Memilih Software Administrasi Sekolah

Ilustrasi software administrasi sekolah

Di era teknologi yang serba cepat, praktis dan akurat ini menuntut setiap instansi ataupun badan legal formal memerlukan suatu tool yang sangat membantu. Dalam setiap aktivitas, dan pengurusan administrasi dan manajemen. Salah satunya adalah sekolah. Untuk memenuhi hal itu maka kini sedang booming isu tentang software administrasi sekolah.

Definisi dan Fungsi Administrasi

Bidang administrasi sejak dulu memang menempati arti khusus dalam setiap badan resmi maupun instansi. Baik instansi yang sifatnya profit maupun non profit, juga beberapa instansi pemerintah, semua memerlukan administrasi dalam pengaturan manajemen dan keuangannya.

Dan administrasi sistem konvensional tempo dulu selalu mempertahankan cara lama, yakni dalam bentuk pencatatan secara fisik dan manual. Artinya meski semua sudah diatur dan dikomputerisasikan, namun tetap harus memiliki catatan fisik secara manual.

Namun seiring dengan lajunya perkembangan teknologi, maka terbukalah wawasan banyak pakar dan ahli komputer untuk menciptakan suatu kemudahan-kemudahan dalam urusan administrasi tersebut.

Selanjutnya menilik betapa pentingnya arti administrasi tersebut, tentu saja berdasarkan atas pertimbangan fungsi dari administrasi itu sendiri.

Adapun fungsi administrasi sekolah pada dasarnya berfokus pada pengaturan masalah keuangan dan pencatatan dokumentasi siswa, yaitu sejak seorang siswa masih menjadi calon siswa, maupun selama siswa menjalani proses belajar, hingga siswa tersebut lulus dan menjadi alumni.

Dalam mendefinisikan sistem administrasi sekolah, selain mendefinisikan sistem yang berjalan ditambahkan pula sistem administrasi ideal yang akan dilakukan. Pendefinisian sistem administrasi sekolah ini dapat dijadikan sebagai dasar kebutuhan untuk memilih dan menentukan software administrasi sekolah.

Pemakaian Software Sebagai Alat Bantu

Administrasi sekolah bagi seorang guru kadang menjadi beban sehingga dapat mengurangi efektifitas dalam proses belajar mengajar. Seorang kepala sekolah harus mulai memikirkan cara yang efektif untuk mengurangi beban administratif tersebut. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan teknologi informasi untuk mengotomatisasi sistem administrasi sekolah.

Di beberapa sekolah yang memiliki ikatan alumni yang eksis dan berbudi-daya, biasanya cukup peduli terhadap kebutuhan sekolah akan suatu tool administrasi yang mudah dan sederhana. Beberapa sekolah di Indonesia terutama sekolah-sekolah yang berada di perkotaan, telah memiliki ikatan alumni yang antusias ikut membenahi sistem administrasi sekolah pula.

Awalnya masalah biaya mungkin menjadi kendala, untuk mendapatkan satu set perangkat lunak yang sangat bermanfaat bagi sekolah, seperti software administrasi sekolah.

Namun saat ini harga perangkat lunak komputer semakin murah dan software administrasi sekolah telah tersedia banyak di pasaran. Sehingga kesulitan yang dirasakan oleh pihak sekolah sudah tidak ada lagi.

Dasar Pemilihan Software Sekolah

Kini yang menjadi masalah adalah, bagaimana cara memilih perangkat lunak yang benar-benar efisien dan dibutuhkan. Tolok ukur yang digunakan adalah seberapa perlu kebutuhan adminstrasi sekolah yang dapat dimudahkan dengan adanya perangkat lunak tersebut.

Karena begitu banyak software yang ditawarkan tentu saja ini menjadi kendala kecil dalam menentukan pilihan yang tepat. Namun dengan sedikit kejelian dari pihak sekolah dan tentu pengguna langsung perangkat lunak tersebut nantinya, dapat menolong dalam menentukan pilihan yang tepat.

Perbedaan di antara software-software tersebut yang ditawarkan adalah perbedaan pada fasilitas dan teknologi pembuatannya. Tentu saja kedua hal tersebut, fasilitas dan teknologi pembuatannya, akan mempengaruhi harga jual dari perangkat lunak tersebut.

Namun singkatnya, software-software administrasi untuk sekolah tersebut ada yang dapat berjalan dalam sistem operasi windows atau linux saja, maupun yang dapat berjalan dalam kedua sistem operasi tersebut.

