Program Kerja Menghasilkan Efektivitas dalam Pekerjaan

Ilustrasi program kerja

Artikel ini membahas seputar program kerja. Seperti apa program kerja yang benar itu? Pernahkah Anda merasa bahwa pekerjaan yang sedang Anda tekuni sekarang terasa berat dan sulit dikerjakan? Deadline pekerjaan yang selalu menumpuk membuat Anda tak efektif dalam bekerja.

Di akhir pekan, pekerjaan yang mestinya selesai, malah acak-acakan. Alhasil, sang atasan pun tak mau memahami keadaan Anda yang kacau balau dalam bekerja. Atasan hanya ingin pekerjaan beres tanpa harus mengadakan lembur kerja. Soalnya, efek lembur kerja berarti akan ada pengeluaran tambahan dari perusahaan bagi gaji karyawan. Namun, semua hal tersebut tidak akan pernah terjadi jika Anda menjalankan program kerja dengan benar.

Lalu apa yang dimaksud dengan program kerja? Program kerja adalah rancangan atau rencana mengenai usaha atau kegiatan yang akan dikerjakan. Biasanya program kerja akan dipakai dalam usaha yang berkaitan dalam ketatanegaraan, perekonomian, kebudayaan, dan sebagainya.

Misalnya dalam bidang ketatanegaraan, presiden dan seluruh jajaran menterinya akan memiliki program kerja dalam pengembangan bidang masing-masing yang dipegangnya. Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) akan mempunyai program kerja untuk departemen yang dibawahinya. Anggota Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) juga akan mempunyai sebuah program kerja tahunan yang akan dipertanggungjawabkan oleh mereka di hadapan Presiden.

Biasanya, sebuah perusahaan menerapkan program kerja yang harus dilaksanakan oleh semua pegawainya. Setiap lini departemen memiliki masing-masing program kerja yang berbeda. Misalnya, departemen HRD (Human Resources Department) akan memiliki program kerja menjaring tenaga andal untuk tahun berikutnya, mencari tambahan karyawan pada periode selanjutnya, atau program kerja HRD Department bisa juga berisi tentang jadwal pelatihan karyawan.

Setiap pegawai yang sudah mendapatkan program kerja, baik program kerja mingguan, program kerja bulanan, atau program kerja tahunan harus melaksanakannya dengan maksimal. Umumnya, di dalam sebuah program kerja berisi target dan waktu pengerjaan suatu pekerjaan serta kapan pekerjaan tersebut harus dilaporkan ke atasan.

Memakai dan melaksanakan sebuah program kerja akan memberikan efektivitas dalam pekerjaan. Anda akan lebih terarah dalam bekerja karena mengetahui target dan waktu pekerjaan yang harus dilakukan. Tak ada lagi istilah keteteran bekerja karena deadline yang mendesak.

Membuat Program Kerja

Program kerja setiap perusahaan berbeda, bergantung dari bidang usaha kegiatannya. Perusahaan yang bergerak di bidang jasa penerbitan akan berbeda dengan program kerja milik perusahaan di bidang teknologi ataupun program kerja milik instansi pemerintahan. Pembuatan program kerja biasanya dilakukan bersama-sama oleh jajaran tertinggi perusahaan. Namun, tak menutup kemungkinan program kerja juga dibuat oleh seluruh komponen perusahaan termasuk pegawai.

Membuat sebuah program kerja pun diperhitungkan dengan kondisi dan situasi yang terjadi. Tingkat persaingan antara perusahaan dengan perusahaan lainnya pun akan menjadi alasan pembuatan program kerja perusahaan.

Misalnya saja, sebuah penerbit A akan membuat program kerja tahunan membuat buku anak dengan tema liburan bersama orangtua. Program kerja tersebut dibuat karena melihat saingan mereka, penerbit B, telah membuat buku yang bercerita tentang liburan. Atau misalnya sebuah instansi pemerintah menerapkan program kerja tahunan akan merenovasi rumah sakit umum di setiap daerah.

Sebuah program kerja harus memiliki beberapa poin, di antaranya tanggal pekerjaan, waktu pekerjaan, target pekerjaan, program kerja harian, program kerja mingguan, program kerja bulanan, hingga program kerja tahunan. Masing-masing program kerja yang dibuat harus sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada di perusahaan.

