Struktur Organisasi Humas dan Tugas Kehumasan

Ilustrasi struktur organisasi humas

Di era globalisasi dan era digital ini, peranan humas dalam sebuah organisasi, kantor pemerintah, instansi pemerintah ataupun swasta, rumah sakit, apalagi bidang jasa, dan industri, mempunyai posisi yang sangat strategis. Dalam industri menengah saja, dibutuhkan sebuah departemen atau divisi struktur organisasi humas tersendiri.

Struktur Organisasi Humas

Tugas humas adalah mensosialisasikan dan mengkomunikasikan segala informasi atau hal-hal menyangkut MOU (Memorendum of Understanding) antara internal dengan pihak luar atau pun masyarakat. Struktur organisasi humas dalam sebuah industri menengah biasanya langsung dijabat atau dirangkap oleh HRD (Human Resource Department). Untuk industri yang sudah modern, struktur organisasi humas akan berdiri sendiri.

Untuk membuat kerja humas semakin baik, efisien, dan efektif, humas mestinya mempunyai struktur langsung dengan top manajemen. Hal ini karena biasanya humas membawa tugas tentang kebijakan-kebijakan strategis sebuah instansi.

Kemampuan personil humas, sebaiknya, orang yang mempunyai pengetahuan ilmu komunikasi, mempunyai pengetahuan peraturan tenaga kerja, paham hukum perdata maupun pidana, hukum terkait izin gangguan, izin mendirikan bangunan, dan hal-hal yang menyangkut psikologi massa, psikologi industri, dan psikologi pekerja.

Akan tetapi, setiap daerah terkadang juga membutuhan keahlian seorang humas yang berbeda. Hal ini bergantung kultur masyarakat di sekitar lokasi sebuah instansi tersebut. Ada juga yang cocok jika humas dijabat oleh seorang psikolog.

1. Stuktur Organisasi Humas

Top management

HRD bidang humas, HRD bidang umum, dan HRD bidang personalia

2. Bidang Humas

Ketenagakerjaan

Hukum dan peraturan atau undang-undang

Kemasyarakatan

3. Job Description Tiap Bidang

Ketenagakerjaan. Bidang ini melakukan kerja sama dengan lembaga-lembaga pelatihan motivasi, skill tertentu yang bertujuan selalu meng-update peningkatan kinerja kerja tenaga kerja.

Hukum dan Peraturan atau Undang-undang. Bidang ini melakukan tugas yang terkait dengan peraturan pemerintah (dinas tenaga kerja), PKB (Perjanjian Kerja Bersama), dan lembaga-lembaga atau serikat buruh. Biasanya, bidang ini mempunyai tugas terkait dengan hubungan industri atau yang dikenal dengan three party, pengusaha, buruh/karyawan, dan pemerintah. Bidang ini juga sekaligus membantu bidang personalia.

Kemasyarakatan. Bidang ini mempunyai tugas untuk mensosialisasikan program-program kepedulian terhadap lingkungan di sekitar industri atau instansi tersebut. Misalnya, melakukan khitanan massal, lomba jalan santai, memberikan bingkisan lebaran, dan sebagainya.

Kinerja Humas di Perusahan

Sebaiknya, semua program humas ini terprogram dengan baik dan terevaluasi secara berkala. Rencana yang matang akan menghasilkan program kerja sesuai tujuan komunikasi yang dilakukan seorang humas atau Public Relations Officer (PRO). Program kerja humas hanya ada tiga kategori. Ketiganya memerlukan media pada pelaksanaannya.

Sebelum menentukannya, seorang PRO hendaklah memperhatikan hal-hal yang diperlukan untuk keberhasilan program kerja tersebut. Kesemuanya ini merupakan hal-hal di sekitar program kerja humas yang perlu diketahui oleh praktisi maupun akademisi PRO.

1. Program Rutin

Ini adalah program kerja humas yang dilakukan secara teratur sesuai perkembangan yang terjadi di dalam organisasi. Misalnya, program konsultasi pekerjaan pada suatu perusahaan. Program ini tersusun dengan baik, pelaksanaan yang teratur dan terus-menerus. Bisa setiap dua hari sekali, satu minggu sekali, dan satu bulan sekali.

Programnya boleh apa saja, yang sesuai tujuan komunikasi seorang PRO tentunya. Misalnya, program tentang keprotokoleran dalam humas yang diselenggarakan setiap dua minggu sekali. Hal ini dilakukan untuk memberikan pembekalan mengenai keprotokoleran kepada para karyawan khusus yang dibentuk untuk kepanitiaan dalam acara-acara resmi.

2. Program Insidental

Program ini disusun oleh seorang humas jika sewaktu-waktu ternyata ada kejadian atau peristiwa yang sifatnya mendadak. Bisa disebut juga sebagai program kerja tambahan bagi seorang humas.

Misalnya, program kerja yang dibuat untuk penyambutan kedatangan tamu yang datang tiba-tiba. Bisa juga kegiatan public relations yang diselenggarakan sewaktu-waktu atau sekali-kali, namun dianggap perlu dilakukan pada saat itu.

3. Program Darurat

Program ini disusun oleh seorang humas jika suatu waktu terjadi musibah atau kecelakaan yang menimpa organisasi. Peristiwa ini membutuhkan penanganan yang sifatnya segera dan tidak bisa ditunda. Peristiwa yang membutuhkan tindakan cepat untuk mengatasinya.

Seorang humas atau PRO harus dapat menangani masalah dengan cepat sehingga dapat menyelesaikannya sebaik mungkin. Peristiwa-peristiwa itu, di antaranya pencurian hasil produksi secara besar-besaran, adanya kecelakaan, dan karyawan mogok kerja.

