Contoh Proposal Kegiatan dan Sistematika Penulisannya

Contoh proposal banyak dicari oleh para siswa yang baru pertama kali belajar atau mendapat tugas untuk menyusun suatu proposal. Salah satu jenis proposal yang banyak dibuat adalah proposal kegiatan. Proposal kegiatan disusun dengan tujuan sebagai garis besar persiapan dan rencana pelaksanaan suatu kegiatan.

Oleh sebab itu, biasanya sebelum suatu proposal kegiatan ditulis maka akan diadakan rapat oleh panitia kegiatan untuk membuat rencana secara garis besar konsep kegiatan yang akan diadakan.

Contoh Proposal Kegiatan Memperingati Hari Kemerdekaan Republik Indonesia

Salah satu proposal kegiatan yang banyak disusun adalah proposal kegiatan dalam memperingati hari kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 2014.

Momen tersebut merupakan momen nasional yang selalu diperingati oleh lingkungan warga yang kecil, misal RT/RW hingga lingkungan warga yang lebih besar misalnya kotamadya. Jika kita lihat di televisi, biasanya juga ada suatu acara yang menyemarakkan kemerdekaan RI misalnya seperti konser musik dengan tajuk Gebyar kemerdekaan dan sejenisnya. Untuk itulah setiap kegiatan butuh untuk disusun proposalnya terlebih dahulu agar dapat dipersiapkan dengan baik segala kebutuhan dan konsep acaranya sehingga kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan sukses pada waktunya.

Berikut ini adalah contoh dan penjelasan mengenai suatu proposal kegiatan yang bertemakan tentang acara atau kegiatan untuk memperingati hari kemerdekaan Republik Indonesia. Bagian pertama dalam suatu proposal adalah Halaman Judul . Halaman judul berisi tentang nama kegiatan, tempat dan waktu kegiatan diadakan serta siapa penyelenggara dari kegiatan tersebut. Sehingga jika proposal yang disusun untuk memperingati kemerdekaan Republik Indonesia maka judul kegiatan dapat dibuat seperti misalnya : Proposal Kegiatan Malam Pentas Seni Dalam Rangka Mempererat Persatuan dan Kesatuan Warga Margodadi Dengan Semangat Kemerdekaan Republik Indonesia yang Ke-69.

Bagian kedua setelah judul proposal maka yang harus disusun adalah Latar Belakang. Latar belakang berisi mengenai alasan mengapa kegiatan tersebut perlu untuk diadakan. Dalam hal proposal dengan judul tersebut di atas maka latar belakang kegiatan adalah mengingat pentingnya persatuan dan kesatuan dalamkehidupan bermasyarakat dan bernegara maka perlu diadakan suatu kegiatan dimana setiap anggota masyarakat dalam lingkungan tersebut dapat berperan serta dan berpartisipasi. Kegiatan tersebut hendaknya dikemas dalam suatu bentuk pentas seni karena merupakan suatu bentuk kegembiraan bersama dalam rangka memperingati tercapainya kemerdekaan Republik Indonesia pada 69 tahun yang lalu.

Bentuk-bentuk kesenian yang ditampilkan merupakan suatu kesenian yang mampu menciptakan motivasi untuk selalu menjaga persatuan dan kesatuan warga demi tercapainya kehidupan yang damai dan sejahtera. Isi atau garis besar dari contoh latar belakang tersebut di atas dapat dikembangkan menjadi tiga bagian dalam halaman latar belakang, yaitu mulai dari pembukaan, isi utama dan penutup.

Tujuan Kegiatan merupakan bagian ketiga dalam suatu proposal kegiatan.

Dalam hal contoh proposal kegiatan di atas maka tujuan kegiatan adalah untuk meningkatkan rasa persatuan dan kesatuan antar warga Margodadi sehingga tercipta kehidupan bermasyarakat dan bernegara yang damai dan sejahtera.

Tujuan proposal dapat berupa tujuan tunggal maupun beberapa tujuan yang memang ingin dicapai dengan melaksanakan kegiatan tersebut.

Setelah tujuan kegiatan maka bagian proposal kegiatan selanjutnya adalah Nama dan Bentuk Kegiatan. Nama kegiatan adalah Malam Pentas Seni Dalam Rangka Mempererat Persatuan dan Kesatuan Warga Margodadi Dengan Semangat Kemerdekaan Republik Indonesia yang Ke-69. Sedangkan bentuk kegiatannya adalah suatu pertunjukan yang dikemas dengan berbagai macam aksi panggung seperti paduan suara lagu-lagu perjuangan, drama teatrikal dengan tema perjuangan, tarian-tarian nasional, dll.

