Tugas Seorang Administrasi

Ilustrasi tugas seorang administrasi

Orang seringkali meremehkan pekerjaan dan tugas seorang administrasi karena dianggap membosankan, tidak menantang, tidak heroik, tidak keren, dan tidak-tidak lainnya. Mungkin, mirip dengan anggapan sebagian orang tentang pekerjaan menjadi ibu rumah tangga. Kelihatannya remeh, tetapi cobalah sekali-sekali Anda lakukan dengan benar, tidak asal-asalan. Ditanggung pusing, stres, dan pegal-pegal.

Kriteria Orang Administrasi

Seperti halnya orang-orang frontline yang bekerja pada sektor jasa atau service yang harus memiliki jiwa melayani, begitu pun kriteria orang yang bekerja di bidang administrasi. Mereka membutuhkan kemampuan-kemampuan tertentu. Pekerjaan administrasi memerlukan orang yang memiliki ketekunan, kerapian, ketelitian, kemampuan metodis, dan perhatian yang tinggi.

Seorang pegawai administrasi harus mampu melakukan pekerjaan yang multitask pada saat bersamaan. Memilih orang yang salah untuk suatu posisi bisa menuai bencana. Anda tidak mungkin mempekerjakan seorang waiter (pramusaji) yang judes, susah senyum, pandangan matanya tidak ramah, dan pilihan kata-katanya bisa membuat orang mengerutkan alis.

Jika mempekerjakan karyawan seperti itu, bisa-bisa bisnis Anda rusak dan Anda kehilangan banyak pelanggan. Begitu juga ketika Anda mencari personil administrasi. Pastikan Anda mendapatkan orang yang fast learning, berdedikasi, serta memenuhi kriteria untuk posisinya.

Lingkup Pengertian Administrasi

Meskipun kelihatannya remeh, administrasi mutlak diperlukan dalam pengelolaan segala bidang yang memiliki dan menuju suatu tujuan atau sasaran. Sebuah tujuan memerlukan serangkaian proses untuk mencapainya, mulai perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, kontrol, hingga evaluasi. Di sinilah, administrasi diwujudkan dalam setiap proses manajemen.

Dalam arti sempit, administrasi sering diartikan sebagai clerical works, yaitu kegiatan-kegiatan seperti mencatat, mengetik, memperbanyak, surat menyurat, dan sebagainya. Dalam arti yang lebih luas, administrasi diartikan sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama.

Bila kedua definisi tersebut disatukan, administrasi berarti penyelenggaraan kerja atau kegiatan yang dilakukan bersama-sama oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan bersama.

Ilmu Administrasi

Drs. Ibrahim Lubis mengelompokkan ilmu administrasi ke dalam tiga bagian.

1. Ilmu administrasi negara. Mengatur administrasi ketatanegaraan. Bagian ini terbagi dua, yaitu administrasi sipil yang dilakukan oleh pemerintahan tingkat kecamatan, kelurahan, departemen, maupun perusahaan jawatan. Kedua adalah administrasi militer yang diterapkan oleh angkatan bersenjata dan kepolisian.
2. Imu administrasi niaga. Mengatur administrasi niaga swasta. Bagian ini terbagi dua, yaitu administrasi perusahaan atau administrasi perkantoran yang dilakukan oleh perusahaan jasa dan barang. Kedua, administrasi sosial yang dilakukan oleh usaha sosial dalam rangka melayani masyarakat, seperti yayasan atau rumah sakit.
3. Ilmu administrasi internasional. Mengatur urusan data organisasi atau lembaga internasional, seperti UNESCO, UNICEF, dan ASEAN.

Menjadi Seorang Adiministrator

Tugas utama dari administrator dalam organisasi tertentu adalah untuk memastikan bahwa operasi kantor berjalan lancar. Administrator karena itu, dengan caranya sendiri, menjadi tulang punggung organisasi. Saat ini, dibutuhkan mereka yang bisa tampil baik entah untuk terampil dan dari sisi mental, sebagai administrator yang berpengalaman dan baik di semua jenis industri, baik itu kesehatan atau teknologi informasi atau pendidikan.

Administrator bekerja di berbagai departemen dari suatu organisasi seperti departemen personalia, rekening, sumber daya manusia, penjualan, dll Jadi, Anda dapat melihat, sebagai administrator bekerja di berbagai jenis industri di departemen yang berbeda, profil pekerjaan mereka sangat bervariasi.

Namun, bagi mereka yang tertarik untuk memasuki profesi ini, pengetahuan tentang berbagai peran yang mereka mainkan serta keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi sukses dalam profesi ini, akan menjadi bantuan besar.

Organisasi Manajemen, Waktu dan Keterampilan Multitasking

Keterampilan dalam organisasi dengan demikian harus memiliki kemampuan untuk menjadikan semuanya profesional dan berkarir jelas. Seseorang harus baik dalam manajemen waktu dan harus memiliki kemampuan untuk multitask.

