Dominasi Microsoft Word Sebagai Aplikasi Kantoran

Ilustrasi microsoft word

Siapa yang tidak kenal dengan nama besar Microsoft. Produk perangkat lunak yang diusung perusahaan besar ini telah mendunia, terutama 2 produk utama mereka yaitu Microsoft Windows dan Microsoft Office. Microsoft Windows adalah sistem operasi yang menjadi landasan sebuah komputer dalam menjalankan berbagai operasi. Sedangkan Microsoft Office adalah aplikasi untuk pengolahan kata dan data yang terdiri dari beberapa aplikasi, salah satunya adalah Microsoft Word.

Berbagai Fitur dari Microsoft Word

Tentu Microsoft Word sudah menjadi aplikasi yang tidak asing lagi bagi sebagian besar orang, terutama mereka yang duduk di dunia pendidikan dan dunia kerja. Microsoft Word telah menjadi aplikasi utama di dalam mengerjakan tugas baik tugas sekolah maupun tugas dalam pekerjaan di kantor. Berbagai fitur dan kemampuan yang dimiliki aplikasi ini sangat membantu dalam menyelesaikan berbagai laporan dan tugas lainnya.

Secara umum, Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata. Namun dibalik itu, banyak fitur tambahan yang dibawa oleh aplikasi ini. Microsoft Word yang saat ini sudah mencapai versi 2010 memiliki berbagai fitur yang dapat membantu dalam pekerjaan, seperti:

Format tulisan. Format tulisan merupakan hal yang sangat mendasar yang dimiliki oleh Microsoft Word. Walaupun mendasar, fitur ini sangat bermanfaat terutama di dalam mempercantik dokumen yang kita buat.

Dengan Adanya fungsi format ini, Anda bisa mengubah tampilan huruf, tampilan paragraf, memberikan garis tepi dan lain sebagainya dalam dokumen sehingga tampak lebih menarik. Anda juga bisa membuat paragraf untuk rata kiri, kanan atau terletak di tengah-tengah. Begitu pula dengan teks yang Anda buat, bisa dibuat cetak tebal, garis bawah maupun teks miring.
Fungsi insert dan drawing. Fungsi ini memberikan nuansa yang berbeda dalam dokumen yang Anda buat. Dengan fungsi insert, Anda bisa menambahkan berbagai gambar, tabel maupun tulisan indah ke dalam dokumen yang Anda buat.

Dengan fungsi drawing, Anda bisa menambahkan gambar bentuk-bentuk tertentu, kotak, garis, diagram dan lain sebagainya. Tentunya dengan fasilitas ini, dokumen yang Anda buat akan lebih lengkap dan menarik.
Fitur tabel. Selain teks, Anda juga bisa menambahkan tabel ke dalam dokumen yang Anda ketik dengan menggunakan Microsoft Word. Anda bisa memberikan berbagai efek pada tabel yang dibuat sehingga dokumen akan tampak lebih bagus.

Bahkan dengan tabel, Anda pun bisa membuat kalender. Anda bisa mendesain sendiri jenis kalender yang dibuat. Meski desainnya tidak secantik menggunakan corel draw atau adobe photoshop, paling tidak untuk kepentingan pribadi dan dicetak dengan kertas sederhana maka sudah cukup menggunakan word untuk membuat kalender.

Dengan pembuatan kalender menggunakan Microsoft Word, Anda bisa membuat catatan langsung tentang apa yang bakal Anda kerjakan. Bagi para penulis, ia bisa menargetkan tulisan demi tulisan yang mesti disiapkan. Jika dalam bentuk artikel, ia bisa menentukan berapa banyak artikel dan tanggal berapa artikel mesti selesai.

Demikian juga dengan penulis buku. Ia bisa menentukan kapan deadline buku yang ingin ditulisnya bisa selesai. Cara ini tentu saja praktis dan tak perlu membeli kalender. Manfaatkan saja Microsoft Word, maka kalender bisa siap dengan cepat.

Fitur Posting Blog dan Screenshot. Di Microsoft Word versi terbaru (2007 dan 2010) ada fitur untuk mempublikasi blog dengan lebih mudah. Selain itu juga sudah terdapat fungsi screenshot untuk mengambil tampilan layar dan menempatkannya ke dalam dokumen secara otomatis.

