Tujuan Administrasi bagi Manajemen dan Publik
Ilustrasi tujuan administrasi
Apa sih sebenarnya tujuan administrasi itu? Setiap lembaga atau organisasi yang berhubungan dengan jasa pelayanan masyarakat seperti rumah sakit, hotel atau bank membutuhkan administrasi dalam pengaturan data para pelanggannya. Dalam manajemen, administrasi tersebut perlu pemeliharaan agar tetap menjadi data yang valid.
Anda tentu pernah mendengar sang suster yang berkata 'silahkan selesaikan dahulu biaya administrasinya sebelum pasien dioperasi' kepada keluarga pasien. Ini membuktikan bahwa administrasi memiliki tujuan yang jelas dalam kelembagaan.
Tugas utama dari administrator dalam organisasi tertentu adalah untuk memastikan bahwa operasi kantor berjalan lancar. Administrator karena itu, dengan caranya sendiri telah menajdi tulang punggung organisasi.
Saat ini, ada kebutuhan untuk, administrator terampil yang berpengalaman baik di semua jenis industri, baik itu kesehatan atau teknologi informasi atau pendidikan. Administrator pun bekerja di berbagai departemen dari suatu organisasi seperti departemen personalia, urusan rekening, sumber daya manusia, penjualan, dll
Jadi, Anda dapat melihat, bagaimana administrator bekerja di berbagai jenis industri di departemen yang berbeda, profil pekerjaan mereka sangat bervariasi.
Namun, bagi mereka yang tertarik untuk memasuki profesi ini, pengetahuan tentang berbagai peran yang mereka mainkan serta keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi sukses dalam profesi ini, akan menjadi bantuan besar dalam melaksanakan tugas administrasi.
Pengetahuan, dan ilmu mengenai administrasi bahkan menjadi studi khusus di kampus kampus. Dan di ajarkan hingga ke tingkat tertinggi dari dunia akademik. Drs.Ibrahim Lubis, pakar ilmu manajemen misalnya, membagi ilmu administrasi menjadi 3 bagian sesuai dengan tujuannya. Ketiga bagian tersebut adalah administrasi negara, administrasi niaga, dan administrasi internasional.
- Administrasi negara, bertujuan untuk mengatur seluruh aspek ketatanegaraan. Terdiri atas 2 subjek utama, yaitu administrasi sipil yang biasa dilakukan oleh kantor kecamatan, kelurahan, departemen, dan perusahaan jawatan negara. Juga administrasi yang berlangsung pada angkatan bersenjata kita seperti angkatan darat, angkatan laut, angkatan udara, dan kepolisian.
- Administrasi niaga, bertujuan untuk mengatur administrasi perdagangan swasta. Terdiri atas 2 subjek utama, administrasi perusahaan yang biasa dilakukan di perusahaan-perusahaan jasa perbankan, transportasi, asuransi, dan yang berkaitan dengan produksi barang. Serta administrasi sosial, biasa dilakukan oleh bentuk usaha sosial, yang melayani kebutuhan masyarakat seperti yayasan, rumah sakit swasta, sekolah swasta, dan klub tertentu.
- Administrasi internasional, bertujuan untuk mengatur pengurusan data organisasi atau lembaga internasional seperti UNESCO, ILO, UNICEF, WHO yang berada dalam naungan PBB. Sama halnya dengan penyelenggaraan administrasi dalam tubuh ASEAN.
Administrasi Sebagai Penyelenggaraan Manajemen
Administrasi adalah pola kerja yang terbentuk dari sebuah manajemen di perusahaan atau organisasi. Manajemen merupakan kelompok manusia yang mengolah data bersama dengan sistem yang membantu memudahkan pekerjaannya.
Administrasi berisi kumpulan data yang harus diolah sedemikian rupa agar dapat digunakan kembali secara berkala dan terbentuklah tujuan administrasi itu sendiri, yaitu pemeliharaan data.
Terkait dengan manajemen, administrasi merupakan cabang dari ilmu sosial. Interaksi yang tercipta di antara para pelaku administrasi dapat membentuk pola manajemen tertentu.
Apabila interaksi dan komunikasi orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat terjalin dengan baik maka baik pula manajemen perusahaan tersebut. Selanjutnya data yang diolah dan dipelihara dapat menimbulkan efek administrasi yang teratur dan tidak berbelit.
Pengolahan administrasi yang tidak berbelit dapat memudahkan manajemen dalam me-recall-nya kembali bila diperlukan juga membuat masyarakat sebagai pengguna jasa perusahaan atau organisasi tertentu merasa puas dengan pelayanannya.
