Mengenal Intranet dan Kegunaannya

Ilustrasi pengertian intranet

Pengertian intranet adalah jaringan komputer pribadi yang menggunakan protokol internet untuk dapat berbagi data dan informasi secara aman dalam lingkup satu organisasi atau badan atau sistem operasi jaringan organisasi tersebut. Istilah ini harus dibedakan dengan internet karena keduanya memiliki pengertian berbeda.

Sebuah intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya. Kadang-kadang, istilah intranet hanya merujuk kepada layanan yang terlihat, yakni situs web internal perusahaan. Untuk membangun sebuah intranet, maka sebuah jaringan haruslah memiliki beberapa komponen yang membangun Internet, yakni protokol Internet (Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol lainnya), klien dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa protokol Internet lainnya (FTP, POP3, atau SMTP) umumnya merupakan komponen protokol yang sering digunakan.

Umumnya, sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah "versi pribadi dari jaringan Internet", atau sebagai sebuah versi dari Internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi.

Internet Vs Intranet

Prinsip dasar yang menjadi tolok ukur perbedaan antara internet dan intranet adalah ruang lingkup akses dan bagi pakai data. Internet adalah jaringan lintas badan, lintas organisasi, atau lintas perusahaan sedangkan intranet adalah jaringan di dalam satu badan, organisasi, atau perusahaan. Itulah sebabnya internet menggunakan inter ‘antar’ sedangkan intranet menggunakan intra ’dalam’.

Kadangkala, istilah intranet juga hanya mengacu pada website internal suatu perusahaan tetapi bisa juga mengacu pada seluruh infrastruktur jaringan internal perusahaan tersebut. Intranet dapat dipahami sebagai jaringan internet pribadi atau sebagai sebuah penerapan internet secara pribadi di dalam suatu organisasi.

Situs dan laman intranet pertama muncul pada 1997-1996. Meskipun tak tercatat secara resmi, istilah intranet menjadi umum di antara para para penggunanya, seperti universitas, perusahaan teknologi, dan organisasi-organisasi besar.

Dalam intranet yang besar, lalu lintas situs web seringkali sama dengan lalu lintas situs Web publik dan dapat dipahami dengan lebih baik dengan menggunakan software web metrik untuk melacak aktivitas secara keseluruhan. Survei pengguna juga meningkatkan efektivitas situs intranet. Bisnis yang lebih besar memungkinkan pengguna dalam intranet mereka untuk mengakses internet publik melalui server firewall. Mereka memiliki kemampuan menangani pesan yang datang dan pergi serta menjaga keamanan yang utuh.

Ketika bagian dari intranet diakses oleh pelanggan dan lainnya di luar bisnis, menjadi bagian dari sebuah extranet. Bisnis dapat mengirim pesan pribadi melalui jaringan publik, menggunakan enkripsi khusus / dekripsi dan perlindungan keamanan lainnya untuk menghubungkan satu bagian dari intranet mereka yang lain.

Pengguna intranet yang berpengalaman, editorial, dan tim teknologi bekerja sama untuk menghasilkan website. Paling umum, intranet dikelola oleh departemen komunikasi, HR atau CIO organisasi besar, atau kombinasinya.

Intranet digunakan untuk membantu alat dan aplikasi, misalnya kolaborasi dalam kerja sama (untuk memfasilitasi bekerja dalam kelompok dan telekonferensi) atau direktori perusahaan yang sudah canggih, penjualan dan alat manajemen hubungan dengan pelanggan, manajemen proyek dll, untuk memajukan produktivitas.

Intranet juga digunakan sebagai budaya perusahaan perubahan platform. Sebagai contoh, sejumlah besar karyawan membahas isu-isu kunci dalam aplikasi forum intranet dapat menyebabkan ide-ide baru dalam manajemen, produktivitas, kualitas, dan isu-isu perusahaan lainnya.

Intranet juga perlu dibedakan dari ekstranet. Perbedaan di antara keduanya ada pada hak akses. Intranet hanya dapat diakses oleh karyawan atau orang dalam perusahaan sedangkan sumber daya ekstranet dapat diakses oleh pelanggan, penyuplai, atau pihak lain yang telah mendapat persetujuan. Ekstranet dapat memperluas cakupan jaringan pribadi ke internet dengan persetujuan dan peraturan khusus.

Intranet dapat dihubungkan dengan internet melalui network gateway yang dilengkapi firewall. Ini untuk menjaga intranet agar tetap bebas dari akses eksternal yang tidak diinginkan atau disetujui. Gateway juga seringkali mengimplementasikan pengenalan pengguna, enkripsi pesan, dan seringkali menjadi poin koneksi virtual private network (VPN) bagi karyawan yang sedang tidak berada di tempat agar tetap dapat mengakses informasi, sumberdaya komputasi, dan komunikasi internal perusahaan.

