Macam-Macam Rapat

macam macam rapat Ilustrasi macam-macam rapat

Macam-macam rapat itu sangat banyak. Dibedakan dari berbagai hal dan sudut pandang. Sebelum membahas lebih detail tentang macam-macam rapat sebaiknya kita harus tahu dahulu apa itu pengertian rapat.

Rapat adalah suatu pertemuan atau suatu perundingan yang bertujuan untuk memutuskan suatu permasalahan yang dilakukan secara musyawarah mufakat dalam suatu forum, yakni forum rapat yang bisa dalam bentuk formal maupun informal sehingga keputusan yang diambil itu sebisa mungkin adil dan tidak merugikan peserta rapat yang lain.

Macam-Macam Rapat

Dari berbagai segi dan sudut pandang, banyak sekali macam - macam rapat itu, mulai dari tujuannya sampai sifatnya. Berikut macam-macam rapat.

1. Macam-Macam Rapat Menurut Tujuannya

Rapat dibedakan menurut tujuannya ini mengacu berdasarkan apa yang diinginkan dari rapat tersebut. Rapat menurut tujuannya ini dibedakan menjadi:

a.Rapat penjelasan merupakan rapat yang mempunyai tujuan untuk memberikan pengarahan kepada peserta rapat.

b.Rapat pemecahan merupakan rapat yang diadakan untuk tujuan memecahkan masalah atau suatu hal yang perlu diambil keputusan secara bersama-sama.

c.Rapat perundingan merupakan rapat yang mempunyai tujuan untuk menghindari suatu permusuhan atau suatu perselisihan agar terjadi hubungan yang damai.

2. Macam-Macam Rapat Menurut Sifatnya

a.Rapat Resmi

Rapat resmi merupakan suatu rapat yang diadakan khusus untuk membahas sesuatu yang terbilang sangat penting sehingga dalam rapat ini diberlakukan sebuah aturan-aturan yang digunakan untuk mengendalikan jalannya rapat, dan setiap peserta rapat resmi ini sudah dilengkapi dengan bahan-bahan rapat dan diberitahukan pada waktu sebelumnya.

b.Rapat Tidak Resmi

Rapat tidak resmi ini terjadi secara kebetulan dan tidak memerlukan persiapan seperti rapat resmi. Biasanya yang di bahas dalam rapat ini hanya suatu hal yang biasa dan terjadi secara tiba-tiba.

c.Rapat Terbuka

Rapat ini merupakan rapat yang dihadiri oleh anggota, biasannya keseluruhan anggota diwajibkan untuk datang, dan hal yang dibahas dalam rapat ini bukanlah hal yang bersifat rahasia, melainkan hanya hal-hal biasa.

d.Rapat Tertutup

Jenis rapat ini adalah rapat yang dikhususkan oleh beberapa orang saja, dengan permasalahan yang dibahas adalah masalah yang sangat penting dan bersifat sangat rahasia.

3.Sesuai Jangka Waktu

Jenis rapat ini pembagiannya dipandang sesuai dengan jangka waktu dari rapat tersebut. Macam-macam rapat menurut jangka waktunya dibedakan menjadi:

a.Rapat Mingguan

Rapat mingguan merupakan rapat yang diadakan rutin setiap minggu, dalam rapat agenda yang dibahas biasanya mengenai kegiatan rutin atau masalah-masalah rutin yang ada dalam suatu organisasi.

b.Rapat Bulanan

Rapat yang dilakukan setiap sebulan sekali, biasanya dalam rapat ini yang dibahas adalah mengenai evaluasi kinerja dalam satu bulan tersebut, apa yang masih kurang, apa yang perlu dikembangkan, dan sebagainya.

c.Rapat Semesteran

Rapat semesteran ini dilakukan pada setiap akhir semester atau kurang lebih selama 6 bulan sekali. Rapat ini membahas tentang pencapaian yang diraih selama 6 bulan tersebut, apa yang tercapai atau apa yang kurang maksimal, dan dalam rapat ini biasanya disertai dengan rencana mengenai 6 bulan ke depan.

d.Rapat Tahunan

Rapat yang dilakukan pada akhir tahun atau akhir dari suatu kepengurusan jika dalam organisasi. Rapat ini dilakukan satu tahun sekali, biasanya rapat ini dilakukan untuk membuat suatu pertanggung jawaban, dan evaluasi dari semua kegiatan yang telah dilakukan selama satu tahun.