Peserta dan Penyelenggara Kegiatan merupakan bagian yang harus disebutkan mengikuti nama dan bentuk kegiatan. Peserta kegiatan dapat dituliskan semua warga Margodadi baik sebagai pengisi acara maupun sebagai hadirin yang akan menyaksikan pentas seni tersebut. Sedangkan penyelenggara kegiatan dapat dituliskan misalnya Karang Taruna Margodadi. Pada bagian penyelenggara kegiatan dapat ditulis dengan lengkap mengenai susunan panitia, mulai dari pelindung, penasehat hingga nama masing-masing seksi lengkap dengan nomor teleponyang dapat dihubungi.

Selanjutnya adalah Jadwal dan Lokasi Kegiatan akan diadakan. Misalnya malam pentas seni akan diadakan pada hari Sabtu tanggak 28 Agustus 2014 mulai pukul 19.00 WIB hingga selesai, bertempat di Lapangan Utama Margodadi.

Susunan Acara juga sebaiknya dituliskan. Bagian ini berupa sebuah susunan acara mulai dari awal hingga akhir kegiatan tersebut diadakan, lengkap dengan waktu durasi dan nama pengisi acara masing-masing bagian.

Bagian selanjutnya adalah Anggaran Dana Kegiatan. Bagian ini merupakan bagian yang penting, sehingga harus dikalkulasi dengan matang agar setiap kebutuhan dan perlengkapan untuk mengadakan kegiatan dapat terpenuhi.

Dalam bagian ini perlu dituliskan asal pemasukan atau sumber dana beserta jumlahnya. Kemudian dituliskan juga setiap perlengkapan beserta anggarannya, misalnya seperti sewa tenda dan panggung, konsumsi, cetak undangan, sewa kostum, dll. Selain untuk menunjukkan transparansi dalam mengadakan kegiatan, anggaran dana diperlukanuntuk pengajuan permohonan dana kepada sponsor atau donatur.

Masih berkaitan dengan bagian Anggara Dana Kegiatan, maka lembar selanjutnya adalah Penawaran Kerjasama atau Sponsorship. Tak jarang demi terselenggaranya suatu kegiatan yang besar maka diperlukan anggaran dana yang tidak kecil dan tak dapat terpenuhi dari uang kas yang selama ini dikumpulkanoleh warga. Oleh sebab itu penawaran kerjasama dengan pihak sponsor maupun donatur juga diperlukan misalnya ada  suatu penawaran yang dapat ditulis seperti di bawah ini  :

Paket Sponsorship sebesar 5 juta rupiah maka akan mendapatkan fasilitas berupa :

a. Pemasangan spanduk nama perusahaan atau nama produk di tempat-tempat yang strategis yang dapat dilihat oleh warga misal di Gapura Pintu Masuk Lapangan dan di bagian depan panggung.

b. Sablon logo perusahaan dan produk pada kaos panitia.

c. Penampilan logo perusahaan dan produk pada slide persembahan
Isi dari bagian penawaran sponsorship dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan setiap kegiatan.  Jangan lupa untuk menyertakan nama contact person dan no. telepon sekretariat yang dapat dengan mudah dihubungi pada bagian akhir dari penawaran kerjasama atau sponsorship.

Terakhir adalah bagian Penutup. Bagian penutup dapat berupa kalimat seperti ini : Demikian uraian mengenai kegiatan yang akan kami selenggarakan. Besar harapan kami Bapak/Ibu memberikan dukungan demi terselenggaranya kegiatan ini dengan sukses. Atas perhatian Bapak/Ibu tak lupa kami sampaikan terimakasih. Bila Bapak/Ibu membutuhkan informasi dan diskusi  lebih lanjut silakan menghubungi nomor kontak sekretariat yang tercantum dalam proposal ini.

Penulisan proposal sebaiknya dimulai sekitar 3-6 bulan sebelum rencana pelaksanaan kegiatan, sehingga proposal tersebut dapat digunakanuntukmengurus masalah perijinan, pencarian dana serta urusan sewa-menyewa semua perlengkapan yang dibutuhkan. Tentu saja hal seperti ini membutuhkan kerjasama dari semua panitia yang dibentuk untuk mengadakan kegiatan tersebut.

Contoh proposal kegiatan di atas hanyalah salah satu bentuk proposal dengan sistematika penulisan yang dibuat pada umumnya. Berbagai versi penulisan proposal telah banyak disusun, namun tentu saja penulisan proposal diharapkan lugas, tidak berbelit-belit dan diberikan pada pihak-pihak yang tepat sasaran untuk mendukung kesuksesan suatu kegiatan yang akan diadakan.