Karakter Khas Tugas Administrasi di Kampus

Lembaga pendidikan setingkat unversitas pasti memiliki daftar panjang must to do yang harus dipenuhi. Memenuhi kebutuhan mahasiswa yang jumlahnya bukan main membuat kewalahan. Tugas admistrasilah untuk mengatur tata kelola tersebut agar tidak terjadi penyumpatan dalam kinerja organisasi. Administrasi di kampus akan merujuk pada bagian akademik, pembayaran, dosen, dan sebagainya. Hampir semua lapisan divisi di kampus memiliki tugas administrasi.

Karakter Khas

Jika bisa dipersulit, kenapa dipermudah? Demikian watak birokrasi kita yang menular pada administrasi. Untuk level kampus pun tak beda jauh. Bahkan bagi yang memiliki ISO 9001 : 2000 (kualitas mutu) sekalipun. Mahasiswa sering menjadi konsumen tanpa mahkota. Jika dianalogikan customer is king, itu tidak berlaku sepenuhnya. Mengapa bisa dikatakan demikian?

• Birokrasi. Tugas administrasi di kampus berbelit-belit! Bukan sekadar mout of mouth semata. Namun di beberapa kampus, kondisi demikian jamak ditemui. Mulai dari mengurus nilai yang sulit, transkrip, dan lain sebagainya.
• SDM. Jika merujuk pada tata kelola pendidikan yang kian liberal. Logika yang dipakai adalah logika bisnis. Namun entah kenapa hal ini tidak berlaku pada tugas administrasi. Mahasiswa kerap menjadi "bulan-bulanan" administrasi. Seolah mahasiswa tidak membayar uang kuliah. Mulai dari yang ketus, cemberut, ngambek, dan sikap tidak mengenakkan lainnya.
• Akses. Mendapat akses menuju kemudahan administrasi adalah barang mahal. Akses kerap dipotong, diintervensi, atau dipersulit.

Solusi

Tanpa bermaksud memberi label buruk pada tugas administrasi. Mayoritas memang menunjukkan gejala demikian. Pengukuran ini tidak ilmiah. Namun merujuk pada mouth of mouth, diskusi online, blog, dan sebagainya, harus diakui masih ada administrasi yang menjalankan peran dengan amanah.

Tanpa sorot kamera, mereka menjalankan tugas dengan baik. Tapi sekali lagi hal itu masih jarang ditemui. Dengan kata lain, langka. What and how?

• Ketat. Metode kerja seharusnya bisa diperketat. Tugas administrasi menjadi pengayom dan pelayan. Bukan sebaliknya, mau dilayani. Metode ketat bisa dituangkan dalam standar operating procedure, tata nilai, atau kontrak kerja.
• Rekrutmen. Proses menentukan orang yang mengisi administrasi harus kapabel. Rekrutmen ini tidak asal comot. Sehingga orangnya tidak asal jadi dan asal kerja.
• Reward and punishment. Mengapa PNS sering malas-malasan? Sekian dari jawabannya adalah tidak ada penghargaan yang memadai. Kerja lebih atau sedikit sama saja. Tugas administrasi di kampus bisa belajar dari kasus ini. Penghargaan yang memadai bagi yang berprestasi layak diberikan. Sebaliknya bagi mereka yang malas, ganjaran hukuman setimpal diberikan.