Menulis Pengumuman yang Informatif

Ilustrasi menulis pengumuman

Apa Itu Pengumuman?

Apa yang Anda pikirkan ketika mendengar kata pengumuman? Lantas, apakah perbedaan pengumuman dengan berita? Pada dasarnya, keduanya merupakan bentuk informasi mengenai suatu peristiwa atau keadaan yang harus diketahui khalayak ramai. Akan tetapi, keduanya tentu saja memiliki perbedaan.

Pengumuman adalah bentuk pesan atau informasi yang disampaikan kepada khalayak ramai. Pengumuman bertujuan untuk menyampaikan sesuatu supaya diketahui oleh masyarakat umum. Menulis pengumuman biasanya hanya menyampaikan informasi atau pesan agar masyarakat tahu dan memberi respon tertentu jika pengumuman tersebut perlu direspon.

Dari jurnalistik adalah mula pertama tumbuhnya Publisistik. Artinya menurut sejarahnya, yang lahir pertama-tama adalah: Jurnalistik. Baru kemudian meluas menjadi: Publisistik. Karena itu jika sejarah pertumbuhannya digali lebih jauh, maka istilah jurnalistik adalah berasal erat hubungannya dengan istilah Acta Diurna. Artinya: segala kegiatan dari hari ke hari.

Pada zaman Romawi, yaitu pada zaman pemerintahan Julius Caesar, diatas forum, lazim ditempatkan pada papan pengumuman yang berwarna putih, dimana ditempelkan pengumuman-pengumuman atau berita-berita dari dinas pemberitaan resmi. Pengumuman – pengumuman itu ada dua macam :

1. Pengumuman yang berisi laporan-laporan dan keputusan-keputusan Senat, disebut Acta Senatus.
2. Pengumuman-pengumuman yang berisi laporan-laporan tentang rapat-rapat Dewan Perwakilan Rakyat dan berita-berita lainnya, disebut : Acta Diurna, (Acta Diurna populi Romawi).

Pengumuman-pengumuman ini dapat disalin atau diikuti oleh setiap orang yang menghendakinya.

Kemudian timbul kebutuhan, agar pengumuman-pengumuman dan berita-berita itu tersebar ke seluruh negara, maka pengumuman-pengumuman dan berita-berita itu, kecuali ditempatkan di papan pengumuman, disebarkan pula melalui kurier / dibawa orang. Orang yang menyebarkan pengumuman-pengumuman itu kemudian disebut: diurnarli atau diurnarius.

Jenis Pengumuman

Pengirim atau pembuat pengumuman biasanya merupakan sebuah lembaga maupun perseorangan. Sifat pengumuman pun bisa resmi maupun tidak resmi. Berikut ini merupakan beberapa jenis dan contoh pengumuman.

• Pengumuman lembaga pemerintah (resmi), misalnya pengumuman mengenai pemadaman listrik.

• Pengumuman organisasi sekolah (resmi), misalnya pengumuman mengenai reuni akbar.

• Pengumuman panitia lomba (resmi), misalnya pengumuman mengenai lomba membaca Al quran.

• Pengumuman panitia amal (resmi), misalnya pengumuman mengenai kegiatan amal untuk pembangunan masjid atau sumbangan anak yatim.

• Informasi layanan umum (bisnis), misalnya daftar apotek jaga, daftar telepon penting, dan kurs mata uang asing.

• Pengumuman perseorangan (tidak resmi), misalnya pengumuman kehilangan atau pengumuman dukacita.

Aturan Menulis Pengumuman

Sesuai nama dan tujuannya, pengumuman memiliki sifat yang terbuka sehingga boleh diketahui siapa pun. Membuat sebuah pengumuman tidaklah mudah dan jangan asal-asalan. Ada kaidah atau aturan tertentu yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut.

• Gunakan bahasa yang efektif atau disesuaikan dengan sasaran pengumuman.

• Hindari penggunaan istilah maupun kalimat yang bersifat ambigu atau menimbulkan tafsiran ganda.

• Isi pengumuman harus singkat, padat, dan jelas.