4.Macam-macam Rapat Sesuai dengan Frekuensinya

Rapat ini terjadi sesuai dengan frekuensi dari rapat itu apakah sering ataukah jarang, sesuai jadwalkah atau tidak. Rapat ini dibedakan menjadi:

a.Rapat Rutin

Rapat yang dilakukan dengan waktu yang sudah terjadwal dan sudah ditentukan,

b.Rapat Insidental

Jenis rapat ini merupakan rapat yang tidak mempunyai jadwal yang tetap, tetapi rapat ini dilakukan sewaktu- waktu, sesuai dengan kebutuhan, dan rapat ini biasanya dilakukan karena ada suatu pembahasan yang segera perlu dibahas.

5.Berdasarkan Hubungan

Rapat ini terjadi karena situasi hubungan dalam suatu struktur organisasi atau struktur organisasi, rapat ini dapat dipilah menjadi:

a.Rapat Vertikal

Rapat yang terjadi karena pemimpin memberikan suatu hal informasi yang dianggap penting dan harus diketahui oleh bawahannya. Dalam rapat ini pemimpin memberi kesempatan seluas-luasnya pada bawahannya untuk meberikan saran atau kritikan, dengan cara tersebut pemimpin akan membuat para bawahannya agar lebih termotivasi dalam berpikir yang kreatif.

b.Rapat Horizontal

Rapat ini terjadi antara pejabat yang mempunyai kedudukan yang setara atau tingkat dan golongan yang sama, misalnya guru dengan guru. Rapat Horizontal ini diadakan biasanya dalam memenuhi rangka untuk mendapatkan kejelasan dari masing-masing jobdesk atau tugas yang harus dilaksanakan, pada intinya rapat ini adalah rapat yang membahas koordinasi.

Keberhasilan Macam-Macam Rapat

Secara umum rapat akan berjalan sesuai dengan harapan jika dalam kegiatan pelaksanaannya sesuai dengan syarat-syarat yang biasa dilakukan untuk kesuksesan rapat. Syarat-syarat itu adalah:

1.Adanya Suasana Keterbukaan

Suasana keterbukaan dalam rapat sangat diperlukan dalam mencapi tujuan dari rapat itu. Hilangkan semua perasaan negative saling mencurigai apalagi sampai bermusuhan, bngunlah suasana yang kekeluargaan saling kerja sama dan saling memotivasi.

2.Tidak Adanya Monopoli

Dalam rapat semua peserta rapat hendaknya menghargai pendapat yang lain, tidak hanya dari satu orang saja yang sering berbicara dalam rapat, tapi seluruh peserta diajak untuk berbicara, berpartisipasi dan menggunakan haknya dalam rapat.

3. Keaktifan dalam Rapat

Rapat akan nampak hidup jika semua peserta turut aktif serta berperan serta dalam memberikan solusi mengenai permasalahan yang ingin dicari solusinya. Semua peserta rapat harus mempunyai jiwa mendengar yang baik, dan tidak memotong pembicaraan peserta lainnya. Jika diminta memberi pendapat, hendaknya dia meberi pendapat yang baik serta pendapat yang positif.

4. Adanya Pengawasan serta Bimbingan dari Pimpinan

Dalam proses rapat, peran pimpinan itu sangat menentukan juga karena dengan tidak adanya bimbingan dari pemimpin rapat, kemungkinan besar jalannya rapat akan terhambat dan tidak efektif. Peran pemimpin rapat tidak hanya memberi bimbingan saja, tetapi juga memberi motivasi serta melakukan pengawasan dalam jalannya rapat.

5. Tidak Mengedepankan Emosi, tetapi Mengedepankan Pendapat atau Argumentasi

Rapat, dalam prosesnya pasti sering terjadi perdebatan-perdebatan. Hal itu merupakan hal yang wajar dalam rapat. Akan tetapi, jika perdebatan itu mulai berdampak panjang, segera dihindari karena dapat membuat perpecahan dalam rapat maupun kelompok.

6.Pengajuan-Pertanyaan yang Sifatnya Singkat dan Jelas

Dalam mengajukan pertanyaan hendaknya singkat dan jelas karena dengan mengajukan pertanyan, akan membuat jalannya rapat sangat efektif karena tidak menyita waktu untuk mengklarifikasi jika pertanyaannya masih membingungkan atau tidak jelas. Padahal waktu dalam rapat itu sangat berarti.

7. Tepat waktu

Dalam rapat hendaknya semua peserta rapat memperhatikan dan mematuhi peraturan yang diberikan, misalnya saja, datang rapat itu harus sesuai dengan waktunya, tidak terlambat, ataupun jika terlambat hendaknya memberitahukan pada pimpinan rapat dengan disertai alasan ketelambatannya atau ketidakhadirannya.