Contoh Program Kerja Tahunan Penerbitan Buku

Target     : 500 buku
Genre 1    : Dewasa
Genre 2    : Remaja
Genre 3    : Anak

Tema Dewasa:

Parenting
How To
Tips & Trik
Sport
Life Style
Biografi
Novel Metropop
Novel Chicklit
Novel Sastra
Resep dan Kuliner
Buku Panduan Wisata
Buku Religi

Tujuan pembuatan masing-masing buku dewasa: (di sini dituliskan tentang tujuan pembuatan masing-masing buku, kekurangan dan kelebihannya membuat buku tersebut).

Tema Remaja:

How To
Tips & Trik
Sport
Life Style
Novel Teenlit
Novel Gokil
Buku Kepribadian Remaja
Novel Komik
Komik Olahraga
Komik Pengetahuan
Religi

Tujuan pembuatan masing-masing buku remaja: (di sini dituliskan tentang tujuan pembuatan masing-masing buku, kekurangan dan kelebihannya membuat buku tersebut).

Tema Anak:

Pictorial Book
Middle and Chapter Book
Komik Pengetahuan
Komik Olahraga
Komik Wisata
Cooking Book For Kids
Novel Anak
Kumpulan Cerpen
Kumpulan Dongeng
Religi

Tujuan pembuatan masing-masing buku anak: (di sini dituliskan tentang tujuan pembuatan masing-masing buku, kekurangan dan kelebihannya membuat buku tersebut).

Alternatif penjudulan buku: (di sini dituliskan oleh pihak penerbit judul-judul buku yang akan diterbitkan).

Target 1 bulan untuk buku dewasa, anak, dan remaja : @15 buku.

Target penulis: (di sini tuliskan nama-nama penulis yang akan direkrut)
Pelaksanaan (Including penulisan, penyuntingan, lay-out, dan revisi akhir): (di sini dituliskan jadwal harian, bulanan, tahunan pada program kerja penerbitan buku).

Perlu diingat, program kerja tiap perusahaan dan instansi pasti berbeda. Semuanya bergantung pada situasi dan kondisi serta kebiasaan pembuatan program kerja di masing-masing tempat. Intinya, sebuah program kerja akan memuat poin-poin seperti tersebut di atas.

Manfaat Program Kerja

Suksesnya sebuah pekerjaan bisa dilihat dari pelaksanaan program kerja di lapangan. Percuma bila telah membuat program kerja dengan detail, tetapi pada praktiknya tidak sesuai. Semua pelaksana di bidang pekerjaan yang telah dibuatkan program kerjanya harus benar-benar bekerja sama dalam bekerja sehingga dihasilkan nilai yang sempurna dalam pekerjaannya.

Beberapa manfaat pembuatan sebuah program kerja di antaranya adalah sebagai berikut.

Membuat pekerjaan menjadi efektif. Adanya pembuatan program kerja pada perusahaan akan membuat pekerjaan menjadi efektif. Sebuah departmen akan benar-benar menjalankan fungsinya dalam pekerjaan ketika adanya sebuah program kerja.

Sebagai tolok ukur kemajuan atau progres perusahaan. Adanya program kerja bisa melihat kemajuan dan progres perusahaan. Contohnya sebuah instansi pekerjaan umum akan membuat sebuah jembatan di suatu daerah dengan rencana selama 6 bulan. Dalam program kerja akan dituliskan mengenai aktivitas dan segala detail waktu pekerjaan selama 6 bulan tersebut sehingga pihak pekerja atau pihak yang terkait akan mempunyai panduan.

Membuat semua pekerjaan menjadi terjadwal dan mudah dikerjakan. Program kerja harian, program kerja mingguan, program kerja bulanan, ataupun program kerja tahunan harus dibuat dengan terperinci untuk menjadwalkan setiap pekerjaan. Tujuannya jelas agar pekerjaan akan semakin mudah dikerjakan oleh setiap fungsi yang berperan.

Setiap pegawai mempunyai patokan dalam menyelesaikan pekerjaan. Dengan adanya program kerja, setiap pegawai bisa menjalankan job descriptionnya lebih tepat. Tak akan ada lagi masa lembur yang tidak efektif ketika program kerja yang telah dibuat harus dijalankan sebagaimana mestinya.

Program kerja bisa membuat rencana kerja menjadi terukur dan teroganisir. Banyak perusahaan atau instansi yang kalang kabut ketika hasil kerjaan yang diharapkan sesuai tak terukur. Semua pekerjaan tumpang tindih tak jelas siapa yang akan mengerjakannya. Namun, adanya program kerja akan membuat semua orang atau pihak yang terkait maksimal dalam pekerjaannya sehingga tak akan lagi kekisruhan pekerjaan.