Untuk membuat program-program ini, seorang PRO harus mengetahui media-media yang akan digunakan untuk menunjang program-program ini. Denga begitu, program-program ini dapat diselenggarakan dalam organisasinya. Media yang dapat digunakan menurut Cutlip dan Center dibagi menjadi tiga kategori.

The Printed Word, yaitu media yang digunakan untuk program kerja PRO yang sifatnya ditulis atau dicetak. Misalnya, majalah dan pamflet.

The Spoken Words, yaitu media yang digunakan untuk program kerja PRO, berbentuk ucapan atau lisan. Misalnya, meeting, siaran radio, dan press conference.

The Image, yaitu media yang digunakan untuk program kerja PRO, sifatnya berupa gambar atau video. Misalnya, berita televisi, art program, dan pameran.

Untuk pembuatan program kerja humas, seorang PRO harus memperhatikan beberapa hal. Hal tersebut adalah sebagai berikut.

Menentukan waktu yang tepat, kapan program kerja tersebut dapat dilakukan. Ini memerlukan penentuan yang detail, seperti hari, tanggal, jam, dan tempat.

Menentukan dengan tegas segala hal yang berkaitan dengan program jangka pendek. Hal ini diperlukan agar setiap tahap program perkembangannya dapat terlihat dengan jelas.

Sebuah organisasi yang terdiri dari berbagai kelompok individu yang bekerjasama dan berinteraksi satu sama lain, akan membentuk sebuah kebiasaan yang lama-kelamaan akan membentuk budaya organisasi dalam sistem organisasi tersebut.

Budaya organisasi merupakan pola terpadu yang dihasilkan dari perilaku individu dalam organisasi termasuk pemikiran-pemikiran, tindakan-tindakan yang dipelajari dan diajarkan kepada generasi berikutnya.

Contoh budaya organisasi dalam setiap perusahaan, muncul berdasarkan perjalanan hidup para pegawai. Pada umumnya budaya organisasi terletak pada pendiri organisasi. Merekalah yang berperan penting dalam mengambil sebuah keputusan dan sebagai penentu arah strategi organisasi. Budaya organisasi juga disebut sebagai budaya perusahaan. Di sinilah program kerja humas di dalam perusahaan berperan penting dalam mengatur organisasi tersebut.

Jadi, kehidupan organisasi dalam dunia kerja ada di dalam budayanya. Budaya di sini bukan mengacu pada kebudayaan tradisional atau suku, ras, dan latar belakang individu. Budaya di sini maksudnya adalah sesuatu cara untuk hidup di dalam sebuah organisasi. Di dalam budaya organisasi ada iklim atau atmosfer emosional dan psikologis.

Hal tersebut mencakup pada karyawan perusahaan itu sendiri, yaitu semangat kerja, sikap, dan tingkat produktivitasnya. Selain itu, budaya organisasi mencakup simbol berupa tindakan, rutinitas, percakapan, dan lain sebagainya, dan makna-makna yang melekat pada simbol tersebut. Makna tersebut dicapai melalui interaksi atau sosialisasi yang terjadi antar pegawai atau karyawan perusahaan tersebut dengan pihak manajemen perusahaan.

Dalam membentuk, mengembangkan, memperkuat, atau bahkan mengubah sebuah organisasi, diperlukan sebuah praktek untuk menyatukan nilai budaya karyawan dengan nilai budaya organisasi tersebut.

Prakteknya adalah dengan melakukan induksi atau sosialisasi, yaitu melalui transformasi budaya organisasi dan yang berperan di sini adalah humas (PRO) itu sendiri. Yang dimaksud dengan sosialisasi organisasi adalah serangkaian aktivitas yang secara substantif berdampak kepada penyesuaian aktivitas individual dan keberhasilan organisasi. Misalnya, komitmen, kepuasan, dan kinerja karyawan.

Langkah-langkah sosialisasi tersebut yang dapat membantu dan mempertahankan budaya organisasi adalah dengan cara menyeleksi calon karyawan, menempatkan karyawan, mendalami bidang pekerjaan, menilai kinerja karyawan, dan memberikan penghargaan kepada karyawan, serta menanamkan kesetiaan pada nilai-nilai luhur.

Selain itu, memperluas cerita dan berita tentang karyawan, serta mengakui kinerja karyawan dengan cara mempromosikan karyawannya dibantu oleh para PRO.

Hal tersebut dapat memperkuat budaya organisasi dan memastikan bahwa karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut bekerja sesuai dengan budaya organisasi yang berlaku, sehingga karyawan tersebut diberikan imbalan sesuai dengan dukungan yang dilakukan oleh karyawan tersebut terhadap perusahaan.

Sosialisasi perusahaan terhadap karyawan dilakukan dengan cara yang efektif dapat menghasilkan kepuasan kerja, komitmen organisasi, rasa percaya diri pada pekerjaan, mengurangi tekanan, dan karyawan akan betah diperusahaan tersebut.

Untuk itu, sebuah perusahaan perlu menyusun asumsi dasar, menyatakan dan memperkuat nilai yang diinginkan, dan menyosialisasikan melalui contoh, agar dapat mempertahankan organisasi tersebut.

Untuk sebuah industri besar, fungsi humas menjadi ujung tombak dalam hal melakukan sosialisasi dan promosi. Contohnya, PT Sampurna Indonesia, PT Djarum, PT Freeport.

Mereka, bahkan, sampai mempunya tim marching drum skala internasional, mempunyai klub bulu tangkis, tim SAR, dan lain-lain. Ini semua fungsi humas yang bukan semata-mata promosi, melainkan mempunyai nilai kepedulian terhadap masyarakat, termasuk mengurusi program-program untuk CSR (Corporate Social Responsibility). Jadi, struktur organisasi humas di sebuah organisasi, terutama perusahaan sangatlah penting. Semoga bermanfaat.