• Gunakanlah cara penyampaian yang menarik, baik dari segi bahasa maupun tampilan pengumuman, agar memancing keingintahuan masyarakat terhadap informasi yang disampaikan.

Pengumuman merupakan salah satu hal yang paling sering ditulis. Setiap hari, orang-orang dari berbagai latar belakang menulis pengumuman untuk beragam keperluan.

Asalkan tak buta huruf, semua orang pasti bisa menulis pengumuman. Jika sudah biasa menulis (cerpen, artikel, feature, dan lain-lain), menulis pengumuman pasti bukan hal yang sulit. Namun jika tidak biasa atau bahkan tidak bisa membuat tulisan tersebut  (cerpen, artikel, feature, dan lain-lain), bukan berarti tak dapat menulis pengumuman.

Menulis pengumuman memang tak melulu mengandalkan pada kemampuan menulis isi (content) pengumuman. Lagipula, isi pengumuman bisa jadi singkat saja atau sangat standar (misalnya pengumuman rapat senat mahasiswa, pengumuman kegiatan OSIS, atau pengumuman bakti sosial).

Seringkali yang diminta menulis pengumuman ini adalah orang yang memiliki tulisan tangan bagus, pintar menggambar, memiliki style artistik yang baik, atau menguasai software desain komputer yang memadai.

Pengumuman ini bisa ditulis dalam bentuk: brosur, liflet, pamflet, poster, atau spanduk. Isi pengumuman dalam bentuk-bentuk ini bisa sama persis atau dibuat agak berbeda.

Jika menulis pengumuman dalam bentuk brosur, liflet, atau pamflet, informasi yang disampaikan bisa lebih panjang dan lengkap. Hal ini karena  brosur, liflet, atau pamflet memang dibuat untuk dibagi-bagikan, dibawa pulang, dan dapat dibaca berulang-ulang pada kesempatan lain di mana saja.

Namun tidak demikian halnya jika menulis pengumuman dalam bentuk poster atau spanduk. Poster dan spanduk yang dipasang di tempat-tempat strategis hanya dilihat sepintas dalam waktu singkat.

Kalaupun dapat melihat dan membaca isi pengumuman dalam poster atau spanduk itu dengan seksama, pembacanya tetap tak dapat membawa pulang poster atau spanduk itu. Paling-paling mencatatnya. Itu pun kalau membawa alat tulis.

Kalau tidak membawa alat tulis, pembaca harus mengingat-ingat isi pengumuman itu. Bagaimana kalau isi pengumuman itu terlalu banyak untuk diingat? Kemungkinannya, isi pengumuman itu akan segera terlupakan atau tak teringat dengan baik. Jadi, saat menulis pengumuman pada poster atau spanduk, perhatikan hal berikut:

1. Informasi

Berikan informasi lengkap. Jika terlalu banyak, pilih poin-poin penting. Informasi yang harus dicantumkan adalah: nama acara, waktu pelaksanaan, lokasi acara, biaya (jika ada), serta contact person yang dapat dihubungi untuk memperoleh informasi lebih lanjut.

2. Susunan kalimat

Hindari kalimat-kalimat yang panjang, tidak efektif, mubazir, dan bertele-tele. Sebaliknya, gunakan kalimat-kalimat yang ringkas, padat, dan mudah dimengerti. Hindari menyingkat-nyingkat kata, seperti: hr (hari), aplg (apalagi), slmt (selamat), smg (semoga), dan sebagainya. Tidak semua orang mengerti singkatan-singkatan ini. Jika terpaksa, boleh menggunakan singkatan yang sudah dimengerti umum, seperti: dll (dan lain-lain), dsb (dan sebagainya), dst (dan seterusnya). Hindari menggunakan bahasa alay. Selain kurang enak dilihat, bahasa alay pun susah dimengerti.

3. Tata letak

Pergunakan tata letak yang indah namun enak dilihat dan tidak memusingkan. Buatlah pembaca pengumuman itu dapat langsung menemukan informasi yang dibutuhkan dalam sekali lihat.

4. Desain

Desain berfungsi memikat perhatian. Apa pun desain yang digunakan (minimalis, komikal,  penuh ornamen, dan sebagainya) hendaknya jangan sampai menutupi informasi yang disampaikan.