Jurus Sakti Menyusun Program Kerja

Apakah kamu pernah mengalami stress, pusing dan bingung karenaprogram kerja yang kamu susun berantakan? Bayangkan jika saat ini kamu harus dihadapkan pada setumpuk pekerjaan yang harus diselesaikan dengan rapi dan sesuai jadwal. Tapi, strategi yang kamu ambil jauh dari kata tepat. Jadi masalah kan? Nah, tampaknya kamu harus membaca jurus sakti menyusun program kerja di bawah ini.

Ada peribahasa mengatakan “failing to plan, means planning to fail” (gagal merencanakan berarti merencanakan kegagalan). Peribahasa ini menyiratkan pesan, bahwa perencanaan program kerja itu sangat penting.

Jika kamu berhasil membuat perencanaan program kerja yang baik, maka hasilnya pasti baik. Sukses pun siap kamu genggam. Namun sebaliknya, jika kamu gagal dalam menyusun program kerja, maka kamu sama saja merancang kegagalan itu sebagai hadiah terpahit di akhir program kerjamu.

Pengertian Program Kerja

Program kerja adalah rancangan dasar mengenai suatu pekerjaan, berikut petunjuk pelaksanaan, tenggat waktu, pembagian tugas tanggung jawab,sarana prasarana dan segala hal penting mencakup semua unsur demi kesuksesan program.

Program kerja ini mempunyai sifat menyeluruh, merangkum semua fungsi dari suatu organisasi/perusahaan. Lantas, jurus sakti apa yang harus kita terapkan? Jurus ini kita sebut dengan 4P yaitu : Planning, Person, Progression, dan Properti. Nah, apa penjelasan masing-masing hal itu? Kita bahas satu demi satu yuk.

Planning – Perencanaan Program Kerja

Planning atau perencanaan adalah kunci awal yang sangat penting. Disinilah titik permulaan suatu program kerja dimulai. Perencanaan harus dibuat dengan baik dan matang. Pada tahap ini ada beberapa hal yang harus dilakukan.

a. Pembuatan Business Blue Print

Pada tahap ini, blue print harus ditulis jelas dan terarah. Cetak biru bisnis ini diumpamakan seperti piramida yang tersusun atas visi, misi, tujuan usaha dan rencana kerja.

b. Hindari Mencontek

Kebiasaan mencontek program kerja dari suatu organisasi tahun lalu, adalah perbuatan yang keliru. Kegiatan mencontek suatu program kerja masa lalu, dengan menambah atau mengurangi beberapa bagian (misal dalam anggaran) bisa berakibat fatal.

Pada program kerja yang pendek waktunya, hal ini bisa saja dilakukan.Tetapi idealnya, kegiatan ini harus dihindari. Hal ini karena, program kerja yang faktual dan aktual pada masa kini, tentu saja sangat berbeda kondisinya dengan masa lalu.

Perbedaan kondisi ini berkaitan dengan harga-harga yang berubah tiap tahun, situasi dan kondisi kebijakan pemerintah yang berubah dan segala hal yang berubah berkaitan dengan perkembangan zaman pun harus disikapi dengan lebih aktual dan orisinil.

Person – Sumber Daya Manusia dalam Program Kerja

Person, atau sumber daya manusia adalah hal terpenting berikutnya. Pada tahap perumusan program kerja, pilihlah orang-orang yang mempunyai kapasitas sebagai tim perumus dan konseptor. Tim perumus lebih baik jika jumlahnya sedikit. Hal ini untuk menghindari pemborosan waktu dalam berdiskusi.

Tiap orang tentu mempunyai ide sendiri-sendiri. Namun, belum tentu ide yang muncul ini bisa konstruktif membangun program kerja yang akan disusun. Penting pula jika melibatkan para pengambil kebijakan dan wakil dari konsumen. Hal ini adalah tepat, karena jika kita mempunyai sudut pandang dari konsumen atau user, maka kita bisa merumuskan program kerja yang lebih tepat sasaran.

