Membuat Proposal Kegiatan yang Baik dan Benar
Ilustrasi proposal kegiatan
Sebuah organinasi yang ketika akan menyelenggarakan kegiatan pastilah butuh proposal kegiatan. Proposal kegiatan disusun agar rencana kegiatan yang dibuat bisa dipahami oleh orang lain dan bisa dijalankan bersama dengan orang lain.
Selain itu, persetujuan juga diperlukan dari pihak yang berwenang, makanya dibutuhkan proposal agar pihak lain mengerti danmemahami kegiatan yang akan kita selenggarakan sehingga ijin pun akan dengan mudah kita dapat.
Pengertian Proposal
Secara harfiah berdasarkan kamus besar bahasa Indonesia, proposal adalah rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. Berarti proposal kegiatan adalah suatu rencana yang dituangkan dalam bentuk rangcangan kerja untuk mensukseskan sebuah kegiataan atau acara.
Banyak orang yang kadang lupa akan pentingnya arti sebuah proposal. Dari pengertiannya kita tahu bahwa proposal dibuat agarvisi, misi, dan tujuan dari yang punya acara bisa tersampaikan ke orang lain. Masih sering kita melihat beberapa organisasi yang dalam membuat proposal hanyalah copas (copy dan paste).
Jalan copas banyak ditempuh oleh mereka dikarenakan malasnya mereka untuk membuat lagi atau bahkan waktu yang terlalu mepet. Jadi, jalan yang tercepat dan termudah adalah copas.
Penyebab lain, biasanya juga dikarenakan tidak mengertinya mereka dalam menyusun sebuah proposal kegiatan sehingga yang terjadi adalah copas proposal orang lain yang semisal dengan idenya lagu tinggal diganti beberapa hal yang dirasa perlu.
Oleh karena itu, tidak jarang orang yang membuat proposal kegiatan ketika ditanya mengenai gambaran kecil dari kegiatannya tidak mampu menjelaskan secara enak kepada orang lain.
Padahal salah tujuan dari pembuatan proposal kegiatan adalah agar apa yang kita maksudkan bisa tersampaikan kepada orang lain. Kalau kita saja tidak mengerti dengan proposal yang telah kita buat bagaimana orang lain bisa mengerti dengan proposal yang akan kita ajukan.
Mengingat pentingnya sebuah proposal, berikut bentuk dan tahapan dalam membuat proposal. Bentuk setiap proposal tidaklah sama, tetapi intinya hampir tidak jauh berbeda. Yakni, menyampaikan maksud dari kegiatan si pembuat proposal. Berikut ini salah satu contoh bentuk dari proposal kegiatan.
Halaman Sampul
Halaman sampul dalam proposal biasanya berisikan tentang tema dari acara kegiatan tersebut. Sedangkan untuk designbergantung pada kreatifitas masing-masing.
Halaman Isi
Dalam proposal kegiatan, halaman isi berisikan beberapa hal sebagai berikut.
1. Pendahuluan
Pada sub pendahuluan yang ada dalam proposal kegiatan berisikan tentang gambaran dan latar belakang pentingnya acara yang dimaksudkan dalam proposal untuk diselenggarakan.
Dalam penulisannya isinya diharapakan tidak terlalu bertele-tele atau berpanjang lebar. Tetapi juga tidak mengharuskan kita untuk menulis langsung secara tegak lurus menuju point utama. Gunakanlahbahasa yang mudah dipahami sesuai dengan sasaran yang akan kita berikan proposal kegiatan ini.
Janganlah menggunakan bahasa yang sulit dimengerti oleh orang yang akan kita tujukan proposal ini padanya. Bukankah tujuan dari pembuatan proposal ini adalah agar maksud dari acara dan tujuan kita bisa tersampaikan kepada orang lain? Jadi, sangat tidak relevan jika maksud kita tidak tersampaikan walaupun kita telah membuat proposal dikarenakan bahasa yang kita pakai sulit untuk dipahami.
Diharapkan juga dalam penulisannya bisa runtut agar orang yang membaca proposal kegiatan bisa mengikuti alur dan tidak terlalu capek dalam membacanya. Seperti sebuah esay, pendahuluan juga bisa terdiri dari paragraf pembuka, isi, dan penutup.
2. Landasan Gerak
Landasan gerak berisikan mengenai landasan yang digunakan oleh organisasi dalam membuat acara yang ada dalam proposal. Landasan gerak boleh berisikan lebih dari satu poin, semua itu bergantung pada landasan apa yang dipakai oleh organisasi tersebut.
3. Tujuan
Berisikan tentang maksud yang ingin dicapai ketika acara yang dimaksudkan dalam proposal bisa terlaksana dengan lancar. Untuk penulisannya bisa langsung dituliskan per poin atau bisa juga dimodel seperti sebuah paragraf. Tetapi, kebanyakan lebih menyukai dalam bentuk langsung perpoint.