Maka dari itulah pekerjaan administrasi mengharuskan seseorang untuk mengelola dan mengurus banyak tanggung jawab secara bersamaan, mereka merenungkan untuk menjadi administrator harus memiliki kemampuan untuk menyulap banyak tugas dan menyelesaikannya dalam tenggat waktu singkat, cepat. Namun rapih.

Pemeliharaan catatan kantor, pengajuan, melakukan dan memelihara dokumen kantor, menjamin ketersediaan perlengkapan kantor, menghadap pemeliharaan rutin mesin kantor dan peralatan adalah beberapa pekerjaan yang administrator lakukan secara teratur.

Keterampilan Teknologi

Faktor lain yang harus masuk dalam daftar keterampilan administrasi saat ini adalah keterampilan berteknologi. Seperti semua organisasi saat ini yang melakukan sebagian besar pekerjaan mereka bergantung pada komputer, administrator harus fasih dalam penggunaannya. Pengetahuan tentang software khusus yang membantu mereka merencanakan dan mengelola operasi kantor dan memelihara catatan kantor serta keterampilan internet merupakan prasyarat khusus.

Keterampilan Komunikasi

Sebagian besar pekerjaan administrasi mengharuskan Anda untuk menjadi sangat baik dalam komunikasi, baik tertulis maupun lisan. Dalam beberapa organisasi, entah itu menghadiri panggilan, mengatur pertemuan dan janji, berinteraksi dengan klien dan pemasok, menjaga kantor dan korespondensi bisnis, mengirim email, semua adalah bagian dari pekerjaan administrator. Hal ini memerlukan bahasa yang baik, tata bahasa, dan keterampilan komunikasi lisan.

Pekerjaan dan Keterampilan khusus

Selain yang disebutkan di atas, ada beberapa keterampilan administrasi yang khusus di dalam pekerjaan. Misalnya, beberapa pekerjaan memerlukan seseorang untuk berpartisipasi dalam seleksi dan perekrutan orang.

Jadi, untuk menangani pekerjaan seperti, seseorang harus memiliki keterampilan interpersonal dan wawancara yang baik. Keterampilan mengetik cepat, kemampuan untuk merencanakan dan melaksanakan proyek, kemampuan untuk mengambil sesi pelatihan bagi karyawan tentang keselamatan kerja adalah beberapa pekerjaan-keterampilan khusus lain yang diperlukan dalam profesi ini.

Sebagaimana seseorang menjadi seorang administrator senior, ia mungkin diperlukan untuk berpartisipasi dalam penilaian kinerja karyawan. Mengembangkan kebijakan kantor dan perencanaan prosedur kantor dapat jatuh di bawah lingkup pekerjaannya.

Persyaratan Pendidikan

Adapun persyaratan pendidikan untuk memasuki bidang ini, ini juga bervariasi dari satu pekerjaan ke pekerjaan. Untuk mendapatkan beberapa pekerjaan asisten administrasi dasar, Anda hanya perlu menjadi lulusan SMA dan jurusan sosial diutamkan.

Sementara pekerjaan lain mungkin mengharuskan Anda untuk menjadi seorang pemegang gelar dalam bidang-bidang seperti teknologi sistem administrasi, bisnis atau kantor semisal ikut belajar di STAN Sekolah Tinggi Administrasi Negara. Belajar pada pekerjaan dan pengalaman dalam industri mendapatkan seseorang yang dipilih adalah cara yang bagus untuk belajar keterampilan administrasi bagi orang-orang yang ingin membuat karir di bidang ini.

Lebih dari sekedar pendidikan formal, seseorang perlu belajar dan memperoleh pengalaman dalam pekerjaan, untuk menjadi fasih dalam semua keterampilan ini. Bahkan ketika seseorang telah memasuki profesi ini, menghadiri lokakarya dan sesi pelatihan untuk meningkatkan keterampilan administrasi, yang akan memimpin seseorang untuk sukses dalam karir ini.

Apabila Anda akan belajar tentang teori dasar dan prinsip-prinsip manajemen juga. Jika Anda masuk ke sebuah sekolah bisnis yang baik, akan ada ceramah oleh beberapa high-profile profesional dari dunia usaha, yang dengan sendirinya merupakan pengalaman belajar yang besar.

Menyelesaikan studi kasus, memberikan presentasi, berpartisipasi dalam tugas kelompok, bekerja paruh waktu di sebuah perusahaan atau melakukan magang, adalah beberapa hal lain yang dapat diharapkan bisa mematangkan sisi bisnis.

Setelah Anda lulus dari sekolah, Anda akan memiliki pengetahuan yang lengkap dari proses manajemen dalam administrasi bisnis. Sebuah sekolah manajemen juga akan membekali Anda dalam semua keterampilan tugas seorang administrasi yang dibutuhkan, sebagaimana daftar yang diberikan di bawah ini:

• Perencanaan
• pengorganisasian
• pengambilan Keputusan
• Solving problem
• komunikasi
• mempekerjakan
• mengontrol
• Relationship Management Keterampilan Pelanggan
• kepemimpinan
• Team Building
• Keterampilan negosiasi