Segmentasi yang tepat ini, akan membantu kita untuk lebih mengefisienkan banyak hal. Efisien dalam pendanaan, jadwal kerja dan sebagainya. So, pilihlah orang-orang yang tepat. Begitupula dalam wilayah pelaksanaan. Pilihlah personil yang tepat, tangkas, tangguh untuk menyelesaikan program kerja yang ada. Tepat personil sama saja tepat hasil.

Progression – Proses Pergerakan dalam Program Kerja

Progression bisa diartikan lebih sederhana sebagai proses perjalanan program. Hal ini berkaitan dengan jadwal waktu, lokasi, anggaran dan sistem pengawasan program kerja. Perjalanan program kerja harus bisa diukur. Kamu bisa bayangkan, jika ada program kerja yang dikerjakan tanpa outline yang jelas, dan terkesan mengalir semaunya, maka hasil akhir dan jadwal pekerjaan pun menjadi absurd.

Target kerja menjadi hilang, hingga otomatis hasil yang ada pun menjadi sia-sia. Oleh karena itu, progresi program kerja harus bisa tersusun dengan baik. Ada banyak kasus dimana, segala jadwal, anggaran, sudah jelas dalam perencanaan. Namun, pada saat aplikasi di lapangan, hasilnya meleset dari perhitungan. Jadwal molor, sistem pengawasan sama sekali tidak ada, sehingga ada banyak kebocoran terjadi.

Nah, pada beberapa kasus, yang sudah tersusun rapi pun bisa terjadi seperti ini. Apalagi jika sama sekali tidak ada pencatatan progress yang jelas. Tentu saja kegagalanlah yang menjadi buah panennya. Oleh karena itu, progression ini harus tepat, disiplin dan efektif. Jika hal ini bisa berjalan dengan baik, maka evaluasi program kerja setiap waktu bisa terpantau dengan lebih baik. Jika ada hal yang kurang, bisa segera disikapi dengan kebijakan yang tepat.

Ada banyak alat pendukung untuk memantau progression ini. Ada beberapa perangkat lunak yang bisa diaplikasikan oleh manajemen untuk membuat proses menjadi lebih terkontrol. Namun hal yang terpenting adalah, cepat belum tentu tepat. Kecepatan harus seimbang dengan ketepatan, sehingga progress kerja bisa sesuai target yang diharapkan.

Properti – Peralatan dan Perlengkapan dalam Program Kerja

Properti bisa kita maknai sebagai peralatan dan perlengkapan yang mendukung program kerja agar bisa berjalan dengan lebih maksimal. Contoh yang bisa diungkapkan, misal dalam sebuah perusahaan konstruksi. Ada banyak peralatan kerja lapangan yang sangat mendukung suksesnya proyek. Excavator, backhoe, traktor, sekop, dan masih banyak lagi peralatan, semua itu disediakan untuk memperkuat hasil akhir dari suatu proyek.

Peralatan dan perlengkapan ini idealnya juga harus di inventarisasi dan didokumentasikan dengan baik. Ketersediaan peralatan yang minim, akan berakibat pada lambatnya progress kerja proyek. Adanya kerusakan pada peralatan juga menimbulkan permasalahan tersendiri yang menghambat jadwal proyek.

Penggunaan peralatan teknologi bisa sangat membantu dalam program kerja ini, sehingga kerusakan dilapangan atau permasalahan-permasalahan lapangan bisa segera teratasi. Sebagai contoh penggunaan CCTV. Kamera pengamat yang diletakkan pada wilayah-wilayah tertentu dalam area kerja, ternyata mempunyai efek-efek yang efektif bagi manajemen.

Kondisi lapangan terbaru, bisa dipantau secara online. Hal ini memudahkan bagi manajemen dan keamanan untuk mengantisipasi situasi-situasi yang diluar kewajaran. Pemantauan kinerja harian, antisipasi dari tindak kejahatan bisa diminimalisir dengan peralatan ini. Dan masih banyak lagi sarana properti yang bisa dipersiapkan demi kelancaran program kerja tersebut.

Oleh karena itu, sangat perlu kiranya ada unit khusus yang bertugas mengawasi, mereparasi, menyiapkan segala hal yang berkaitan dengan peralatan dan perlengkapan ini agar program kerja bisa berjalan sesuai yang direncanakan.

Waspada, Waskita, Wicaksana

Perlu diwaspadai pula adanya kendala internal dan eksternal yang mungkin hadir dalam program kerja. Hal ini adalah tugas tim perumus pada saat perencanaan awal, untuk mengantisipasi segala hal yang mungkin muncul kepermukaaan. Permasalahan yang muncul pun bisa berkaitan dengan fisik, psikis dan spiritual.