Mail Merge

Jika Anda ditugaskan untuk membuat surat yang isinya sama kepada, katakanlah lima atau bahkan sepuluh orang. Isi surat tersebut sama. Jika Anda tidak menggunakan mail merge maka Anda bakal kesusahan. Anda bakal sibuk mengcopy setiap surat. Padahal, ada cara ringkas yang diberikan Microsoft Word yaitu dengan pemanfaatan fasilitas mail merge.

Menu mail merge memang disiapkan di Microsoft Word dan dapat digunakan secara mandiri, dalam arti Anda dapat menyimpan dulu data tersebut untuk digunakan kemudian. Tetapi, jika Anda ingin langsung mempraktikkannya dalam pembuatan surat, maka Anda harus mengetik surat tersebut terlebih dahulu.

Dalam pembuatan surat tersebut Anda perlu memperhatikan:

Anda perlu membuat satu kata kunci untuk hal yang datanya akan diganti-ganti.
Untuk memudahkan Anda, sebaiknya kata kunci tersebut Anda beri tanda kurung ganda.
Setelah itu, pilihlah menu Mailings
Ketika tanda panah ke bawah pada tombol tool bar Star Mail Merge, lalu klik Step by Step Mail Merge Wizard. Maka kotak dialog Mail Merge akan ditampilkan di sebelah kanan atas teks yang Anda tulis
Pada kotak dialog tersebut, klik Letters, lalu klik Next: Starting Documen. Maka akan muncullah kotak dialog yang menjadi langkah kedua yang mesti dilakukan.
Klik Use The Current Document pada Select Starting Document, lalu klik Next: Select recipients untuk masuk ke langkah ketiga.
Klik Type a new list, lalu klik Next: write your letter, maka kotak dialog New Address list akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut, sudah ada format field-field standar, tetapi jika fielad-field tersebut tidak sesuai dengan yang Anda inginkan, Anda cukup mengklik tombol Customize Columns, maka kotak dialog Customize Address List kan ditampilkan.
Setelah itu, pada kotak dialog tersebut hapuslah field-field yang tidak Anda butuhkan dengan klik delete.
Jika Anda ingin menambahkan field baru, klik Add maka kotak dialog Add Field akan muncul. Pada kotak dialog tersebut, ketikkan nama field baru sesuaikan dengan keinginan Anda, lalu klik OK. Kotak dialog Customize Address List akan ditampilkan kembali.
Kliklah Ok di sudut kiri pada kotak dialog Customize Address List. Kotak dialog New Address List akan ditampilkan kembali.
Pada kotak dialog tersebut, isikan data-data yang Anda inginkan pada field-field yang tersedia. Anda terlebih dahulu harus menekan New Entry untuk menuliskan data berikutnya.
Klik Ok, maka kotak dialog Save Address List akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut, tuliskan nama untik data yang baru saja Anda buat sesuai dengan keinginan Anda, lalu klik Savw kotak dialog Mail Merge Recipients akan ditampilkan..
Jika Anda perlu melakukan perubahan pada data, klik tanda cek untuk menambahkan atau membuang data. Jika tidak ada perubahan, klik Ok. Teks yang telah Anda tulis akan ditampilkan.
Pada teks tersebut, hapus kata-kata yang bertanda kurung, lalu klik tanda panah pada tombol toolbar insert merge field. Selanjutnya, Anda tinggal mengklik data-data yang bernama sama dengan kata-kata yang Anda hapus.
Untuk menampilkannya, klik tombol toolbar Prreview Results.
Data-data yang tadi Anda masukkan sudah terganti. Anda cukup mengklik tanda panah di toolbar sambil preview results untuk melihat surat ketiga, kedua, dan seterusnya.

Masih banyak lagi fitur lain yang ditawarkan oleh Microsoft Word. Namun sayang, harganya yang cukup mahal membuat tidak semua orang bisa menikmati aplikasi ini. Walau banyak CD bajakan yang dijual, namun menggunakan aplikasi asli akan terasa berbeda. Dan pastinya hati akan lebih tenang dengan menggunakan aplikasi yang asli.

Maka dari itu, jangan pernah sia-siakan keberadaan Microsoft Word. Meski nantinya desain yang dibuat secara sederhana hasilnya, namun tetap saja ia memiliki peran. Bahkan Anda pun bisa membuat cover majalah dan brosur dengan menggunakan Microsoft Word. Karena itu, pelajarilah fasilitas yang disediakan di Microsoft Word.