Perencanaan Humas untuk Keberhasilan Seorang PRO

Ilustrasi perencanaan humas

“Hubungan Masyarakat membantu organisasi, dan masyarakat yang saling beradaptasi satu sama lain. " - Public Relations Society of America (PRSA).

Berdasarkan dari ungkapan dari PRSA di atas, maka Perencanaan humas diperlukan untuk keberhasilan seorang Humas atau Public Relations dalam menjalankan tugasnya sebagai Public Relations Officer  (PRO). Sebuah perencanaan ini akan menjadi pegangan bagi seorang PRO untuk menentukan kebijakan dan prosedur seperti apa yang akan dilakukan. Kebijakan dan prosedur dalam menjalankan kegiatan komunikasinya untuk menjaga hubungan baik dengan pihak internal maupun external.

Oleh karena itu, hendaknya seorang PRO mengetahui dengan pasti prinsip-prinsip yang diperlukan untuk membuat sebuah perencanaan. Perencanaan yang matang yang selanjutnya akan ditindaklanjuti dengan program kerja PRO itu sendiri. Perencanaan humas untuk keberhasilan PRO yang pada prinsipnya haruslah bertujuan untuk keberhasilan komunikasi yang akan dilakukannya.

Dengan kata sederhana, public relations adalah cara berkomunikasi dengan berbagai pihak seperti karyawan, media, pelanggan, klien, pemegang saham, dan pihak terkait lainnya. Ini adalah cara formal berbagi informasi perusahaan secara terorganisasi dengan baik dan efektif. Ini melibatkan menginformasikan kepada pihak terkait tentang topik yang menari mereka.

Dan sekiranya informasi apa saja yang berhubungan dengan produk perusahaan, kebijakan, hal-hal penting, pengumuman, dll bahkan bisa menjadi subjek yang menginginkan media informasi, seperti topik kontroversial dan begitu rawan di selewengkan oleh orang lain demi mengeruk keuntungan, alias pemerasan dan siap.

Public relations adalah salah satu kewajiban yang paling signifikan dari profesional pemasaran yang bekerja di perusahaan. Mereka harus benar-benar berkenalan dengan fungsi dan pemanfaatan alat public relations. Beberapa perusahaan memiliki pemasar terampil yang melakukan tugas-tugas PR sendiri, tetapi beberapa mungkin memiliki pemasar yang berkonsultasi dengan profesional PR dari pasar untuk memikul tanggung jawab tersebut.

Profesional PR yang berpengalaman dalam benar-benar memahami dan mengungkapkan semua studi yang baik dari perusahaan kepada publik. Mereka memiliki keahlian dalam menangani hubungan dengan media, yang meliputi menyebar keluar informasi perusahaan kepada media dengan cara yang tepat yang seharusnya sama sekali tidak mempengaruhi goodwill perusahaan.

Hal-Hal yang Dibutuhkan

Menurut Cutlip and Center perencanaan komunikasi ini membutuhkan seorang PRO untuk:

1. Memperhatikan dengan penuh kesungguhan akan situasi yang terjadi pada saat itu.
2. Melihat lebih mendalam  terhadap validitas fakta dan opini yang ada.
3. Menilai dengan tepat kondisi yang ada pada publik saat itu.
4. Melihat jauh ke depan akan apa yang akan terjadi, sehingga kita dapat mengantisipasinya.

Alat Alat Perencanaan Humas

1. Media Relations Ini adalah alat yang paling penting untuk menjaga hubungan masyarakat. Ini termasuk memberikan informasi tentang produk perusahaan dan jasa untuk sektor pers dan media yang mempublikasikan informasi di Internet, radio TV,, di surat kabar dan sumber daya publisitas lainnya.

Profesional PR berkoordinasi dengan anggota dari pers dan media mengenai masalah-masalah hukum atau sosial dari organisasi, produk yang akan diluncurkan (dalam kasus sebuah perusahaan manufaktur), dan informasi manajemen perusahaan atas.

Hal ini dapat dilakukan secara efektif dengan memodifikasi dan penyajian materi sedemikian rupa sehingga tidak akan memiliki efek buruk pada citra perusahaan dalam dunia bisnis. Untuk membuat media untuk mempublikasikan segala sesuatu yang baik tentang perusahaan, manajer PR mencoba tingkat terbaik mereka untuk menjaga hubungan yang sehat dengan pers, yang juga dapat dilakukan dengan mendistribusikan beberapa hadiah gratis.

2. Media Tours Tipe seperti wisata umumnya dilakukan ketika sebuah perusahaan manufaktur ingin sukses mengiklankan dan mempromosikan produk yang baru diluncurkan. Ada tidak pernah bisa menjadi cara yang efektif publisitas produk selain menggunakan wisata media.

