Manajemen Proyek, Alat, Proses, Rencana dan Tips Perencanaan Proyek

Setiap tugas memerlukan beberapa persiapan untuk mencapai hasil yang sukses. Mungkin akan dilakukan dengan lebih baik dengan menggunakan metode tertentu, kali ini yang dinamakan manajemen proyek. Dalam beberapa tempat dan dalam beberapap proses, metode manajemen proyek dapat membantu dalam perencanaan dan mengelola segala macam tugas, terutama kegiatan yang kompleks.

Definisi manajemen proyek adalah perencanaan dan pengelola perubahan dalam proyek suatu organisasi. Kata proyek ini tidak terbatas pada sesuatu yang serius dan bisnis besar saja,  tapi proyek juga dapat menjadi sesuatu yang tidak berhubungan dengan bisnis kecil-kecilan, bahkan situasi domestik, seperti pindah rumah atau perencanaan pernikahan. Metode manajemen proyek dan alat dapat berguna jauh lebih luas daripada orang sekadar lontar asumsi, tanpa pencatatan.

Berikut adalah aturan, proses, dan alat untuk perencanaan proyek dan manajemen proyek. Karena manajemen proyek yang benar juga membutuhkan keterampilan manajemen, dalam hal ini kepemimpinan. Metode dan alat yang digunakan oleh manajer proyek dapat bermanfaat bagi semua orang, jika ada contoh kasus yang sukses.

Yah, walau sebuah "tugas" tidak selalu harus disebut "proyek" dalam rangka untuk menerapakan suatu metode manajemen proyek. Tak masalah lah. Bahkan, tugas terkecil bisa mendapatkan keuntungan dari penggunaan teknik yang dipilih atau alat manajemen proyek, khususnya dalam tahap perencanaan.

Proyek dapat terdiri atas berbagai bentuk dan ukuran, dari yang kecil dan gampang mudah pengerjaanya, menuju proyek yang sangat besar dan lebih kompleks.

Unsur Pembentuk Manajemen Proyek

Nah, kira-kira dalam organisasi dan bisnis, manajemen proyek dapat berkaitan dengan apa saja? Anda bisa menambahkannya sesuai dengan kreativitas Anda sebagai manajer yang jeli melihat segala sesuatu yang terlibat dalam proses atau proyek yang kelak akan berjalan, misalnya, melihat keterlibatan unsur-unsur berikut ini.

• Orang, staf, dan manajemen.
• Produk dan jasa.
• Bahan, manufaktur, dan produksi.
• Teknologi informasi dan komunikasi.
• Modal, kendaraan, peralatan.
• Penyimpanan, distribusi, logistik.
• Bangunan dan tempat lokasi.
• Keuangan, administrasi, akuisisi dan divestasi.
• Pembelian.
• Penjualan, pemasaran, hipotek.
• Pengembangan sumber daya manusia dan pelatihan.
• Layanan pelanggan dan hubungan masyarakat.
• Kualitas, kesehatan, dan keselamatan.
• Hukum dan profesional (legal section).
• Teknis, ilmiah, penelitian dan pengembangan.
• Pengembangan bisnis baru.
• Dan hal lain yang membutuhkan perencanaan dan pengelolaan dalam organisasi.

Manajemen proyek yang sukses, untuk proyek-proyek besar atau kecil, cenderung mengikuti proses yang akan dijelaskan di bawah ini.

Kerangka Teknis Manajemen Proyek

Prinsip yang sama, digunakan secara selektif dan tepat, juga berlaku untuk tugas yang lebih kecil dalam perencanaan proyek Anda. Ingat, libatkan semua hal dan detail lebih baik, daripada meninggalkannya karena merasa hal besar sudah cukup menyulitkan. Tambahan lagi, teknik manajemen proyek tidak hanya untuk manajer proyek, teknik manajemen proyek tersedia bagi siapa saja untuk digunakan. Manajemen proyek, setidaknya memililiki kerangka teknis seperti ini.

Pertama, membuat spesifikasi yang tepat untuk proyek ini. Atau membuat kerangka acuan yang pragmatis, dan bisa dipakai, atau bisa dihindari bila ada sesuatu yang mengganjal langkah dan tujuan. Yang dilanjutkan dengan spek penting di bawah ini.

• Rencana proyek. Waktu, tim, kegiatan, sumber daya, keuangan - menggunakan alat manajemen proyek yang sesuai.

• Mengomunikasikan rencana proyek pada tim proyek Anda dan untuk setiap orang dan kelompok lain yang tertarik untuk terlibat di dalamnya.

• Menyetujui dan mendelegasikan tindakan proyek kepada lini masing-masing dengan pengawasan dan evaluasi yang holistik pada setiap bagian.

• Mengelola dan memotivasi. Menginformasikan, mendorong, memungkinkan tim proyek tetap solid dan berkerja sama demi menetapkan deadline yang ditetapkan.

Kedua, evaluasi alias memeriksa, mengukur, memantau, mengkaji kemajuan proyek, menyesuaikan rencana proyek, dan menginformasikan tim proyek, dan lain-lainnya bila ada kendala pada tingkat top man atau pada tingkat finansial agar suatu kelemahan bisa diperkuat dengan kapasitas yang ada dan evaluasi ini pula terdiri dari dua kegiatan tambahan.