Hal ini dilakukan mengingat banyaknya tujuan yang ingin dicapai dalam acara yang dimaksudkan dalam proposal kegiatan tersebut. Disarankan untuk menulis tujuan dengan system langsung perpoint agar lebih memudahkan bagi orang yang membaca proposal kita nantinya.
4. Target
Berisikan tentang batas ketentuan yang ingin dicapai dalam acara yang termaksud dalam proposal kegiatan. Tulislah target sesuai dengan apa yang telah kamu targetkan. Jangan lupa untuk menuliskannya dengan sesuai dengan kenyataan yang ada. Hindari penulisan target yang jauh dari harapan yang mungkin bisa terlaksana.
5. Sasaran
Berisikan tentang sesuatu yang menjadi tujuan dari acara yang termaksud dalam proposal. Tujuan lebih mengarah ke obyek atau benda yang menjadi sasaran dalam acara yang tertulis dalam proposal kegiatan. Misal, acara pisah kenang Smpn 1 Wonosobo, maka sasarannya bisa saja siswa Smpn 1 Wonosobo.
6. Nama Kegiatan
Sudah pasti dalam sub judul dalam proposal kegiatan ini berisikan mengenai nama kegiatan yang ingin dilaksanakan. Usahakan membuat nama kegiatan sesuai dengan acara yang dilaksanakan dan gunakan pilihan kata yang tepat pula. Sebagai contoh nama kegiatan sebagai berikut.
Kegiatan ini bernama ’’Menuju IPK (Islam, Prestasi Dan Kuliah) Cumlaude” dengan tema ”Dengan Islam Kita Kembali RaihPrestasi Dan Kemuliaan”
7. Waktu dan Tempat
Berisikan mengenai waktu dan tempat kegiatan itu dilaksanakan. Silahkan menuliskan waktu dan tempat sesuai dengan rencana yang telah disepakati dalam organisasi, walaupun kemungkinan di lapangan nanti ada perubahan yang sebenarnya tidak kita inginkan.
8. Bentuk Kegiatan
Berisikan tentang susunan acara atau kegiatan yang akan berlansung nanti. Penyusunannya sesuai dengan susunan acara yang akan digunakan dalam kegiatan nantinya.
9. Susunan Panitia
Berisikan tentang susunan panitia yang terlibat dalam pensuksesan acara yang dimaksudkan dalam proposal. Penyusunannya ataumodel penulisannya biasanya disusun secara herarki dari ketua pelaksana sampai dengan anggota.
Usahakan nama yang sama tidak memegang dua tugas dalam susunan kepanitiaan. Hal ini biar terlihat lebih fokus danprofesional dalam menjalankan tugasnya utnuk mensukseskan acara yang dimaksudkan dalam proposal kegiatan ini.
Susunan panitia tidak harus langsung dituliskan di sini, bisa juga dilampirkan yang ditaruh pada lembar lampiran setelah penutup.
10. Rencana Anggaran
Berisikan tentang perkiraan biaya yang akan dikeluarkan dalam pensuksesan acara yang dimaksudkan dalam proposal. Biasanya untukanggaran biaya operasional yang akan dimasukkan ke dalam proposal mengalami sedikit kenaikkan. Hal ini untuk mengantisipasi terjadinya salah perkiraan ataupun lonjakan harga yang terjadi pada saat proses pensuksesan acara.
Rencana anggaran harap disusun sedetail-detailnya dan sesuai dengan kenyataan di lapangan yang ada. Hal detil diperlukan untuk meminimalisirkesalahan yang bisa saja terjadi dalam pensuksesan acara yang dimaksudkan dalam proposal kegiatan.
11. Penutup
Berisikan kata-kata penutup yang lazim biasa digunakan. Selain itu juga berisikan ajakan kepada orang yang membaca proposal untuk ikut serta dalam mensukseskan acara yang ada dalam proposal tersebut.
Setelah kata-kata penutup, di bawahnya ada tanggal dan tempat pembuatan proposal serta nama terang dan tanda tangandari ketua pelaksana serta sekertaris. Penulisan ketua pelaksana dan sekertaris diletakkan sejajar, tetapi sekertaris berada di sebelah kanan sedangkan ketua pelaksana berada di sebelah kiri.
Setelah halaman isi selesai dibuat, biasanya halaman selanjutnya adalah lampiran-lampiran. Lampiran sendiri bisa berisikan susunan panitia, rencana anggaran, dan format kerja sama.
Semua itu bergantung pada kebijakan Anda dalam membuat proposal kegiatan agar terlihat semenarik dan semudah mungkin untuk dibaca oleh orang lain agar maksud dari apa yang kita inginkan bisa tercapai ke orang lain.
