Teknik Menulis Surat Dinas

Dalam sebuah perusahaan atau instansi, kemampuan menulis surat dinas mutlak diperlukan oleh seorang sekretaris. Surat dinas merupakan media komunikasi resmi yang berisi pesan atau informasi penting dalam sebuah instansi atau antar instansi pemerintahan.

Mengenal Surat Dinas

Sebelum menulis surat dinas kita perlu mengenal terlebih dahulu apa itu surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah bukan swasta. Surat dinas digunakan untuk keperluan komunikasi antar kantor dan biasanya dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat pada sebuah instansi pemerintah.

Menulis surat dinas sangat berbeda dengan menulis surat pribadi dan surat niaga. Ada aturan mengenai estetika, isi dan bahasa surat yang harus dipatuhi.

Ciri-ciri Surat Dinas

Sebelum menulis surat dinas kita perlu mengenal ciri-ciri umum surat dinas. Adapun ciri-ciri umum surat dinas diantaranya yaitu;

• Format resmi (sudah baku), tidak bisa semaunya.
• Isi singkat, padat dan langsung pada maksud dan tujuan
• Menggunakan bahasa baku (sesuai EYD), jelas, padat dan komunikatif.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki fungsi dan kedudukan yang sangat penting dalam administrasi sebuah instansi pemerintah, diantaranya yaitu:

1. Dokumen tertulis
2. Pedoman kerja, serta panduan dalam membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
3. Reminder (pengingat) atau arsip jika suatu saat diperlukan
4. Bukti historis, sebagai gambaran perkembangan instansi yang bisa dilihat suatu saat nanti.

Macam-macam Surat Dinas

Berikut beberapa contoh surat yang termasuk surat 

1.    Surat Permohonan

Surat permohonan merupakan surat yang berisi permintaan atau permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan kepada pejabat tertentu untuk meresmikan suatu acara, permohonan izin, permohonan mutasi dan sebagainya.

Hal-hal yang harus dicantumkan dalam sebuah permohonan adalah;

1. Identitas pemohon.
2. Tujuan dan alasan permohonan
3. Isi permohonan
4. Batasan waktu untuk menjawab permohonan
5. Pernyataan kesungguhan dalam bermohon.

2.    Surat Pemberitahuan

Sesuai dengan namanya surat pemberitahuan memuat informasi tentang pengumuman atau sosialisasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh pihak terkait. Jadi surat ini sifatnya hanya sebagai penyampai kabar atau informasi. Sehingga tanggapan dalam bentuk surat tidak diperlukan.

Adapun sitematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut;

1. Bagian pembuka; memuat masalah pokok surat.
2. Bagian isi; memuat rincian, uraian atau penjelasan dari masalah pokok yang diinformasikan
3. Bagian penutup; memuat harapan agar pihak yang dimaksud memaklumi hal-hal yang disampaikan.

3.    Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat yang memuat informasi dan keterangan resmi mengenai status atau kondisi seseorang/barang yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang. Contohnya surat keterangan berkelakuan baik, surat keterangan domisili, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan bebas dari narkoba dan lain sebagainya.

Surat ini biasanya dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan instansi tertentu atas permintaan dari yang berkepentingan. Hal-hal yang harus disebutkan dalam surat keterangan diantaranya yaitu;

1. data pribadi dan jabatan pihak yang menerangkan.
2. data pribadi pihak yang diterangkan
3. Isi keterangan
4. Tanggal berlakunya surat.
5. pernyataan tentang kebenaran isi keterangan tersebut.

4.    Memo dan Nota Dinas

Memo (memorandum) berasal dari kata memory yang artinya ingatan atau pengingat. Nota berasal dari kata note (bahasa inggris) yang berarti catatan. Memo dan nota dinas merupakan surat khusus yang dipakai sebagai sarana menyampaikan pesan atau pengingat antar pejabat dalam lingkungan instansi atau lembaga.

Jadi menulis surat dinas tidak terlalu sulit. Kita hanya perlu mematuhi aturan baku dan format yang berlaku. Selamat menulis surat dinas.