Menulis pengumuman tidaklah terlalu sulit jika sudah mengetahui langkah-langkah penulisan pengumuman. Biasanya langkah-langkah penulisan pengumuman terdiri atas persiapan yang meliputi pencatatan seluruh informasi yang akan disampaikan, memasukkan informasi ke dalam kerangka penulisan – judul, isi, penutup – kemudian berlanjut ke tahap penulisan pengumuman, yaitu mengembangkan kerangka menjadi pengumuman.

Hal terakhir adalah revisi atau penyuntingan tulisan/editing pengumuman yang akan kita buat. Jika masih bingung, Anda bisa melihat beberapa contoh pengumuman yang ada pada artikel ini.

Selain langkah penulisan pengumuman yang harus kita ketahui, ketika menulis sebuah pengumuman ataupun contoh pengumuman, kita harus mengetahui bahasa pengumuman yang biasa dipakai. Umumnya, bahasa pengumuman terdiri dari kalimat perintah, kalimat permintaan, kalimat ajakan, dan kalimat pengharapan. Contoh kalimat perintah ada pada contoh pengumuman berikut: 

Para pengunjung kebun binatang dilarang memberi makan hewan! 

Para pengunjung taman wisata Mekar Sari agar menjaga kebersihan kawasan kebun!

Contoh kalimat ajakan ada pada contoh pengumuman berikut: 

Ayo kita jaga kelestarian hutan! Mari kita jaga kebersihan lingkungan RT kita!

Contoh kalimat ajakan ada pada contoh pengumuman berikut: 

Departemen Kehutanan meminta agar para pendaki melapor ke pos terdekat.

Ketua RW menghimbau agar semua warga membersihkan lingkungan warga pada hari Sabtu tanggal 21 April 2011 pukul 8.00 WIB. 

Contoh kalimat pengharapan dalam contoh pengumuman berikut: 

Pemerintah Daerah setempat dan Departemen Kehutanan mendoakan seluruh pendaki diberi keselamatan dan kelancaran dalam pendakian.

Contoh Pengumuman

Menulis sebuah pengumuman harus menggunakan kalimat-kalimat yang efektif sehingga dapat dibaca atau didengar dengan jelas dan singkat. Jika isi suatu pengumuman tidak lengkap dan tidak jelas akan menimbulkan kebingungan bagi para pembacanya. Kalau sudah seperti itu, tujuan dari pembuatan pengumuman tidak akan tersampaikan. 

Berikut beberapa contoh pengumuman mengenai pemberitahuan informasi pelelangan, contoh pengumuman tentang informasi karyawisata, dan contoh pengumuman informasi lomba menulis dan membaca puisi. Selain itu, dituliskan juga contoh pengumuman dalam bahasa Inggris.

Contoh pengumuman resmi atau formal 1:

PENGUMUMAN
Pelayanan Pajak, Jalan Boulevard Raya 29, Jakarta Pusat melalui Kantor Lelang Negara Jakarta akan mengadakan pelelangan barang-barang sitaan milik PT JAYA SENTOSA berupa peralatan dan perlengkapan kantor. Pelelangan akan dilaksanakan:

Hari/tanggal : Senin, 23 April 2012

Waktu : Pukul 10.00

Tempat : Jalan Salemba Raya 16

Barangsiapa yang berminat, dipersilakan untuk datang pada waktu yang ditentukan tersebut.

Hormat kami,
Kantor Pelayanan Pajak

***

Contoh pengumuman resmi 2:

PENGUMUMAN
SMP Bakti Merdeka akan mengadakan karyawisata ke Bandung. Pelaksanaannya pada 29 April 2012. Biaya perjalanan karyawisata sebesar Rp.50 ribu (sudah termasuk ongkos transport, snack dan makan siang).

Peserta karyawisata seluruh siswa kelas VIII. Bagi siswa kelas VIII dipersilakan mendaftar ke panitia karyawisata di ruangan OSIS setiap jam istirahat sekolah. Pendaftaran ditutup dua hari sebelum kegiatan. 
Atas perhatiannya, terima kasih.

Hormat kami,
Panitia Karyawisata

***