Kebutuhan intranet didorong oleh beberapa tekanan teknologi yaitu :

Intranet menjadi alat bantu untuk meningkatkan perkembangan dan pertumbuhan produk industri
Intranet lebih meningkatkan tanggapan terhadap keluhan dan kebutuhan pelanggannya.
Intranet mampu menurunkan biaya atas kebutuhan informasi kolaborasi, workflow, dan enterprise connectivity.
Intranet mendapat banyak keuntungan karena adanya suksesnya dukungan world wide web yang memungkinkan penggunaan yang luas karena digunakan masyarakat luas yang menggunakan internet. Caranya adalah dengan membuat website. Intranet menjadi tren saat ini karena kefleksibelan webnya yang mudah digunakan.

Keuntungan Intranet

1. Produktivitas Tenaga Kerja

Intranet dapat menolong para penggunanya untuk mencari dan menampilkan informasi lebih cepat serta menggunakan aplikasi yang relevan dengan fungsi dan tanggung jawab yang sesuai. Dengan pertolongan antarmuka peramban web, pengguna dapat mengakses data yang tersimpan dalam database dan telah diizinkan oleh organisasi atau lembaga, kapan pun, dan dari workstation perusahaan manapun.

Ini jelas meningkatkan kemampuan karyawan untuk bekerja lebih cepat, lebih akurat, dan dengan keyakinan bahwa mereka memperoleh informasi yang tepat. Ini juga dapat memacu perbaikan layanan kepada para pengguna.

2. Waktu

Intranet mengizinkan organisasi menyebarkan informasi kepada para karyawan ketika dibutuhkan. Karyawan dapat memperoleh tautan yang relevan dengan informasi yang dibutuhkan daripada harus bergantung pada email.

3. Komunikasi

Intranet dapat menjadi sebuah alat hebat untuk komunikasi antarkomponen organisasi, baik secara vertikal maupun horizontal. Dari sudut pandang komunikasi, intranet sangat berguna untuk inisiatif strategi komunikasi yang memiliki jangkauan global di dalam organisasi.

Informasi yang dapat segera disampaikan adalah tujuan inisiatif dan apa yang ingin diinisiatif, siapa inisiatornya, hasil terbaru, dan siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkan informasi tersebut. Dengan menyediakan informasi-informasi ini di intranet, karyawan memiliki kesempatan untuk tetap tahu fokus strategi perusahaan.

4. Web Publishing

Web publishing dapat mempermudah akses terhadap informasi korporat melalui hypermedia atau teknologi web. Contohnya buku panduan karyawan, dokumen keuntungan, kebijakan perusahaan, standar perusahaan, umpan-umpan berita, dan perlatihan. Ini semua dapat diakses melalui standar internet pada umumnya seperti file PDF, file animasi flash, dan aplikasi CGI.

5. Operasional dan Manajemen Bisnis

Intranet juga digunakan sebagai tumpuan atau platform dalam pengembangan dan penerapan aplikasi untuk mendukung operasional dan keputusan bisnis di seluruh jaringan perusahaan.

6. Efektif Biaya

Para pengguna dapat menampilkan informasi dan data melalui peramban web daripada harus menggunakan dokumen fisik seperti panduan prosedur, jaringan telepon internal, serta formulir-formulir. Ini dapat menghemat pengeluaran perusahaan terhadap biaya cetak, penggandaan dokumen, dan pemertahanan lingkungan.

7. Kolaborasi Terpadu

Berkas dan perkejaan dapat diakses oleh setiap karyawan sehingga mempermudah kegiatan kerja tim.

8. Kemampuan Cross-Platform

Web browser standar telah tersedia di hampir setiap sistem operasi.

9. Dibangun untuk Satu Pihak

Banyak perusahaan yang menyeragamkan spesifikasi komputernya. Ini membuat para pengembang intranet untuk menulis aplikasi yang dapat bekerja untuk satu sistem. Dengan begitu, seorang pengguna dapat tahu dengan siapa ia sedang berhubungan serta dapat mengatur sendiri pengaturan akses intranet berdasarkan peran (jabatan dan departemen).

10. Memajukan Budaya Korporasi

11. Jangkauan Cepat Terhadap Informasi Terbaru

12. Mendukung Arsitektur Komputasi Distributif

13. Manfaat penggunaan intranet untuk sekolah:

Membantu dalam membuat pengajaran, pembelajaran di sekolah lebih mudah
Membantu dalam mengembangkan kurikulum yang akan mempersiapkan siswa untuk masa depan
Memberikan siswa lebih banyak informasi untuk menambahkan kurikulum pengajaran
Membantu dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan dan berkualitas tanpa membuang-buang banyak waktu
Membantu dalam mengidentifikasi kebijakan yang relevan dan praktek profesional perpustakaan di negara-negara maju di tingkat sekolah