Organisasi Manajemen, Waktu dan Keterampilan Multitasking
Keterampilan organisasi mensyaratkan pelakunya untuk harus memiliki kecakapan adminstrasi pada profesi ini. Seseorang harus baik dalam manajemen waktu dan harus memiliki kemampuan untuk multitask.
Sebagaimana pekerjaan administrasi mengharuskan Anda untuk mengelola dan mengurus banyak tanggung jawab secara bersamaan, sehingga dengan menjadi administrator seseorang harus memiliki kemampuan untuk menyulap banyak tugas dan menyelesaikannya dalam tenggat waktu yang rapid dan ketat.
Pemeliharaan catatan kantor, pengajuan, melakukan dan memelihara dokumen kantor, menjamin ketersediaan perlengkapan kantor, menghadap pemeliharaan rutin mesin kantor dan peralatan adalah beberapa pekerjaan yang juga administrator tangani secara teratur, walaupun dilakukan oleh orang yang tidak sebidang.
Mereka yang berantakan, mereka yang santai dan abai bagaikan seniman, tidak cocok bergelut dan ada di posisi macam ini. Kesannya pun mubajir.
Keterampilan Teknologi dan Komunikasi
Hal Lain yang harus masuk dalam daftar keterampilan administrasi saat ini adalah keterampilan teknologi. Seperti halnya semua organisasi saat ini melakukan sebagian besar pekerjaan mereka dengan mengandalkan komputer, maka administrator pun serta merta harus fasih dalam penggunaannya.
Pengetahuan tentang software khusus yang membantu mereka merencanakan dan mengelola operasi kantor dan memelihara catatan kantor serta keterampilan internet merupakan prasyarat tegas. Pun dalam pengelolaan dan serangan serangan teknis pada teknologi, seorang administrator yang baik harus mampu mengatasinya, dan tidak menunggu pihak ketiga, karena pekerjaan dengan teknologi membutuhkan adanya kecakapan dan pengetahuan yang baik.
Sebagian besar pekerjaan administrasi juga mengharuskan Anda untuk menjadi sangat baik dalam komunikasi, baik tertulis maupun lisan. Dalam beberapa organisasi, menghadiri panggilan, mengatur pertemuan dan janji, berinteraksi dengan klien dan pemasok, menjaga kantor dan korespondensi bisnis, mengirim email, semua adalah bagian dari pekerjaan administrator. Hal ini memerlukan bahasa yang baik, tata bahasa, dan keterampilan komunikasi lisan. Maka tidak heran bidang ini dipelajari hingga mendalam.
Pekerjaan dengan Keterampilan Khusus
Selain yang disebutkan di atas, ada beberapa keterampilan administrasi yang khusus di dalam pekerjaan. Misalnya, beberapa pekerjaan memerlukan seseorang untuk berpartisipasi dalam seleksi dan perekrutan orang.
Jadi, untuk menangani pekerjaan seperti, seseorang harus memiliki keterampilan interpersonal dan wawancara yang baik. Keterampilan mengetik cepat, kemampuan untuk merencanakan dan melaksanakan proyek, kemampuan untuk mengambil sesi pelatihan bagi karyawan tentang keselamatan kerja adalah beberapa pekerjaan-keterampilan khusus lain yang diperlukan dalam profesi ini.
Apabila seseorang menjadi seorang administrator senior, ia mungkin diperlukan untuk berpartisipasi dalam penilaian kinerja karyawan. Mengembangkan kebijakan kantor dan perencanaan prosedur kantor dapat jatuh di bawah lingkup pekerjaannya.
Persyaratan Pendidikan
Adapun persyaratan pendidikan untuk memasuki bidang ini 'hanya sekedar' untuk menuntaskan tujuan administrasi, ini juga bervariasi dari satu pekerjaan ke pekerjaan. Untuk mendapatkan beberapa pekerjaan asisten administrasi dasar, Anda hanya perlu menjadi lulusan SMA IPS atau dalam pengetatan bidangnya.
Sementara pekerjaan lain mungkin mengharuskan Anda untuk menjadi seorang pemegang gelar dalam bidang-bidang seperti teknologi sistem administrasi, bisnis atau kantor.
Belajar pada pekerjaan dan pengalaman dalam industri mendapatkan seseorang yang dipilih adalah cara yang bagus untuk belajar keterampilan administrasi bagi orang-orang yang ingin membuat karir di bidang ini.
Lebih dari sekedar pendidikan, seseorang perlu belajar dan memperoleh pengalaman dalam pekerjaan, untuk menjadi fasih dalam semua keterampilan ini. Bahkan ketika seseorang telah memasuki profesi ini, menghadiri lokakarya dan sesi pelatihan untuk meningkatkan keterampilan administrasi seseorang, akan memimpin seseorang untuk sukses dalam karir ini.
