Macam-macam Surat – Beda Surat, Beda Fungsi

Ilustrasi macam-macam surat

Macam-macam surat. Anda tentu pernah menulis sebuah surat, bukan? Baik surat yang ditujukan untuk orang tua, teman, sahabat, ataupun rekan kerja. Macam-macam surat yang Anda tulis dan kirim tentu mempunyai fungsi yang berbeda. Misalnya saja menulis sebuah surat dinas tentu berbeda dengan menulis surat model pribadi. Anda tidak akan mencantumkan poin “Nomor”, “Lampiran”, ataupun “Perihal” pada surat pribadi. Berbeda dengan surat dinas yang mesti mencantumkan hal tersebut.

Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan atau memberitahukan berita/informasi dari seseorang atau lembaga (instansi) kepada seseorang atau lembaga yang dituju dengan mengikuti aturan dan bentuk serta kriteria tertentu. Ketika menulis macam-macam surat, harus menggunakan bahasa yang sesuai dengan etika, estetika, serta logika. Isi surat pun harus padat, jelas, dan menarik. Selanjutnya isi surat pun harus dapat mewakili isi dan tujuan surat.

Macam-macam surat seperti surat dinas, surat pribadi, surat niaga, mempunyai kegunaan yang tak sama. Beda surat tentu saja beda fungsi. Ketika Anda menulis macam-macam surat dinas, tentu akan berbeda fungsi serta kegunaannya seperti ketika Anda menulis macam-macam surat pribadi. Namun, kegunaan inti macam-macam surat tetap sama yaitu sebagai wakil penulis atau organisasi untuk berhadapan dengan seseorang atau lembaga yang dituju sehingga isi surat menggambarkan citra si pengirimnya.

Misalnya macam-macam surat dinas berfungsi sebagai pedoman kerja agar keputusan dan kebijakan bisa diterapkan. Selain itu, fungsinya sebagai alat pengingat bagi siapa pun yang menerima kiriman macam-macam surat dinas. Surat pribadi berfungsi untuk memberikan informasi atau berita pada teman, kerabat, atau apa pun yang bersifat personal.

Macam-macam Surat yang Beragam

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, surat memiliki jenis dan fungsi yang berbeda. Apa saja macamnya? Macam-macam surat dibedakan menurut kepentingan dan pengirimnya, macam-macam surat menurut isinya, macam-macam surat menurut sifatnya, macam-macam surat berdasarkan banyaknya sasaran, macam-macam surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, macam-macam surat berdasarkan wujudnya, serta macam-macam surat berdasarkan ruang lingkup sasarannya.

Macam-macam surat menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut:

1. Surat pribadi

   Macam-macam surat menurut kepentingan dan pengirim yang pertama adalah surat pribadi. Surat pribadi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang dibuat atau dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan maupun kepada organisasi atau lembaga.

   Jika surat ini ditujukan kepada seseorang kawan atau sahabat serta keluarga, dalam penulisan surat bahasanya relatif lebih bebas. Namun, jika surat yang ditulis ditujukan untuk lembaga atau instansi seperti surat lamaran pekerjaan, surat pengaduan, surat mengajukan kenaikan golongan, tentu saja bahasa surat yang digunakan harus resmi.

2. Surat dinas pemerintah

   Macam-macam surat menurut kepentingan dan pengirim yang kedua adalah surat dinas pemerintah. Surat resmi/dinas adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan atau memberitahukan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan kedinasan atau kegiatan kerja sebuah instansi pemerintah. Biasanya penulisan surat dinas akan bersifat formal dan resmi serta memiliki nomor surat dalam setiap penulisan surat dan pengirimannya.

3. Surat niaga

   Macam-macam surat menurut kepentingan dan pengirim yang ketiga adalah surat niaga. Surat dagang atau niaga adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan atau memberitahukan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaranan harga  barang, permintaan harga barang ataupun yang berkaitan dengan urusan perdagangan.

