Mengenal Perancangan Sistem Informasi

Ilustrasi perancangan sistem informasi

Perancangan sistem informasi adalah sebuah pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada. Tujuannya untuk mengatasi berbagai masalah yang ada pada sistem lama.

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)

Secara konseptual siklus pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah:

1. Analisis Sistem: melakukan analisa dan memberikan definisi masalah serta membuat berbagai macam hipotesa awal dan beberapa jalan keluar dari masalah yang ada untuk sistem informasi serta proses organisasi.
2. Perancangan Sistem Informasi: merupakan sebuah proses perancangan output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras serta perangkat lunak yang dibutuhkan guna membantu sistem informasi
3. Pembangunan serta ujicoba Sistem: pembangunan perangkat lunak yang dibutuhkan guna mendukung sistem serta melaksanakan ujicoba dengan akurat.
4. Penerapan Sistem: Memindahkan sistem lama ke sistem baru, melaksanakan pelatihan serta panduan secukupnya.
5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melaksanakan perubahan atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauh mana sistem yang sudah dibuat serta bagaimana kualitas sistem baru yang sudah dioperasikan.

Siklus yang ada di atas tersebut merupakan model klasik yang menjadi dasar dari perancangan sistem informasi baru. Baik itu yang berupa prototyping, spiral, 4GT atau kombinasi lainnya. Namun pada dasarnya, semua model yang dikembangkan menggunakan konsep tersebut di atas.

Dalam mempelajari analisis sistem, dapat mengaju pada beberapa sumber. Sumber-sumber tersebut yaitu :

1. Sistem lama yang sudah ada sebelumnya
2. Sumber internal lain misalnya dari orang, data dokumen serta adanya hubungan dengan beberapa pihak.
3. Sumber eksternal lain. Misalnya didapat dari seminar, mitra kerja, jurnal, buku panduan serta informasi lain yang berasal dari luar sistem.

Kerangka Analisis:

1. Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): melakukan analisa organisasi, fungsi dan informasi yang diperlukan berikut dengan informasi yang diperoleh.
2. Analisis terhadap flow informasi: pengidentifikasian informasi apa yang dibutuhkan, siapa yang membutuhkan, dari mana asalnya.
3. Analisis terhadap input dan output.

Dalam analisis ini menggunakan teknik serta alat bantu, misalnya: wawancara, kuesiner, penelitian, sampling and pengumpulan dokumen, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), tabel keputusan serta matric

Laporan hasil analisis:

Laporan hasil analisis harus terdapat:

1. Penjelasan alasan dan batasan analisis
2. Penggambaran sistem yang ada beserta operasinya.
3. Penjelasan tujuan (objektif) serta hambatan sistem
4. Penjelasan mengenai masalah-masalah yang belum terselesaikan serta potensi masalah
5. Penjelasan mengenai asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem pada proses analisis
6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhan yang ada untuk desain awal
7. Peramalan kebutuhan sumber daya serta biaya yang diinginkan, termasuk pada desain sistem baru atau modifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya.

Bagian paling penting adalah bagian 6 dan 7.

Kategori aspek kelayakan:

1. Kelayakan teknis: apakah perangkat keras dan lunak yang digunakan sudah memenuhi ketentuan?
2. Kelayakan ekonomi: apakah terdapat keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional organisasi.
3. Kelayakan operasi: berkaitan dengan prosedur operasi serta personil yang melaksanakan organisasi
4. Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT dan GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.

Hasil akhir analisis sistem (keputusan):

1. Penghentian pekerjaan, sebab proposal tidak layak.
2. Menunggu beberapa waktu, sebab masih terdapat pertimbangan lain.
3. Modifikasi, proposal yang ada dimodifikasi dengan menambahkan beberapa subsistem lain.
4. Proses dengan beberapa syarat khusus.
5. Proses tanpa syarat, proposal diterima sepenuhnya.

PERANCANGAN SISTEM

Analisis sistem ditujukan guna menjawab pertanyaan what? Sementara desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:

1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: manusia, mesin, material, uang dan metode.
2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang didapatkan dari pengguna sistem selama masa analisis sistem.
3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.
4. Metode pemrosesan data: manual, penggunaan mesin, otomatis, atau berbasis komputer.
5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: pencarian data, pengklasifikasian, pengaturan, perangkuman data, penghitungan, penyimpanan, pengelolaan, pemroduksian ulang dan pengkaderan.
6. Alat bantu desain.

Langkah dasar dalam proses desain:

1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya didasarkan informasi pemakai, namun juga berupa analisa dari abstraksi serta karakteristik menyeluruh dari kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model). Yaitu berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menunjukkan adanya kesatuan fungsional dalam sebuah unit sistem.
3. Menerapkan hambatan organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan hambatan yang ada pada sistem guna mendapatkan sistem yang paling optimal. Elemen organisasi adalah kendala, sementara fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan antara lain: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy.
4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data.

Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:

1. Mengidentifikan output terpenting untuk membantu atau mencapai tujuan sistem (system's goal)
2. Melakukan pendataan field spesifik informasi yang dibutuhkan untuk menyediakan output tersebut
3. Mengidentifikasi input data spesifik yang dibutuhkan guna membangun field informasi yang diperlukan.
4. Memberikan gambaran mengenai operasi pemrosesan data yang digunakan untuk pengolahan input menjadi output yang dibutuhkan.
5. Melakukan identifikasi pada elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama pemrosesan input menjadi output.
6. Mengulangi langkah A hingga E terus menerus sampai semua output yang diperlukan didapat.
7. Membangun basis data yang akan membantu efektifitas sistem guna memenuhi keperluan sistem, cara pemrosesan data serta karakteristik data.
8. Berdasarkan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, perkiraan biaya pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim
9. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktivitas pemrosesan data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.
10. Menyelesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

Menyiapkan proposal sistem desain.

Proposal ini dibutuhkan bagi manajemen guna menentukan apakah proses berikutnya layak untuk diteruskan atau tidak. Hal-hal yang penting untuk disiapkan saat menyusun proposal ini antara lain:

1. Mengulang pernyataan mengenai alasan untuk mengawali kerja sistem. Termasuk tujuan/objektif khusus serta yang memiliki hubungan dengan kebutuhan pengguna dan desain sistem.
2. Mempersiapkan model sederhana namun menyeluruh pada sistem yang hendak diajukan.
3. Menyajikan semua sumber daya yang ada untuk menerapkan serta merawat sistem.
4. Melakukan identifikasi pada asumsi kritis serta masalah yang belum diselesaikan serta berpeluang unutk mempengaruhi pada desain sistem akhir.

Sementara format dari proposal desain ini sangat banyak macamnya, namun tetap berisi komponen sebagaimana yang sudah disebutkan di atas.