Dalam tur media, juru bicara organisasi pergi ke kota-kota penting lainnya untuk memperkenalkan produk baru atau jasa. Ini juga termasuk menghadiri TV dan radio talk show, dan diwawancarai oleh wartawan pers dan media.

Juru bicara itu dapat menjadi wakil perusahaan atau siapa pun disewa atau dikontrak dari luar. Seorang selebriti juga dapat digunakan untuk tujuan ini. Sebuah tur media mungkin juga termasuk menyiarkan wawancara rekaman pada saluran TV terkenal.

3. Newsletters Proses ini termasuk mengumpulkan informasi kontak dari konsumen atau pelanggan masa depan, dan mengirim newsletter kepada mereka yang meliputi segala jenis concern masalah untuk diketahui oleh khalayak dan mereka yang ditargetkan oleh perusahaan.

Orang-orang yang ditargetkan atau dalam TO dari para humas, bisa sebagai pemasar bisnis, konsumen akhir, perantara, atau pedagang. Newsletters dapat disediakan baik melalui surat biasa atau email. Jika perusahaan adalah dari sektor manufaktur, newsletter akan mencakup informasi produk bersama dengan semua distributor lokal yang berurusan dalam produk mereka. Newsletter tentunya cara yang efektif untuk berhubungan dengan pelanggan yang sudah ada atau yang akan datang.

4. Acara Khusus / Gathering Perusahaan terkenal umumnya selalu mengadakan acara seperti ketika mereka ingin meluncurkan produk mereka dengan bash. Acara khusus dapat diatur untuk mempublikasikan tentang perusahaan dan produk dalam cara yang sombong. Dalam acara khusus seperti itu, ada pengaturan untuk pesta, makan malam, dan satu set aksi yang akan dilakukan.

Hal ini tentu menarik perhatian wartawan dan publik personel media, dan perusahaan akhirnya mendapatkan cakupan produk yang baik. Manajer PR secara efektif bekerja dengan profesional demi memenej acara dan memastikan bahwa program tersebut berjalan seiring dengan cara yang terencana, dan pesan yang dimaksudkan tercapai untuk umum dan media.

5. Pengaturan Konvensi  Tugas ini dilakukan oleh perwakilan perusahaan, dan termasuk menyajikan isi perusahaan pada publik dalam konvensi industri, pertemuan perusahaan, atau MICE. Ini adalah cara yang khas membiarkan calon klien mencari tahu tentang potensi dan kemampuan perusahaan. Namun, metode ini tidak dapat dipertimbangkan untuk beberapa peluncuran produk, karena hanya tentang keahlian berkomunikasi dari perusahaan pada bidang terkait demi klien yang potensial.

Prinsip-Prinsip Perencanaan

Dalam melakukan perencanaan humas haruslah memenuhi prinsip-prinsip berikut ini.

1. Menentukan Tujuan yang Akan Dicapai

Hal ini diperlukan agar kegiatan yang dulakukan menjadi terfokus, sehingga akan lebih efektif hasilnya.

2. Memastikan Bentuk Komunikasi Apa yang Harus Dilakukan

Bentuk komunikasi ini harus ditentukan agar mengetahui apa yang diperlukan selanjutnya untuk kegiatan komunikasi ini.

3. Memastikan Media yang Akan Digunakan

Jika sudah dipastikan media yang digunakan bisa disiapkan jauh-jauh hari sebelum kegiatan tersebut.

4. Memastikan Terget Komunikasi

Ini diperlukan untuk pencapaian target yang efektif. Jika kita mengetahui publiknya, maka kita dapat melakukan pemilihan sipa komunikator yang tepat agar tujuan komunikasi pada publik tersebut dapat tercapai.

5. Memastikan Pesan Apa yang Akan Disampaikan

Ini penting karena tujuan komunikasi akan disampaikan di sini. Kita harus menentukan terlebih dahulu jenis, struktur atau isi dari pesan yang akan disampaikan.

6. Menentukan Konteks Komunikasi yang Tepat

Ini diperlukan agar komunikasi yang dilakukan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaannya. Kita dapat melihat dari konteks fisik,  sosial budaya, psikis, dan lain sebagainya.

7. Menetapkan Efek Komunikasi yang Dikehendaki

Menetapkan efek komunikasi yang diinginkan, apakah ingin mencapai perubahan opini saja, sikap atau perubahan pada perilakunya.

8. Menetapkan Schedule dan Anggaran

Hali ini diperlukan untuk mempermudah dalam melakukan pengadaan dana yang dibutuhkan terhadap kegiatan-kegiatan komunikasi yang akan dilakukan.