Mengetahui Cara Penulisan Surat Resmi

Ilustrasi penulisan surat resmi

Penulisan surat resmi berbeda dengan penulisan surat tidak resmi atau surat pribadi. Dua jenis ini merupakan jenis surat yang berbeda. Oleh karenanya dalam membuat kedua jenis surat ini pun terdapat perbedaan mengenai aturan dan kaidah penulisannya.

Cara penulisan surat pribadi tidak terikat oleh aturan-aturan yang baku. Terserah saja bagaimana menulisnya. Tidak terdapat aturan khusus yang mengikat yang harus dipatuhi oleh si penulissurat.

Tapi, cara penulisan surat resmi tidaklah demikian. Menulis surat resmi harus memenuhi beberapa ketentuan yang secara tidak langsung telah menjadi kesepakan bersama. Dalam menulis surat resmi, aturan dan kaidah ini haruslah dipatuhi jika si penulis surat resmi tidak mematuhi aturan ini maka dapat dikatakan bahwa surat resmi yang ia buat adalah salah dan tidak sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi yang ada.

Surat Sebagai Alat Komunikasi

Surat merupakan salah bentuk alat dalam berkomunikasi antara satu manusia dengan manusia yang lain. Bentuk alat komunikasi ini adalah dengan menggunakan media tulisan.

Terdapat berbagai bentuk alat komunikasi yang ada baik lisan maupun tulisan. Contoh bentuk komunikasi lisan adalah berbicara, ngobrol, diskusi, seminar dan yang lainnya. Sedangkan bentuk komunikasi tulis adalah seperti mengirimkan surat, pesan singkat atau sms, memo, baliho dan bentuk tulisan informasi yang lain.

Saat ini terdapat dua jenis surat yaitu surat konvensional dan e-mail atau electronik mail yaitu surat yang dikirimkan lewat media eletronik yaitu internet. Perbedaan surat dan e-mail adalah hanya dalam media pemgirimannya saja.

Surat konvensional atau jenis surat yang banyak kita kenal, ditulis dalam selembar kertas, bisa ditulis dengan pena atau pun dicetak melalui alat cetak seperti printer, setelah selesai proses penulisan, surat akan dikirimkan ke orang yang memang dimaksudkan untuk menerima surat yang telah ditulis.

Pengiriman surat bisa langsung dikirim ke penerima surat atau juga bisa dikirim lewat kantor pos. Jika pengiriman surat melalui kantor pos maka dibutuhkan sebuah perangko. Perangko dapat dibeli di kantor pos atau tempat-tempat tertebtu yang menjual perangko. Perangko di tempel di sudut kiri atas dari amplop pembungkus surat. Perangko ini dimaksudkan sebagai pengganti biaya kirim dari surat yang dikirmkan sehingga harga perangko sangat bervariasi, ada yang murah dan ada pula yang lumayan mahal.

Ini semua tergantung dari si pengirim surat. Jika ia mengirim surat ke tempat yang jauh maka disarankan untuk membeli perangko yabng lebih mahal aagar surat dapat sampai dengan lebih cepat ke alamat penerima surat. Namun jika tetap membeli perangko dengan harga yang lebih jurah maka surat akan sampai ke alamat pengirim dengan jangka waktu yang lebih lama.

Perangko dibuat dengan beraneka ragam gambar dan tulisan. Keaneka ragaman perangko ini banyak menarik hati orang sehingga menginginkan untuk menyimpan dan mengoleksi perangko ini. Orang yang memiliki hobi mengoleksi perangko disebut dengan filatelis.

Untuk pe

giriman surat dengan menggunakan jasa kanot pos ini, diperlukan penulisan alamat penerma surat dengan jelas dan lengkap. Hal ini dimaksudkan agar suat dapat sampai dengan tepat ke tangan orang yang dikirimi surat. Jika alamat yang ditulis salah maka kemungkinan surat tidak akan sampai ke orang yang dimaksudkan.

Bentuk surat konvensional yang dikirim dengan jasa kantor pos ini, saat ini, telah banyak ditinggalkan. Sebagian orang telah berpindah menggunakan e-mail. Hal ini terjadi karena e-mail dianggap lebih murah, mudah, praktis dan cepat.

Pengiriman e-mail dapat dilakukan hanya dengan membutuhkan jaringan internet dan langsung e-maill dapat dikirimkan langsung tanpa harus mengirimnya melalui kantor pos atau terlebih dahulu membeli perangko.

Kelebihan lain dari e-mail adalah pengirimannya yang bisa dibilang sangat cepat. Walau pun surat dikirimkan ke orang yang berlokasi jauh dari tempat si penulis surat, si penerima surat tidak harus menggu selama beberapa hari untuk menerima surat tersebut. Surat tersebut dapat diterima hanya dalam hitungan detik.

