Sekitar Program Kerja Humas

Program kerja humas akan muncul setelah seorang humas atau Public Relations Officer (PRO) melakukan perencanaan. Rencana yang matang akan menghasilkan program kerja sesuai tujuan komunikasi yang dilakukan seorang PRO. Program kerja humas hanya ada tiga kategori. Ketiganya memerlukan media pada pelaksanaannya.

Sebelum menentukannya, seorang PRO hendaklah memperhatikan hal-hal yang diperlukan untuk keberhasilan program kerja tersebut. Kesemuanya ini merupakan hal-hal di sekitar program kerja humas yang perlu diketahui oleh praktisi maupun akademisi PRO.

Kategori Program Kerja Humas

1. Program Rutin

Ini adalah program kerja humas yang dilakukan secara teratur sesuai perkembangan yang terjadi di dalam organisasi. Misalnya, program konsultasi pekerjaan pada suatu perusahaan. Program ini tersusun dengan baik, pelaksanaan yang teratur dan terus-menerus. Bisa setiap dua hari sekali, satu minggu sekali, dan satu bulan sekali.

Programnya boleh apa saja, yang sesuai tujuan komunikasi seorang PRO tentunya. Misalnya, program tentang keprotokoleran dalam humas yang diselenggarakan setiap dua minggu sekali. Hal ini dilakukan untuk memberikan pembekalan mengenai keprotokoleran kepada para karyawan khusus yang dibentuk untuk kepanitiaan dalam acara-acara resmi.

2. Program Insidental

Program ini disusun oleh seorang humas jika sewaktu-waktu ternyata ada kejadian atau peristiwa yang sifatnya mendadak. Bisa disebut juga sebagai program kerja tambahan bagi seorang humas.

Misalnya, program kerja yang dibuat untuk penyambutan kedatangan tamu yang datang riba-tiba. Bisa juga kegiatan public relations yang diselenggarakan sewaktu-waktu atau sekali-kali, namun dianggap perlu dilakukan pada saat itu.

3. Program Darurat

Program ini disusun oleh seorang humas jika suatu waktu terjadi musibah atau kecelakaan yang menimpa organisasi. Peristiwa ini membutuhkan penanganan yang sifatnya segera dan tidak bisa ditunda. Peristiwa yang membutuhkan tindakan cepat untuk mengatasinya.

Seorang PRO harus dapat menangani masalah dengan cepat sehingga dapat menyelesaikannya sebaik mungkin. Peristiwa-peristiwa itu, di antaranya pencurian hasil produksi secara besar-besaran, adanya kecelakaan, dan karyawan mogok kerja.

Media yang Digunakan

Untuk membuat program-program ini, seorang PRO harus mengetahui media-media yang akan digunakan untuk menunjang program-program ini. Denga begitu, program-program ini dapat diselenggarakan dalam organisasinya.

Media yang dapat digunakan menurut Cutlip dan Center dibagi menjadi tiga kategori.

• The Printed Word, yaitu media yang digunakan untuk program kerja PRO yang sifatnya ditulis atau dicetak. Misalnya, majalah dan pamflet.
• The Spoken Words, yaitu media yang digunakan untuk program kerja PRO, berbentuk ucapan atau lisan. Misalnya, meeting, siaran radio, dan press conference.
• The Image, yaitu media yang digunakan untuk program kerja PRO, sifatnya berupa gambar atau video. Misalnya, berita televisi, art program, dan pameran.

Hal yang Harus Diperhatikan

Untuk pembuatan program kerja humas, seorang PRO harus memperhatikan terlebih hal-hal berikut ini.

1. Menentukan waktu yang tepat, kapan program kerja tersebut dapat dilakukan. Ini memerlukan penentuan yang detail, seperti hari, tanggal, jam, dan tempat.
2. Menentukan dengan tegas segala hal yang berkaitan dengan program jangka pendek. Hal ini diperlukan agar setiap tahap program perkembangannya dapat terlihat dengan jelas.