Tugas Staff Administrasi

Apa saja tugas staff administrasi? Ketika mulai memasuki dunia kerja, banyak pencari kerja berlomba-lomba berebut lapangan kerja yang sangat terbatas jumlahnya. Bahkan, ada yang akhirnya menerima pekerjaan di luar bidang yang selama ini dipelajarinya di bangku sekolah atau bangku kuliah. Begitupun yang terjadi pada saya.

Di masa Sekolah Menengah Atas (SMA), saya terdaftar sebagai salah satu siswa jurusan IPA. Karena ketidakadaan biaya, akhirnya saya memutuskan langsung terjun saja ke dunia kerja. Setelah berjuang dan bersaing dengan para pencari kerja lainnya, saya diterima sebagai staff administrasi di sebuah perusahaan swasta.

Saya yang selama 3 tahun belajar di SMA dan 2 tahun terakhir berada di jurusan IPA, jelas menjadi takut dan bingung pada awalnya. Kesenangan telah mendapat pekerjaan akhirnya tertutupi oleh rasa cemas karena saya tidak mengetahui apa sebenarnya tugas staff administrasi.

Sedikitnya, buku-buku referensi yang mampu menjelaskan apa sebenarnya yang menjadi tugas seorang staff administrasi akhirnya membuat saya bertekad untuk mencari tahu sendiri. Dengan bermodal nekat dan bertekad untuk belajar tugas staff administrasi, saya bisa menyimpulkan seperti berikut ini.

1. Staff administrasi bertanggung jawab pada para senior atau supervisor atau manajer yang berada di atas mereka.
2. Staff administrasi bertugas mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan setiap ruangan yang ada di perusahaan itu. Untuk itu, seorang staff administrasi bertugas mengontrol hasil kerja para petugas kebersihan.
3. Mengawasi keluar masuknya surat di dalam perusahaan, baik surat utang, surat piutang, surat pemberitahuan maupun semua surat yang berhubungan dengan perusahaan. Tugas staff administrasi juga termasuk membuat surat keluar untuk membalas surat-surat yang perlu di balas.
4. Memperhatikan dan menyiapkan segala kebutuhan dan pengadaan alat-alat tulis kantor bagi setiap departemen yang ada di perusahaan itu serta pengadaan alat-alat kebersihan beserta kelengkapannya bagi petugas kebersihan.
5. Membuat laporan persedian barang.
6. Membuat layanan administrasi yang dilaporkan pada seniornya atau supervisor atau manajernya.
7. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi perusahaan untuk menjadi bahan acuan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan keuangan perusahaan dan membuat anggaran departemen umum.
8. Membuat daftar rapat, mencatat seluruh janji temu pimpinan perusahaan serta mempersiapkan bahan-bahan rapat.
9. Memeriksa absensi seluruh karyawan yang ada di perusahaan tersebut yang setiap akhir bulan akan diserahkan ke bagian keuangan untuk penentuan besarnya gaji yang harus dibagi.
10. Menjaga dan melakukan pembaharuan informasi administrasi sehingga saat diperlukan oleh pimpinan perusahaan, laporan administrasi terbarulah yang akan diinformasikan kepada pimpinan.

Nah, setelah menjalani dan mengetahui tugas staff administrasi, ternyata menjadi petugas administrasi tidaklah sesulit yang kita bayangkan. Intinya, bagaimana kita mengatur waktu dan prioritas pekerjaan saja agar semua pekerjaan yang ditugaskan kepada kita dapat kita selesaikan dengan baik.

Saya sudah tidak terlalu takut dan cemas lagi untuk mengambil tugas seorang staff administrasi. Anda juga tidak, kan?

Selamat bekerja!