Inilah yang membuat semakin banyak orang yang lebih senang menggunakan e-mail dibandingkan dengan menggunakan surat konvensional. Walau pun tidak dapat dipungkiri bahwa surat konvensional masih juga digunakan oleh sebagian orang yang lain untuk berbagai kebutuhan.

Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh pribadi atau perorangan. Surat pribadi bertujuan untuk kepentingan pribadi dan ditulis dengan menggunakan bahasa sehari-hari, tidak resmi, dan bentuknya lebih bebas. Tidak ada aturan atau kaidah tertentu yang harus diikuti dalam menulis surat pribadi ini. Semuanya tergantung dari keinginan dan kebutuhan si penulis.

Surat pribadi yang dibuat oleh seseorang pada umumnya berisi tentang hal-hal yang bersifat pribadi seperti pemberitahuan sebuah kabar, ucapan selamat, ucapan terima kasih, atau hanya sekedar berbagi tentang suatu pengalaman, atau untuk hal yang lain.

Walau pun demikian, surat pribadi ini juga masih menggunakan beberapa bagian dalam surat resmi seperti salam pembuka, pembuka surat atau pun tanda tangan penerima. Ini pun juga merupakan pilihan bagi penulis surat untuk tetap menggunakannya atau tidak menggunakannya.

Surat Resmi

Sedangkan surat resmi atau surat dinas adalah surat yang bertujuan untuk urusan dinas atau urusan kelembagaan. Surat dinas biasanya dikeluarkan oleh sebuah lembaga pemerintahan atau swasta. Bentuk dan bahasa surat dinas terikat oleh aturan-aturan yang resmi (baku).

Surat resmi bisa dikeluarkan oleh orang per orang yang ditujukan kepada sebuah lembaga. Atau sebaliknya, sebuah lembaga ke orang per orang atau ditujukan ke lembaga lain. Fungsi dari surat resmi di antaranya adalah sebagai alat komunikasi, bahan rujukan, dan catatan kearsipan (bukti).

Yang termasuk surat resmi di antaranya adalah surat undangan, surat perjanjian, surat kuasa, surat lamaran pekerjaan, surat edaran dan surat resmi yang lain.u7Jika Anda ingin membuat surat resmi untuk mewakili sebuah lembaga, maka Anda harus menulisnya dengan struktur yang benar.

Struktur Penulisan Surat Resmi

Struktur penulisan surat resmi harus memuat sebagai berikut.

1. kop atau kepala surat (berisi nama dan alamat instansi);
2. nomor surat, lampiran, dan perihal surat;

nomor surat adalah nomor yang dibuat oleh si pembuat surat. Untuk surat resmi yang dibuat oleh instansi-instansi tertentu maka nomor surat ini ditentukan berdasarkan nomor kelurnya surat dari instansi tersebut. Jadi nomor surat ini merupakan kode tanggal pembuatan surat serta kode nomor urutan penulisan surat itu dari keseluruhan surat yang pernah dikeluarkan oleh instansi tersebut.

Sedangkan lampiran diisi dengan angka banyaknya lembar lampiran yang disertakan di belakang surat resmi yang dibuat. Hal lampiran ini dicantumkan karena kebanyakan dari surat resmi memang memiliki lembar lampiran yang disertakan pada surat tersebut. Dan perhal adalah kesimpulan tentang surat tersebut mengenal hal apa. Misalnya surat resmi tersebut merupakan surat undangan maka pada bagian perihal ini akan ditulis dengan undangan.

1. tanggal surat (waktu dibuatnya surat);
2. alamat surat (kepada siapa surat ditujukan);
3. salam pembuka;
4. isi surat; isi surat ini merupakan inti dari surat yang ditulis. Pada bagian ini dtulis atau dijelaskan apa yang hendak disampaikan oleh si penulis surat kepada si penerima surat.
5. salam penutup;
6. tanda tangan pembuat surat;
7. nama pembuat surat;
8. jabatan; dan
9. tembusan surat.

Namun secara umum, struktur penulisan surat resmi terdiri atas tiga bagian, yaitu:

1. Kepala surat, berisi: kop surat, nomor surat, lampiran, dan perihal surat, tangal surat, alamat surat

2. Badan surat, berisi: salam pembuka, isi surat, salam penutup.

3. Kaki surat, berisi: tanda tangan pembuat surat, nama pembuat surat,jabatan,dan tembusan surat.

Bagian surat di atas adalah bagian dari surat resmi. Untuk jenis surat yang sangat resmi maka semua bagian surat resmi yang dicantumkan di atas haruslah digunakan seluruhnya karena itu adlah kaidah baku dalam penulisan surat resmi.

Inilah perbedaan antara surat resmi dan surat pribadi. Dalam penulisan surat pribadi pun masih boleh untuk mencantumkan atau menuliskan bagian-bagian dai surat resmi di atas. Demikian aturan secara umum cara penulisan surat resmi di Indonesia. Semoga bermanfaat