Pemahaman yang luas terhadap kondisi-kondisi ini mutlak dibutuhkan bagi tim perumus perencanaan. Pengambilan kebijaksanaan pun harus bisa mewakili situasi-situasi tersebut secara harmonis. Konsistensi dan persistensi tim inti perencanaan dalam menyusun strategi yang tepat guna dan tepat hasil, sangat dibutuhkan dalam program kerja. Oleh karena itulah, kita musti membekali diri dengan WWW = Waspada, Waskita dan Wicaksana.

Waspada adalah kemampuan analisa dan antisipasi terhadap ancaman/gangguan yang berpotensi muncul. Waskita adalah kemampuan pandangan/visioner untuk mengetahui situasi kondisi atau trend yang mungkin ada. Wicaksana adalah kemampuan untuk bisa mengambil sikap,keputusan dan langkah yang tepat dari segala sisi.

Nah, itulah uraian mengenai 4P – sebagai jurus sakti untuk menyusun program kerja agar berjalan dengan baik. Jurus-jurus sakti ini perlu diterapkan dengan baik. Diperlukan komitmen dan disiplin tersendiri untuk menggunakan jurus ini. Ibaratnya pendekar yang masih terus digembleng, maka proses penggunaan jurus ini pun musti demikian.

Pada saat mempraktekkan jurus-jurus ini, bisa jadi kita mengalami kegagalan terlebih dahulu. Terpental lalu tersungkur dalam keterpurukan. Dalam kondisi ini perlu kita ingat, gagal adalah hal yang biasa. Hal yang lebih luar biasa adalah jika kita mampu bangkit dan mengubah persepsi kita atas kegagalan.

Diperlukan komitmen yang terus menerus terhadap diri sendiri. Kesadaran yang terus ditumbuhkan untuk dijadikan bekal bangkit dan melangkah lebih tegap dari sebelumnya. Belajar dari pengalaman tokoh-tokoh sukses adalah motivasi yang sangat baik, untuk melengkapi semangat dan mentalitas kita.

Hampir 99% tokoh-tokoh yang sekarang dikatakan sukses, dulu adalah orang-orang yang akrab dengan kegagalan. Mereka adalah orang-orang yang tangguh, menjalin persahabatan dengan kegagalan. Kegagalan dijadikan sahabat terbaik,agar selalu waspada, waskita dan wicaksana dalam melangkah menjalankan program kerja yang ada.

Kegagalan adalah ibu kandung dari kesuksesan. Kesuksesan tidak mungkin dikatakan sebagai hal tersebut, jika tidak ada kegagalan. Ibarat dua sisi mata uang. Dan kita memegang koin mata uang tersebut. Kegagalan perlu diterima sebagai suatu kenyataan. Terimalah kegagalan, maafkanlah kekurangan diri kita, berdamailah. Lalu sadarilah, bahwa itulah saat yang tepat bagi kita belajar lebih jauh kedalam diri kita sendiri.

Untuk menemukan formula yang paling tepat dalam menyusun langkah program kerja yang jauh lebih baik. Di sekolah kita mendapatkan pelajaran, lalu menerima ujian.Hal ini berbeda di dalam kehidupan, bahkan di area pekerjaan pun saat menjalankan program kerja. Dalam kehidupan, kita menerima ujian, baru setelah itu kita mengambil pelajaran dari apa yang kita lakukan.

Well, buat kamu yang sekarang sedang tersungkur, terhempas dalam keterpurukan. Terimalah kondisimu saat ini dengan lapang dada. Maafkanlah dirimu sendiri. Bersyukurlah, bahwa momen kamu saat ini adalah momen yang indah. Kok indah? Ya dong, justru saat ini kamu sedang mengalami ujian mental, agar kamu bisa membuktikan pada dirimu sendiri, bahwa kamu bisa mengambil pelajaran berharga.

Pelajaran berharga yang kamu terima saat ini, bisa dipastikan tidak ada dalam pelajaran di sekolah. Ini adalah pelajaran mahal untuk menaikkan derajat dan pengalamanmu, demi meraih sukses yang lebih besar. Dan bersiaplah untuk melangkahkan kakimu, menyusun program kerja lebih hebat untuk saat ini dan seterusnya, menggunakan jurus yang baru saja kamu baca ini. Selamat berproses ya.