• Melengkapi proyek. Meninjau dan melaporkan kinerja proyek, memberi pujian dan terima kasih kepada tim proyek, penghargaan yang layak, serta memanusiakannya sebagai bagian dari apa yang telah dibangun bersama.

• Proyek follow-up. Membuat pelatihan terapis bagi para anggota proyek yang terlibat, berekreasi memulihkan diri mereka sebagai tim yang kelak bisa dilibatkan dalam proyek lainnya, sementara itu mengkaji tim baru yang mendukung, keberlangsungan dan manfaat, proyek yang telah berjalan.

Mengapa Penting untuk Membuat Kerangka Acuan Manajemen Proyek?

Sering disebut "kerangka acuan" proyek atau spesifikasi proyek yang harus menjadi deskripsi akurat tentang untuk apa proyek ini bertujuan? Dan, apa kira-kira kriteria dan fleksibilitas pelaku akan yang terlibat, parameternya bagaimana proyek disebut sukses, lingkup, jangkauan, output, sumber, peserta, anggaran dan rentang waktu deadline proyek semuanya merupakan bagian dari kerangka acuan. 

Biasanya, manajer proyek harus berkonsultasi dengan orang lain dan kemudian setuju akan suatu spesifikasi proyek dengan atasannya atau dengan otoritas yang relevan. Spesifikasi mungkin melibatkan beberapa draft acuan administrasi yang harus ditandatangani sebelum disepakati, apalagi bila proyek itu melibatkan perizinan di Indonesia yang luar biasa harus ditangani seseorang yang ahli dan sangat mujur. 

Sebuah spesifikasi dalam manajemen proyek juga sangat penting dalam menciptakan akuntabilitas yang terukur bagi siapa saja yang ingin terlibat dan tertarik mengajukan modal untuk kesuksesan proyek tersebut. Taruhlah, jika proyek Anda ini, kerangka jelas, maka orang pun tidak sungkan akan terlibat dan mendukung, sejauh mereka pun kelak akan mendapatkan keuntungan yang jelas. 

Selamatkan Karier Anda

Manajemen proyek yang memilki kerangka acuan juga menyediakan disiplin dan kerangka kerja yang sangat penting untuk menjaga proyek tetap berada pada trek yang benar dan peduli dengan tujuan yang disepakati dengan parameter yang jelas dan tegas. Sebuah spesifikasi proyek yang benar dirumuskan dan disepakati, untuk melindungi Anda sebagai manajer proyek ketika kelak dimintai pertanggungjawaban atas isu-isu yang berada di luar lingkup proyek atau yang ada di luar kendali manajer proyek.

Proyek besar yang dapat menghabiskan waktu mingguan atau bulanan untuk sekadar menyetujui syarat yang tercantum pada referensi proyek. Hal itu bisa dimengerti karena setiap proyek itu values by money. Berdiri di atas modal. Semakin besar modalnya, maka semakin lama pematangannya.

Proyek bisnis yang paling normal hanya memerlukan beberapa hari berpikir dan konsultasi untuk menghasilkan spesifikasi proyek yang cocok. Nilai uangnya pun barangkali tidak seberapa. Tapi tetap harus mendapatkan kualitas manajemen proyek yang tepat jika tidak ingin kepercayaan kepada manajerial Anda hilang.

Jangan Mati Langkah di Perencanaan

Rencanakan berbagai tahapan dan kegiatan proyek. Bila memungkinkan (dan tentu saja jika diperlukan, akan selalu pula diperlukan) coba libatkan tim Anda dalam perencanaan. Tips bermanfaat adalah mencoba time remaining dari tujuan akhir atau hitung waktu mundur bersama tim dan bukan hitung maju. Karena bila hitung maju, Anda akan mudah mati dalam langkah. Matikan Waktu Perencanan dalam deadline yang ketat.

Gunakan brainstorming (mencatat ide-ide dan poin secara acak - biasanya dengan tim proyek), untuk membantu mengumpulkan poin dan isu-isu dan untuk mengeksplorasi inovasi dan ide-ide, ketika Anda mentok di jalan. Karena manajemen proyek yang ketat pada deadline tidak akan pernah kehabisan ide.  

Manajemen Proyek - Memilih Tim

Bagian penting lainnya dari tahap perencanaan adalah memilih tim Anda. Ambil hati-hati, terutama jika Anda memiliki anggota tim dikenakan pada Anda sebuah proyek yang singkat. Memilih dan mendapatkan komitmen dari anggota tim yang biasanya terdiri dari karyawan yang sudah ada, para freelance, kontraktor, pemasok, konsultan atau mitra lainnya adalah penting untuk kualitas proyek. Lalu, kemudahan Anda mengelola mereka didasarkan pada kualitas kepemimpinan.

Umumnya, Anda mencoba untuk membangun tim Anda sesegera mungkin. Jangan terburu-buru, biasanya orang yang tepat itu bakal muncul bagai bidak catur, terlihat jika semua sudah bergerak.

Berbagai perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia di atas, Anda bisa pelajari. Mudah-mudahan bisa bermanfaat.