Itulah macam-macam rapat, serta syarat-syarat agar rapat dapat berjalan dengan baik dan efektif. Tanpa memenuhi persyaratan tadi, kemungkinan besar rapat tidak akan berjalan, bahkan setiap peserta rapat akan melakukan hal-hal yang kurang pantas, misalnya saja mereka akan mempertahankan pendapatnya sendiri tanpa mempedulikan orang lain.

Itulah mengapa rapat juga bisa dijadikan sebagai tempat atau ajang untuk lebih mempererat rasa kekeluargaan dan rasa saling memiliki, rasa saling melengkapi, dan juga saling memberi motivasi.

Apalagi macam-macam rapat juga banyak, mungkin dengan adanya variasi tersebut juga akan menumbuhkan rasa yang bertanggung jawab serta disiplin yang tinggi.

Rapat sering digunakan oleh orang banyak dalam keseharian, baik ketika berada dalam situasi formal maupun tidak formal. Terdapat macam macam rapat yang berfungsi untuk membicarakan dan mendiskusikan satu kegiatan atau tujuan yang akan dilakukan oleh sekelompok orang.

Macam macam rapat ini berbeda, bergantung jenis kelompok yang mengadakan maupun maksud dari rapat tersebut. Misalnya, rapat yang dilakukan oleh keluarga akan berebda dengan rapat yang dilakukan di kantor atau dalam organisasi.

Begitupun dalam kelompok anak muda, akan berebda rapat yang dilakukan bersama teman-teman kelompok belajar dengan teman dalam organisasi. Untuk itu, rapat sendiri memiliki jenis yang bermacam-macam. Semuanya tergantung dari cara pandang serta dalam segin tinjauannya.

Macam Macam Rapat Berdasarkan Tujuan

Rapat Penjelasan (Teaching Conference) merupakan rapat yang dilakukan dengan tujuan memberikan penjelasan kepada seluruh anggota mengenai kebijaksanaan yang dilakukan oleh ketua kelompok atau pimpinan organisasi mengenai prosedur kerja baru. Biasanya, ketua kelompok atau pimpinan dalam organisasi mengadakan rapat ini, agar anggotanya dapat mengetahui jobdesk kerja apa saja yang harus mereka lakukan, dan apa targetan yang harus mereka capai.

Rapat Pemecahan Masalah (Problem Sulfing Conference) merupakan rapat yang dilakukan apabila dalam sebuah organisasi terdapat berbegai macam persoalan yang sulit untuk diatasi. Dalam rapat ini akan dibicarakan langkah apa yang harus mereka lakukan, dan solusi apa yang mereka dapat lakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Sehingga semua kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dapat tersu berjalan sesuai dengan rencana.

Dalam sistem manajemen POAC (planning, organizing, actuacting, controling), rapat ini akan sering diadakan, terutama pada saat proses actuacting dan controling ketika permasalahan mulai timbul. Permasalahan yang muncul harus segera diatasi demi lancarnya kegiatan organisasi.

Rapat Perundingan (Negotiation Conference) biasanya rapat yang dilakukan pula ketika terdapat masalah. Namun masalah di sini adalah masalah yang terjadi akobat adanya perselisihan antara organisasi dengan pihak yang bekerja sama, atau pihak lain yang terkait. Rapat dilakukan bukan dengan anggota organisasi, namun dengan pihak lain tersebut.

Dalam rapat ini, akan dilakukan semacam perundingan atau negosiasi untuk menghindari pertikaian yanng memanas. Perundingan ini akan menghasilkan solusi yang tidak merugikan kedua belah pihak, dan disepakati oleh keduainya.

Macam Macam Rapat Berdasarkan Sifatnya

Rapat formal merupakan sebuah rapat yang diadakan dengan resmi dan terencana. Di mana biasanya anggota rapat ini diundang secara resmi, dan rapat dilakukan dengan susunan acara yang teratur.

Rapat informal berbanding terbalik dengan repat formal. Biasnya rapat ini terjadi secara mendaadak dan tidak terencana sebelumnya. Anggota rapat pun bisa siapa saja. Biasanya, rapat ini terjadi ketika ada beberapa orang yang bertemu, dan secara tidak sengaja menemukan sebuah rencana. Akhirnya, mereka membicarakan rencana tersebut, dan hasilnya dapat dibawa ke rapat formal untuk dibicarakan bersama anggota lainnya.

Rapat terbuka biasanya dapat dihadiri oleh siapa saja, dan sifatnya tidak rahasia. Anggota yang dapatng untuk menghadiri rapat ini bersifat umum.
Rapat tertutup adalah kebalikan dari rapat terbuka. Rapat ini hanya dihadiri oleh orang-orang tertentu untuk membahas hal-hal yang sifatnya rahasia dan tidak boleh diketahui oleh orang banyak.

