut berdasarkan sistematika dan pelaksanaan kegiatannya.

Isi laporan kegiatan harus mengenai sasaran, maksudnya langsung mengarah pada hal yang akan dilaporkan. Jangan menuliskan hal-hal yang tidak perlu untuk dilaporkan.

Isi laporan kegiatan harus berdasarkan pada fakta-fakta yang terjadi pada saat kegiatan dilaksanakan. Hal ini untuk menunjukkan bahwa pelaksana mampu menjalankan tanggung jawab yang diberikan dengan baik.

Laporan kegiatan dapat dilengkapi dengan foto-foto saat dilaksanakannya kegiatan, fotokopi tanda bukti, dan fotokopi surat keterangan yang ditempatkan pada bagian lampiran. Adanya kelengkapan tersebut akan membuat laporan kegiatan terlihat baik dan memberikan kepuasan bagi yang mengerjakan dan membacanya.

Laporan Kegiatan - Manfaat Laporan Kegiatan

Pembuatan laporan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban panitia pelaksana kegiatan pada pihak yang memberikan tugas tentu memiliki manfaat. Berikut ini beberapa manfaat pembuatan laporan kegiatan.

Laporan kegiatan bermanfaat dalam memberikan keterangan atau penjelasan tentang berjalannya kegiatan yang telah dilaksanakan. Panitia pelaksana kegiatan menyampaikan hasil pelaksanaan kegiatan secara tertulis kepada pihak yang telah memberikan tugas.

Laporan kegiatan akan memberikan manfaat jika terdokumentasikan dengan baik. Saat diperlukan kembali, laporan kegiatan tersebut dapat dijadikan bahan pertimbangan saat akan melaksanakan kegiatan yang sama. Hal-hal yang baik dapat dilakukan kembali. Sebaliknya, hal-hal yang kurang baik tidak diikuti dan dicari cara yang lebih baik saat kegiatan yang sama dilaksanakan.

Laporan kegiatan dapat dimanfaatkan sebagai bahan pertimbangan jika ingin membuat kegiatan yang sama. Jika berdasarkan laporan, kegiatan yang telah dilaksanakan berjalan baik dan bermanfaat, kegiatan yang sama dapat dilaksanakan kembali pada periode berikutnya. Namun, jika dalam laporan kegiatan tersebut banyak hal negatifnya, dapat dipertimbangkan kembali perlu tidaknya melaksanakan kegiatan yang sama. Bisa dicarikan alternatif lain untuk membuat kegiatan lain yang lebih bermanfaat.

Laporan Kegiatan - Isi Laporan Kegiatan

Setelah mengetahui pengertian dan manfaat laporan kegiatan, saatnya membahas isinya. Laporan yang baik adalah yang isinya bisa menjawab pertanyaan apa (what), mengapa (why), siapa (who), di mana (where), kapan (when), dan bagaimana (how).

Berikut ini sistematika dalam penulisan laporan kegiatan beserta contohnya.

Pendahuluan

Pendahuluan merupakan bagian pembukaan saat membuat laporan kegiatan. Berikut ini beberapa poin yang terdapat pada bagian pendahuluan.

1. Latar Belakang

Pada laporan kegiatan bagian ini, kita membuat latar belakang dari pelaksanaan kegiatan. Latar belakang ini biasanya memuat alasan-alasan yang menjadi dasar untuk melaksanakan kegiatan.

Contoh latar belakang:

Penyakit Akibat Pangan (PAP) merupakan masalah kesehatan masyarakat yang utama di semua negara, termasuk Indonesia. WHO melaporkan bahwa sebagai gejala utama dari PAP, diare menyebabkan kematian bagi 5 – 10 juta anak balita per tahun di negara berkembang. Diperkirakan sekira 70% kasus diare kemungkinan disebabkan oleh pangan yang terkontaminasi. Penyakit demam tifoid yang disebabkan oleh Salmonella thypii, suatu organisme invasif, menyerang manusia dengan masuk ke dalam saluran pencernaan dan dapat masuk ke dalam peredaran darah, merupakan salah satu penyebab utama penyakit akibat pangan. Media penularan penyakit ini adalah pangan. Pangan mentah, telur, ikan, udang, daging ternak, susu, salad mentega, cokelat, dan gelatin adalah beberapa jenis pangan di mana sering ditemukan Salmonella spp. Kebiasaan hidup yang kurang bersih dan dekatnya kontak antara limbah manusia dan sumber air minum seringkali menjadi perantara terjadinya penyebaran penyakit ini.

2. Tujuan

Pada laporan kegiatan bagian ini, kita menuliskan tujuan dalam melaksanakan kegiatan. Tujuan ini tidak cukup satu. Kita dapat membuat beberapa poin tentang tujuan tersebut.

Contoh tujuan:

Tujuan diadakannya seminar ini adalah sebagai berikut.

Meningkatkan kepedulian para stakeholders terhadap pentingnya hasil-hasil penelitian mengenai Salmonella spp

Menginformasikan dan mempresentasikan hasil-hasil penelitian tentang keamanan pangan khususnya Salmonella spp

Mengumpulkan hasil penelitian para anggota jejaring dalam bentuk abstrak

Terbentuk jaringan Salmonella-net

Isi

Isi laporan kegiatan merupakan bagian yang sangat penting karena menjadi bagian yang paling berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Berikut ini poin-poin yang terdapat dalam isi laporan kegiatan.

1. Jenis Kegiatan

Laporan kegiatan bagian ini menyebutkan bentuk kegiatan yang dilaksanakan, bisa juga dengan menyebutkan nama acara, misalnya "Seminar dan Workshop Jejaring Intelijen Pangan."

2. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kegiatan

Laporan kegiatan bagian ini menyebutkan waktu dan tempat saat dilaksanakannya kegiatan.

Misalnya:

Waktu
Selasa, 7 Mei 2012

Tempat
Hotel Acacia, Ruangan Rose 1
Jl. Kramat Raya 73-81, Jakarta 10450
Telp. 021 390 3030

3. Pelaksana Kegiatan

Laporan kegiatan bagian ini menyebutkan panitia acara.

Misalnya:
Kepanitiaan
DR. Ir. Siti Muslimatun, MSc
Dr. Rina Agustina-Ahmad, MSc
Ir. Dwi Nastiti, MSc
Evi Ermayani, STP

4. Persiapan dan Rencana Kegiatan

Laporan kegiatan bagian ini menjelaskan persiapan dan rencana untuk pelaksanaan kegiatan.

5. Peserta Kegiatan

Laporan kegiatan bagian ini menyebutkan peserta yang mengikuti kegiatan. Peserta ini dapat orang-orang khusus yang berkaitan langsung dengan kegiatan yang dilaksanakan ataupun umum bagi yang ingin mengikuti kegiatan.

6. Pelaksanaan Kegiatan

Pada laporan kegiatan bagian ini dijelaskan pelaksanaan kegiatan. Penjelasan diusahakan lengkap dan runtut sehingga pihak yang membacanya merasa jelas dengan pelaksanaan kegiatannya.

7. Hambatan

Pada laporan kegiatan bagian ini dijelaskan hambatan-hambatan yang dialami saat melaksanakan kegiatan serta cara yang telah dilakukan untuk mengatasinya.

Penutup

Bagian penutup merupakan bagian akhir dalam penulisan laporan kegiatan. Pada bagian ini biasanya terdapat simpulan mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan dan saran yang berfungsi untuk perbaikan bagi pelaksanaan kegiatan yang sama berikutnya.