   Surat niaga biasanya dipakai oleh perusahaan atau badan usaha. Dalam surat niaga biasanya akan membahas mengenai penawaran harga, permintaan harga, komplain tentang pengiriman barang dan sebagainya tergantung dari subjek surat niaga itu.

4. Surat sosial

   Macam-macam surat menurut kepentingan dan pengirim yang keempat adalah surat sosial. Surat sosial adalah surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba atau non profit.

Sementara itu, macam-macam surat berdasarkan isinya bisa dibedakan sebagai berikut:

1. Surat keputusan
2. Surat perintah
3. Surat pemberitahuan
4. Surat panggilan
5. Surat peringatan
6. Surat permintaan
7. Surat laporan
8. Surat pengantar
9. Surat perjanjian
10. Surat penawaran
11. Surat pemesanan
12. Surat undangan
13. Surat lamaran pekerjaan

Isi surat tersebut menggunakan bahasa formal atau resmi, serta biasanya ada penomoran surat yang rapi ketika mengirim surat-surat tersebut.

Sementara itu, macam-macam surat menurut sifatnya dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Surat biasa, yaitu isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju atau dikirim.
2. Surat konfidensial atau terbatas, artinya isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja. 
3. Surat rahasia, maksudnya surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju saja. 

Macam-macam surat berdasarkan banyaknya sasaran dapat dikelompokkan menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. Selanjutnya, macam-macam surat berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya dapat terbagi menjadi surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus.

Macam-macam surat berdasarkan wujudnya terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, teleks, telegram, faksimile, memo, dan nota. Macam-macam surat berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas surat internal dan surat eksternal.

Contoh Macam-macam Surat Niaga

Dalam surat niaga biasanya akan mencakup mengenai penawaran harga, permintaan harga, komplain barang, permintaan diskon atau potongan harga dan hal apa pun yang berkaitan dengan kegiatan dagang. Berikut ini akan diberikan contoh macam-macam surat niaga.

Contoh Surat Permintaan

PT MATA SEJAHTERA
Jalan Boulevard Raya No.7 Tangerang 17510
Telp. 021-4205692

Tangerang, 5 April 2012
No. : 01/P/IV/I-2012
Lamp. : 1 (satu) lembar
Hal : Permintaan

Kepada
Yth. Kepala Bagian Penjualan
Niyu Digital Media
Jakarta

Dengan Hormat,

Melalui surat ini kami ingin memberitahukan bahwa kami akan segera membuka sebuah warung internet (Warnet) di Ruko Kuta Bumi, Jalan Pasar Kemis No.2 Tangerang. Oleh karena itu, kami membutuhkan 20 unit komputer, 1 unit printer, 1 unit scanner, sesuai yang Anda tawarkan pada iklan di Harian Kompas, tanggal 1 April 2012.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Anda untuk mengirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu mohon informasi mengenai cara pembayaran, syarat penyerahan barang, dan potongan harga. Kami tunggu informasi tersebut secepatnya. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ummu Mata
Pimpinan

Contoh Surat Penawaran

NIYU DIGITAL MEDIA
Jln. Teluk Mandar No. 20 Jakarta
Telpon 021-920345/920346

Jakarta, 7 April 2012
No. : 28/ND/IV/20-200420102
Lamp : 1 (satu) berkas
Hal : Penawaran Harga

Kepada
Yth. Pimpinan PT Mata Sejahtera
Ummu Matas
Di tempat

Dengan hormat,

Memenuhi surat permintaan penawaran perusahaan Anda nomor 01/P/IV/I-2012 tanggal 5 April 2012, kami Niyu Digital Media mengajukan penawaran penyediaan alat komputer dan perangkat penunjang dengan perincian sebagai berikut:

Demikian penawaran harga dari kami. Harga tersebut sudah termasuk install software Microsoft Office & Windows Seven orisinil, tapi belum termasuk harga biaya pemasangan instalasi. Mengenai spesifikasi komputer terlampir.

Hormat kami,

Danar Hadi