Macam macam Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya

Rapat mingguan merupakan rapat yang telah dianggendakan untuk diadakan setiap satu minggu. Dalam rapat ini akan dibahas berbagai pekerjaan yang telah dikerjakan beserta permasalahan dihadapi oleh anggota dalam menjalankannya. Sehingga dalam rapat ini akan dilakukan evaluasi kinerja serta apa saja pekerjaan yang harus mereka lakukan selanjutnya untuk 1 minggu mendatang.

Rapat bulanan hampir sama dengan rapat mingguan. Rapat ini merupakan rapat rutin yang dilakukan setiap bulan untuk membahas berbagai permasalahan dan peristiwa yang terjadi dalam 1 bulan yang telah berjalan.

Rapat semester ini dilakukan setiap semester. Tujuannya sebagai evaluasi kinerja selama 6 bulan serta untuk menentukan langkah selanjutnya yang harus dilakukan untuk 6 bulan berikutnya. Rapat tahunan sama seperti rapat lainnya, merupakan rapat rutin yang teragenda, namun dilakukan sekali dalam satu tahun.

Macam Macam Rapat Berdasarkan Frekuensinya

Rapat rutin merupakan rapat yang secara rutin harus dilakukan, telah diagendakan dan ditentukan waktunya. Rapat ini dapat dilakukan secara mingguan, bulanan, serta tahunan.

Rapat insidental berbeda dengan rapat rutin. Rapat ini tidak dilaksanakan berdasarkan jadwal yang telah ditentukan, tetapi berdasarkan kepada permasalahan yang sedang dihadapi. Rapat ini biasanya baru akan dilaksanakan apabila anggota mendapat masalah yang sangat penting, dan harus segera dipecahkan bersama solusinya.

Macam Macam Rapat Berdasarkan Namanya

Rapat kerja merupakan rapat yang dilakukan oleh seluruh anggota. Di mana dalam rapat ini akan dibahas semua rencana kerja dan targetan organisasi. Begitu pula dengan pembagian job desk kerja dalam periode waktu yang ditentukan. Namun, biasanya rapat ini hanya dilakukan satu kali dalam satu tahun. Semua pembagian tugas dalam rapat ini menjadi agenda besar yang harus terselesaikan dan akan diadakan rapat evaluasi kerja untuk membahas permasalahan yang ada, dalam waktu yang sifatnya insidental.

Rapat dinas biasanaya rapat yang diadakan apabila terdapat berbagai kepentingan pembicaraan mengenai urusan kantor sehari-hari dan menyangkut kedinasan. Rapat ini biasanya diadakan oleh intansi atau kantor.

Rapat Musyawarah kerja merupakan rapat untuk membiacarakan masalah yang sifatnya untuk mencapai kata sepakat pada anggota. Biasanya, rapat ini diadakan apabila ada anggota yang dalam perjalanan pelaksanaan tugas merasa tidak sepaham, dan terjadi protes kepada pimpinan. Kemudian diadakanlah musyawarah untuk mencapai kata sepakat.

Macam Macam Rapat Berdasarkan Keanggotaan

Rapat pimpinan merupakan rapat yang dihadiri oleh para petinggi organisasi. Biasanya dalam rapat ini, mereka akan membahas mengenai kepentingan yang berpengaruh pada kinerja organisasi. Selain itu, biasanya para petinggi ini juga membahas berbagai masalah yang tidak dapat diatasi oleh anggota lainnya, dan hanya berhubungan dengan mereka, untuk kelangsungan organisasi tersebut. Rapat ini juga membahas tanggung jawab tiap pimpiman departemen atau divisi serta manajemen yang mereka lakukan untuk kelangsungan organisasi.

Rapat Divisi merupakan rapat yang hanya dihadiri oleh anggota tiap divisi saja untuk membicarakan masalah pembagian kerja atau masalah yang mereka hadapi.

Rapat Umum adalah rapat yang dihadiri oleh anggota organisasi. Di mana, biasnya rapat ini diadakan untuk menginformasikan kebijakan perusahaan yang akan berpengaruh terhadap pembagian kerja anggota.

Macam macam rapat sebenarnya memiliki berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut. Tidak semua organisasi melakasakan macam macam rapat yang telah dijelaskan, namun terkadang tiap organisasi tersebut akan melaksanakan rapat yang disesuaikan dengan cara kerja mereka. Karena tiap organisasi memiliki cara kerja dan kebutuhan yang berbeda-beda. Namun, rapat tetap memegang peranan penting dalam kinerja organisasi, karena rapat merupakan komunikasi yang sangat efektif bagi tiap anggota organisai.