Hal-Hal Pokok dalam Proposal Pertunjukan Musik
Ilustrasi proposal pertunjukan musik
Pertunjukan musik adalah pertunjukan yang sangat digemari remaja saat ini. Begitu banyak pertunjukan musik yang digelar setiap minggunya. Even-even seperti itu biasanya digelar rutin, mulai dari yang sederhana sampai yang mewah, mulai dari bintang tamu tingkat lokal hingga musisi nasional bahkan internasional.
Namun, tak banyak orang yang memikirkan, prosesi sebelum adanya pertunjukan musik tersebut sangatlah rumit, mulai dari pencarian dana, penggaetan sponsor, menghungi bintang tamu, dan lain sebegainya. Hal ini tentu saja sangat menguras pikiran dan tenaga. Hal yang paling rumit dari proses pertunjukan musik adalah membuat proposal pertunjukan musik.
Proposal ini nantinya akan ditujukan kepada sponsor pemberi dana, kepada pengurus gedung atau tempat yang akan dipakai untuk pertunjukan, sebagai perizinan, dan lain sebagainya. Untuk itu, membuat proposal sangatlah penting untuk diketahui.
Berikut ini adalah hal-hal pokok yang harus dicantumkan dalam proposal pertunjukan musik. Anda bisa mencobanya dan mempraktikkannya ketika akan membuat pertunjukan musik baik di sekolah (Pensi atau Pentas Seni) ataupun pertunjukan besar yang berlevel nasional.
Membuat Latar Belakang
Langkah pertama dalam membuat proposal pertunjukan musik adalah membuat latar belakang kegiatan tersebut. Kemukakanlah alasan yang tepat sehingga dapat membuat pihak yang kita ajukan proposal itu tertarik dengan ide kita.
Utarakan alasan yang populer namun tidak biasa dan berbeda. Misalnya, Pertunjukan musik yang akan kita adakan ini diharapkan dapat mengkampanyekan anti Narkoba bagi penonton yang mayoritas adalah anak muda. Alasan itu akan membuat pihak yang kita galang dukungan akan tertarik bekerja sama dengan kita.
Contoh lain dengan tujuan untuk membuat suatu acara yang sifatnya positif bagi masyarakat, misalnya, "Untuk memajukan kreativitas musisi kota A", atau "Untuk memuaskan dahaga masyarakat kota A akan hiburan", atau lainnya.
Mengemukakan Tema dan Manfaat Pertunjukan
Dalam proposal, hendaknya kita kemukakan tema yang diusung dalam acara pertunjukan musik ini. Pilihlah tema yang menarik dan sedang hangat dibicarakan saat ini. Sebagai contoh misalnya: "Say Yes To Music, Say No To Drugs".
Tema-tema yang populer dan sedang booming bisa menjadi pilihan yang tepat. Mitra kerja kita (baik sponsor atau pengisi acara) biasanya akan memandang kegiatan pertunjukan musik kita dari tema yang kita usung. Jika tema yang dipilih kurang menarik, pihak sponsor dan pengisi acara akan segan untuk menjalin kerja sama dengan kita. Biasanya, dalam tema ini kita juga mengemukakan manfaat pertunjukan kita bagi penonton.
Untuk acara bertema “Colourfull” misalnya, konten pun harus sejalan dengan tema. Sehingga jelas manfaat apa yang akan didapat dari suatu pertunjukan. Bisa saja selain mengampanyekan bahaya narkoba dan seks bebas di kalangan remaja, juga untuk mengapresiasi serta menggali bakat, minat, dan potensi anak muda dalam dunia musik. Acara yang disuguhkan bisa terlihat dari tema yang diangkat.
Informasi Tempat
Biasanya, tempat berlangsungnya acara menjadi pertimbangan yang cukup serius bagi para penyelenggara dan pendukung acara. Pihak Sponsor akan menimbang apakah tempat itu cukup strategis dan kondusif serta mudah dijangkau untuk pertunjukan musik atau tidak?
Informasi Detail Acara
Hal ini sebenarnya juga mencakup tempat. Detail lainnya berisi nama event, tanggal, waktu atau durasi acara, artis, dan rundown. Jika kita sudah menuliskannya secara terperinci, pihak sponsor juga akan lebih mudah dalam menentukan pertimbangannya dalam kelangsungan acara.
Nama event yang menarik menjadi pertimbangan tersendiri bagi pihak sponsor untuk ikut berkontribusi. Durasi acara merupakan pertimbangan khusus terhadap jumlah , jika sponsor memberi pensponsoran dalam bentuk dana, ataupun besaran produk, jika memberi dalam bentuk produk.