Yang perlu dilakukan sebuah sekolah sebelum melakukan pemilihan software administrasi sekolah adalah mendefinisikan kebutuhan akan sistem administrasi sekolah yang dapat diotomatisasikan.

Beberapa pertimbangan yang dapat digunakan sebagai dasar pemilihan software administrasi sekolah adalah kemampuan dan fasilitas yang terdapat dalam software tersebut, yaitu: >

a.     Memenuhi Fungsi Sistem Administrasi Sekolah

Software telah dapat memenuhi atau paling tidak mendekati fungsi sistem administrasi sekolah yang sedang berjalan.

b.    Kebutuhan Hardware untuk Menjalan Software

Tidak dibutuhkan spesifikasi hardware yang tinggi untuk menjalan software admnistrasi sekolah sehingga dapat menggunakan komputer yang ada atau jika harus membeli tidak akan mahal harganya.

c.     Hak Akses

Terdapat fasilitas pengelolaan hak akses sesuai dengan level user sehingga pemasukan data dan prosesnya dapat terkontrol. Hak akses juga akan meningkatkan keamanan data.

d.    Multiuser

Software Administrasi sekolah dapat digunakan oleh beberapa pengguna sekaligus pada saat yang bersamaan.

e.     Open Source atau Proprietary

Software berbasis open source dapat digunakan untuk menghemat biaya dibandingkan berbasis proprietary karena tidak ada kewajiban membayar lisensi tahunan ataupun lisensi sekali bayar.

f.      User Friendly

Software yang user friendly artinya dapat digunakan dengan mudah dengan pelatihan yang seminimal mungkin.

g.    Backup Data

Software telah menyediakan fasilitas untuk melakukan backup data sehingga jika data utama mengalami kerusakan, masih tersedia backupnya.

Selain pertimbangan standar di atas, terdapat pertimbangan tambahan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan, yaitu: >

h.    Berbasis Web

Software berbasis web telah menjadi kebutuhan karena selain dapat diakses dari jaringan lokal melalui LAN (Local Area Network) juga dapat di akses melalui internet.

Jika sekolah ingin memberi fasilitas kepada orangtua siswa untuk dapat memantau perkembangan dari anaknya dari rumah maka software berbasis web mutlak dibutuhkan.

Begitu pula jika para guru ingin dapat melalukan pengisian dan perubahan data nilai siswa dari mana pun.

i.       SMS Broadcast

Dengan adanya SMS Broadcast maka siswa atau orangtua dapat menerima informasi melalui sms. Fasilitas ini membuat komunikasi antara sekolah dengan siswa maupun orang tua menjadi semakin cepat dan erat.

Semoga pertimbangan-pertimbangan di atas dapat dijadikan rujukan bagi sebuah sekolah dalam memilih software adminitrasi sekolah yang sesuai dengan kebutuhannya dan mengefektifkan bekerjanya sistem administrasi sekolah.

Keuntungan Aplikasi Software Administrasi Sekolah

Setelah Anda mencapai pemahaman sederhana tentang software administrasi sekolah, dan dasar pemilihan software yang tepat sebagai pertimbangan dalam memilih; Anda juga rasanya perlu mengetahui beberapa keuntungan menggunakan aplikasi software administrasi untuk sekolah tersebut.

Beberapa keuntungan yang didapatkan dalam pengaplikasiannya adalah:

1. Membantu menyelesaikan masalah bagian keuangan sekolah
2. Memberi data akurat tentang pembayaran SPP dan sebagainya.
3. Memberi data akhir bagian keuangan sekolah.
4. Menghasilkan laporan mingguan sekolah.
5. Membuat laporan bulanan sekolah.
6. Menghasilkan laporan flow cash bagian keuangan sekolah.
7. Membuat rekapitulasi laporan keuangan sekolah.

Dan kelebihan lain dari aplikasi software administrasi sekolah ini adalah, mudah dalam penggunaan, dengan bahasa komputerisasi yang mudah dimengerti, dan memiliki jaringan LAN (Local Area Network) yang dapat diakses setiap waktu bagi siapapun yang berkepentingan di dalamnya. Misalnya, oleh Kepala Sekolah, petugas adminstrasi sekolah yang berwenang, maupun pihak Komite Sekolah, dan Ketua Ikatan Alumni Sekolah.

Nah, bukankah era pencatatan segala administrasi sekolah secara konvensional tidak lagi menjadi suatu keharusan bukan? Karena kinilah saatnya Anda move on untuk menggunakan software administrasi sekolah bagi sekolah yang Anda pimpin.