Waktu yang ditentukan merupakan pertimbangan lain bagi sponsor mengenai jumlah pendatang yang akan hadir. Waktu libur dengan hari kerja tentu akan berbeda, namun ini dapat diperhitungkan lagi berdasarkan lokasi diadakannya acara. Jika ada undangan artis, sponsor akan mempertimbangkan level keartisan artis tersebut. Artis yang sedang booming tentu akan berbeda penarikan masanya dibanding artis sepintas lalu, kecuali ada kontribusi seni yang ditawarkan, dan sebagainya.
Rundown merupakan hal yang penting karena dari sana akan diketahui pergerakan acara secara keseluruhan. Pihak sponsor tentu ingin ikut mempromosikan dirinya baik secara langsung ataupun tidak, kontribusinya bisa dibantu dengan adanya rundown yang jelas.
Target Pasar
Target pasar atau sasaran acara yang jelas merupakan nilai plus di mata para sponsor. Berapa banyak orang yang akan datang, siapa saja orang-orang itu, bisa dijelaskan pada bagian ini. Misalnya pelajar, mahasiswa, atau masyarakat awam.
Melalui target pasar ini, sponsor akan memperkirakan kontribusinya. Misalnya minuman softdrink seperti fruit tea atau coca cola memiliki target pasar yaitu anak-anak muda yang memiliki gairah dan passion. Tentu berbeda dengan jika acara memiliki target pasar ibu-ibu muda.
Bentuk Publikasi dan Promosi
Publikasi untuk suatu acara merupakan hal yang penting bagi pihak penyelenggara dan pihak sponsor. Seberapa besar nama sponsor akan terpampang dalam ajang publikasi ini tentu akan mempermudah sponsor untuk sekaligus ikut mempromosikan diri. Banyak penyelenggara acara yang sudah membuat konsep bagus, tapi kurang promosi dan berakibat sedikit orang yang tahu dan datang. Tentu usaha menjadi sia-sia.
Pada bagian ini Anda dapat menjelaskan dimana saja kita akan melakukan promo. Sebutkan titik-titiknya dengan detail. Termasuk media apa saja yang akan digunakan, dan berapa banyak, serta berapa lama masa promosi tersebut. Promosi tidak hanya above the line, seperti baligho, spanduk, leaflet ataupun pamflet, promosi majalah, inisiatif iklan radio, bahkan televisi, tapi juga below the line, misalnya dengan bagi-bagi stiker, pin, kaos, doorprize, dan lain sebagainya.
Hal yang cukup penting dalam bagian ini adalah juga ikut menyertakan desain promosi. Pihak sponsor pasti ingin mengetahui dengan jelas bentuk promosi yang akan disediakan bagi mereka. Desain yang bagus tentu akan memberi nilai tambah. Bentuk desain ini bisa disertakan dalam bentuk soft copy juga.
Budget Event
Rincian budget event harus jelas sehingga tidak menimbulkan kebingungan. Apalagi jika angkanya sudah di mark up dan jadi berkesan tidak masuk akal. Sebaiknya kenaikan harga tidak terlalu signifikan. Angka jaga-jaga dapat dimasukkan pada bagian risk condition yang berkisar antara 10 hingga 20 %.
Halaman Sponsor
Halaman ini berisi permohonan permintaan bantuan kepada calon sponsor. Pada bagian ini banyak hal yang akan dijadikan pertimbangan oleh pihak sponsor. Misalnya track record kita dalam pembuatan event, di sini akan dilihat pengalaman dan reputasi kita dalam dunia event organizer. Hal lainnya adalah besarnya uang yang akan kita minta dari pihak sponsor. Jumlah uang ini biasanya mereka hitung dari total sponsorship atau jumlah kepala yang bakal datang.
Ada bentuk-bentuk sponsorship yang perlu kita perhatikan, karena umumnya pihak sponsor jarang yang memberikan pendanaan sebesar 100 % untuk acara yang tidak digarap langsung oleh pihak sponsor tersebut. Berikut ini tipe-tipenya:
1. Sponsor Full dana
sponsor yang menyediakan semua dana pengeluaran untuk event tersebut. kadang meminta timbal balik penuh, tapi ada juga yang hanya berspekulasi secara finansial.
2. Sponsor Tidak Full dana alias semi barter
sponsor hanya menyediakan sekian persen dari dana pengeluaran yang dibutuhkan, sisanya barter atau promosi menggunakan jalur si sponsor.
3. Sponsor tak memberikan dana sama sekali alias barter
Contohnya barter barang / jasa dengan logo atau artikel. Barter liputan dengan logo atau media placement lainnya.
4. Sponsor moral
Support lewat social media, forum, internet, atau ikut menjadi panitia, dan yang paling penting datang dan bayar tiket masuk.
Itulah beberapa hal pokok yang harus disertakan dan dicantumkan dalam proposal pertunjukan musik.
